Переход с различных систем для ведения регламентированного и управленческого учета на 1С

НИЯУ МИФИ совместно с 'Первым Битом' успешно повысил прозрачность финансов, сократил кассовые разрывы и автоматизировал управленческий учет, что привело к сокращению трудозатрат на 80% и оптимизации расходов на 15%


НИЯУ МИФИ обратился к "Первому Биту" с целью модернизации и автоматизации системы бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Основная цель заключалась в повышении прозрачности и контроля за финансовыми операциями, улучшении управления проектной деятельностью и сокращении кассовых разрывов. Университет также стремился устранить существующие проблемы в начислении заработной платы и оптимизировать учет доходов и расходов по проектам.


Компания "Первый Бит" предложила внедрить комплекс систем БИТ.Управление финансами государственного учреждения (БИТ.УФГУ), БИТ.Зарплата и кадры в вузе (БИТ.ЗКГУ), Закупки. Дополнение к "1С: Бухгалтерия государственного учреждения", 1С: Документооборот и 1С: Бухгалтерия государственного учреждения".


Задачи проекта:


  1. Разработать и внедрить единую подсистему бухгалтерского и налогового учета на базе 1С:БГУ 2.0
  2. Реализовать перенос данных из существующих учетных подсистем в 1С:БГУ 2.0
  3. Разработать и внедрить зарплатную и кадровую подсистему на базе 1С:ЗКГУ 3.2
  4. Разработать и внедрить подсистему финансового учета на базе БИТ.УФГУ
  5. Интегрировать все внедренные подсистемы ФХД с единым набором аналитик и ключевыми справочниками НСИ

У вас есть похожая задача? Обращайтесь

Что сделано

Для автоматизации управления финансами специалисты Первого Бита выполнили следующие работы:


  1. Введена аналитика по накладным расходам в бюджетных формах, что позволяет корректно распределять их на договоры. Автоматизировано точное распределение накладных затрат, что улучшает финансовую прозрачность и контроль расходов.
  2. В УФГУ добавлен новый раздел «Планы закупок» и реализован механизм автоматической загрузки данных о плановой потребности в закупках из Excel. Это ускоряет процесс планирования и позволяет оперативно обновлять информацию.
  3. Единая система управленческого учета позволяет анализировать рентабельность по каждому направлению деятельности и договору, а также оперативно получать данные по финансово-хозяйственной деятельности. Это способствует более точному распределению накладных расходов и улучшает контроль за исполнением обязательств.
  4. В рамках программы развития внедрена консоль руководителя с доступом в реальном времени к данным планирования и исполнения программ. В дальнейшем планируется расширение функционала на другие источники финансирования, а также разработка мобильной версии для доступа на совещаниях.
  5. Благодаря сквозной аналитике, используемой во всех подсистемах, доходы и расходы теперь привязаны к источникам финансирования, договорам и проектам. Это позволило отказаться от старых шифров и упростить процесс учета. Аналитические отчеты, формируемые в системе, позволяют руководству НИЯУ МИФИ оперативно принимать взвешенные решения.

В рамках оптимизации штатного расписания:


  1. В 1С ДГУ инициаторы создают служебные записки с прикреплением необходимых документов, что позволяет избежать задержек. Проект передается в ОТиЗ и проректору для утверждения или отклонения.
  2. В 1С ЗКГУ изменения штатного расписания создаются в виде проектов, которые не отображаются в текущей структуре до утверждения, но доступны для подразделений. Это позволяет подготовить расчеты фонда оплаты труда (ФОТ) заранее, с учетом будущих изменений.
  3. На основе проектного штатного расписания можно формировать сметы и плановые расчеты по ФОТ, что позволяет заранее видеть влияние изменений на бюджет и корректно планировать расходы.
  4. Штатно-должностная книга в ЗКГУ отображает актуальную информацию о занятых и свободных ставках, а также всех надбавках. Это позволяет эффективно управлять кадровыми ресурсами и быстро находить нужную информацию.

