НИЯУ МИФИ обратился к "Первому Биту" с целью модернизации и автоматизации системы бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Основная цель заключалась в повышении прозрачности и контроля за финансовыми операциями, улучшении управления проектной деятельностью и сокращении кассовых разрывов. Университет также стремился устранить существующие проблемы в начислении заработной платы и оптимизировать учет доходов и расходов по проектам.
Компания "Первый Бит" предложила внедрить комплекс систем БИТ.Управление финансами государственного учреждения (БИТ.УФГУ), БИТ.Зарплата и кадры в вузе (БИТ.ЗКГУ), Закупки. Дополнение к "1С: Бухгалтерия государственного учреждения", 1С: Документооборот и 1С: Бухгалтерия государственного учреждения".
Задачи проекта:
- Разработать и внедрить единую подсистему бухгалтерского и налогового учета на базе 1С:БГУ 2.0
- Реализовать перенос данных из существующих учетных подсистем в 1С:БГУ 2.0
- Разработать и внедрить зарплатную и кадровую подсистему на базе 1С:ЗКГУ 3.2
- Разработать и внедрить подсистему финансового учета на базе БИТ.УФГУ
- Интегрировать все внедренные подсистемы ФХД с единым набором аналитик и ключевыми справочниками НСИ
У вас есть похожая задача? Обращайтесь
Что сделано
Для автоматизации управления финансами специалисты Первого Бита выполнили следующие работы:
- Введена аналитика по накладным расходам в бюджетных формах, что позволяет корректно распределять их на договоры. Автоматизировано точное распределение накладных затрат, что улучшает финансовую прозрачность и контроль расходов.
- В УФГУ добавлен новый раздел «Планы закупок» и реализован механизм автоматической загрузки данных о плановой потребности в закупках из Excel. Это ускоряет процесс планирования и позволяет оперативно обновлять информацию.
- Единая система управленческого учета позволяет анализировать рентабельность по каждому направлению деятельности и договору, а также оперативно получать данные по финансово-хозяйственной деятельности. Это способствует более точному распределению накладных расходов и улучшает контроль за исполнением обязательств.
- В рамках программы развития внедрена консоль руководителя с доступом в реальном времени к данным планирования и исполнения программ. В дальнейшем планируется расширение функционала на другие источники финансирования, а также разработка мобильной версии для доступа на совещаниях.
- Благодаря сквозной аналитике, используемой во всех подсистемах, доходы и расходы теперь привязаны к источникам финансирования, договорам и проектам. Это позволило отказаться от старых шифров и упростить процесс учета. Аналитические отчеты, формируемые в системе, позволяют руководству НИЯУ МИФИ оперативно принимать взвешенные решения.
В рамках оптимизации штатного расписания:
- В 1С ДГУ инициаторы создают служебные записки с прикреплением необходимых документов, что позволяет избежать задержек. Проект передается в ОТиЗ и проректору для утверждения или отклонения.
- В 1С ЗКГУ изменения штатного расписания создаются в виде проектов, которые не отображаются в текущей структуре до утверждения, но доступны для подразделений. Это позволяет подготовить расчеты фонда оплаты труда (ФОТ) заранее, с учетом будущих изменений.
- На основе проектного штатного расписания можно формировать сметы и плановые расчеты по ФОТ, что позволяет заранее видеть влияние изменений на бюджет и корректно планировать расходы.
- Штатно-должностная книга в ЗКГУ отображает актуальную информацию о занятых и свободных ставках, а также всех надбавках. Это позволяет эффективно управлять кадровыми ресурсами и быстро находить нужную информацию.
Блок «Зарплаты и кадры»:
- Реализована выгрузка данных по зарплате сотрудников и стипендиям студентов из ЗКГУ в БГУ и УФГУ, включая распределение по видам расходов, резервам отпусков и оплате в период командировок. Это обеспечивает точность и оперативность обработки данных, улучшая контроль расходов.
- Внедрен механизм формирования прогноза зарплат в ЗКГУ с его последующей выгрузкой в УФГУ. Это позволяет руководству оперативно принимать решения, контролировать бюджет и видеть планируемые начисления, что улучшает финансовое планирование.
- Автоматизация отражения расходов на командировки через единую систему позволяет контролировать затраты в реальном времени. УФГУ и ДЭФ больше не тратят время на сверку данных, а также быстрее находят информацию благодаря привязке расходов к конкретным сотрудникам и студентам.
- Внедрен электронный документооборот для оформления командировок через личные кабинеты сотрудников. Это сократило время обработки документов и упростило процесс согласования, что также уменьшило бумажный документооборот.
- Платформа по учету финансов позволяет легко и достоверно анализировать данные по зарплате, устраняя необходимость сопоставления данных из разных систем, как это было ранее.
Результаты
Таким образом, Первый Бит помог НИЯУ МИФИ:
- Полностью устранить кассовые разрывы: это значительно улучшило стабильность денежных потоков и снизило финансовые риски.
- Повысить эффективность управления проектами: количество успешно реализованных проектов увеличилось благодаря детализированному учету и контролю, что позволило эффективно распределять ресурсы и направлять их на наиболее перспективные направления.
- Сократить трудозатраты: Автоматизация рутинных операций позволила сократить трудозатраты на 80%, что освободило ресурсы для более стратегически важных задач и снизило вероятность ошибок.
- Снизить количество неэффективных расходов: оптимизация процессов привела к сокращению неэффективных расходов на 15%, это позволило направить средства на проекты с высокой доходностью.
- Улучшить точность и прозрачность отчетности: новая система учета обеспечила своевременное и точное формирование всех необходимых отчетов, что повысило доверие со стороны внешних контролирующих органов и помогло избежать штрафов за нецелевое использование средств.
Результаты работы над проектом
- Интеграцию всех учетных систем в единое информационное пространство, что обеспечило согласованность данных и улучшило взаимодействие между подразделениями.
- Автоматизацию расчета заработной платы и распределения средств по проектам, что позволило минимизировать количество ошибок и повысить оперативность финансовых операций.
- Создание прозрачной системы управленческого и бухгалтерского учета с детализированным контролем за доходами и расходами по каждому проекту.
- Разработку автоматизированного функционала для регламентированных операций и отчетности, что сократило ручной ввод данных на 80% и ускорило этапы планирования в 3 раза.
- Объединение разрозненных систем учета в единую платформу. Это позволило не только улучшить взаимодействие между подразделениями, но и значительно повысить прозрачность и контроль за финансовыми потоками.
Отзыв:
Сотрудничество с "Первым Битом" стало для нашего университета важным шагом на пути к модернизации и повышению эффективности управления финансовыми процессами. Специалисты компании продемонстрировали высокий уровень профессионализма и гибкий подход к решению задач, что позволило нам успешно внедрить автоматизированную систему бухгалтерского и налогового учета. Особо хотим отметить оперативность работы команды и их способность адаптироваться к нашим специфическим требованиям. В результате внедрения новой системы мы смогли существенно снизить трудозатраты, улучшить контроль за проектами и исключить кассовые разрывы, что напрямую отразилось на эффективности нашей работы.
Главный бухгалтер НИЯУ МИФИ
Поможем решить ваши задачи в сфере "Образование"
Оставить заявкуДругие внедрения в Образование

Еще кейсы с похожей задачей

Основной предпосылкой проекта стала актуальность задачи построения единой информационной системы на платформе 1С для Московской государственной академии ветеринарной медицины и биотехнологии.

У вас есть задача?
Ни одна проблема в планировании финансов, управлении персоналом, бухгалтерском учете, организации учебного процесса не останется не разрешенной.