Блок «Зарплаты и кадры»:


  1. Реализована выгрузка данных по зарплате сотрудников и стипендиям студентов из ЗКГУ в БГУ и УФГУ, включая распределение по видам расходов, резервам отпусков и оплате в период командировок. Это обеспечивает точность и оперативность обработки данных, улучшая контроль расходов.
  2. Внедрен механизм формирования прогноза зарплат в ЗКГУ с его последующей выгрузкой в УФГУ. Это позволяет руководству оперативно принимать решения, контролировать бюджет и видеть планируемые начисления, что улучшает финансовое планирование.
  3. Автоматизация отражения расходов на командировки через единую систему позволяет контролировать затраты в реальном времени. УФГУ и ДЭФ больше не тратят время на сверку данных, а также быстрее находят информацию благодаря привязке расходов к конкретным сотрудникам и студентам.
  4. Внедрен электронный документооборот для оформления командировок через личные кабинеты сотрудников. Это сократило время обработки документов и упростило процесс согласования, что также уменьшило бумажный документооборот.
  5. Платформа по учету финансов позволяет легко и достоверно анализировать данные по зарплате, устраняя необходимость сопоставления данных из разных систем, как это было ранее.

Результаты

Таким образом, Первый Бит помог НИЯУ МИФИ:


  • Полностью устранить кассовые разрывы: это значительно улучшило стабильность денежных потоков и снизило финансовые риски.
  • Повысить эффективность управления проектами: количество успешно реализованных проектов увеличилось благодаря детализированному учету и контролю, что позволило эффективно распределять ресурсы и направлять их на наиболее перспективные направления.
  • Сократить трудозатраты: Автоматизация рутинных операций позволила сократить трудозатраты на 80%, что освободило ресурсы для более стратегически важных задач и снизило вероятность ошибок.
  • Снизить количество неэффективных расходов: оптимизация процессов привела к сокращению неэффективных расходов на 15%, это позволило направить средства на проекты с высокой доходностью.
  • Улучшить точность и прозрачность отчетности: новая система учета обеспечила своевременное и точное формирование всех необходимых отчетов, что повысило доверие со стороны внешних контролирующих органов и помогло избежать штрафов за нецелевое использование средств.

Результаты работы над проектом


  1. Интеграцию всех учетных систем в единое информационное пространство, что обеспечило согласованность данных и улучшило взаимодействие между подразделениями.
  2. Автоматизацию расчета заработной платы и распределения средств по проектам, что позволило минимизировать количество ошибок и повысить оперативность финансовых операций.
  3. Создание прозрачной системы управленческого и бухгалтерского учета с детализированным контролем за доходами и расходами по каждому проекту.
  4. Разработку автоматизированного функционала для регламентированных операций и отчетности, что сократило ручной ввод данных на 80% и ускорило этапы планирования в 3 раза.
  5. Объединение разрозненных систем учета в единую платформу. Это позволило не только улучшить взаимодействие между подразделениями, но и значительно повысить прозрачность и контроль за финансовыми потоками.

Отзыв:

Сотрудничество с "Первым Битом" стало для нашего университета важным шагом на пути к модернизации и повышению эффективности управления финансовыми процессами. Специалисты компании продемонстрировали высокий уровень профессионализма и гибкий подход к решению задач, что позволило нам успешно внедрить автоматизированную систему бухгалтерского и налогового учета. Особо хотим отметить оперативность работы команды и их способность адаптироваться к нашим специфическим требованиям. В результате внедрения новой системы мы смогли существенно снизить трудозатраты, улучшить контроль за проектами и исключить кассовые разрывы, что напрямую отразилось на эффективности нашей работы.

Главный бухгалтер НИЯУ МИФИ


Поможем решить ваши задачи в сфере "Образование"

Оставить заявку

Другие внедрения в Образование

Еще кейсы с похожей задачей

У вас есть задача?

Ни одна проблема в планировании финансов, управлении персоналом, бухгалтерском учете, организации учебного процесса не останется не разрешенной.