От заказа справки до полного контроля учебного процесса. Сеченовский университет предоставляет услуги студентам в Online-режиме

Клиент

Сеченовский университет

Информация о заказчике

Первый Московский государственный медицинский университет имени И. М. Сеченова (Сеченовский университет) — старейший, крупнейший и ведущий российский медицинский университет, основанный в 1758 году. В университете обучаются свыше 17 тыс. студентов из России и других стран. Они получают подготовку по очной, вечерней и заочной формам обучения, в том числе с элементами дистанционного образования. Фундаментальные и прикладные исследования осуществляются профессорско-преподавательским составом кафедр, научными сотрудниками, аспирантами, докторантами, студентами и соискателями по приоритетным направлениям развития медицины и биологии. Сеченовский университет является базой доклинических исследований и клинической апробации результатов НИР, их внедрения в практику здравоохранения, в систему высшего и профессионального образования. Ежегодно в Сеченовском университете защищаются около 200 докторских и кандидатских диссертаций, за это же время количество научных публикаций достигает 4 тыс.

В университете трудятся 60 действительных членов и 40 членов-корреспондентов РАН; 2 действительных члена и 1 член-корреспондент РАО; более 70 заслуженных деятелей науки РФ; свыше 100 лауреатов Госпремии, премии Президента и Правительства России.

C 28 августа 2019 года Первый МГМУ наделён правом самостоятельного присуждения учёных степеней.

Цели и задачи проекта

• Изменение структуры работы. Перевод процессов университета из офлайна в онлайн.
• «Разгрузка» сотрудников деканатов от рутинной работы. Высвобождение их времени под более важные университетские вопросы.
• Сокращение затрат на закупку и обслуживание оборудования за счет уменьшения количества принтеров, копировальных аппаратов и снижение нагрузки IT-службы на обслуживание оборудования.
• Предоставление возможности решения вопросов студентов в Online-режиме без привлечения сотрудников университета и реализация принципа «одного окна», когда студент освобождается от необходимости подавать заявления, получать справки и прочие услуги в деканатах и службах университета. 

Описание проекта

С командой Первого Бита Сеченовский университет работает уже более 10 лет. Поэтому с очередной задачей руководство вуза обратилось в Первый Бит. Сеченовскому университету требовалось перевести решение студенческих вопросов в Online-режим и создать службу единого окна, с помощью которой студенты смогут получить необходимые справки, заключить договор на обучение и т.д., а сотрудники деканатов освободятся от решения рутинных вопросов.
Команда Первого Бита успешно выполнила проект. Созданный студенческий Многофункциональный центр Сеченовского университета решает целый ряд важных задач: отсутствие очередей, сокращение сроков получения услуг, прозрачность процесса, возможность получения квалифицированной экспертной помощи в любых жизненных ситуациях.
«Окна» со специалистами всегда готовы помочь и проконсультировать студентов. Раньше, чтобы решить определенные проблемы, связанные различными аспектами обучения, студенты приходили к методистам курсов. Теперь не надо посещать деканаты. По любому вопросу можно обратиться в Многофункциональный центр.
Записаться в Сеченовский Многофункциональный центр можно через личный кабинет обучающегося или на стойке регистрации обучающийся получает талон в нужное окно. Свою очередь можно отслеживать на электронных экранах. Через личный кабинет можно подать заявление на определенную услугу, а в МФЦ останется лишь прийти и получить оригинал документа. Вопросы, которые невозможно решить через личный кабинет студента, обрабатываются в МФЦ при личном обращении студента.

Результаты проекта

С командой Первого Бита Сеченовский университет смог сократить трудозатраты деканатов и высвободить время сотрудников под другие задачи. Через личный кабинет студента решаются следующие вопросы:

• Прием от обучающихся заявлений о восстановлении, переводе из другого вуза, отчислении, индивидуальном переводе, на академический отпуск, на повышенную стипендию, материальную помощь, выдачу академической справки, справки об обучении, на выдачу дубликата диплома.
• Фиксация сведений о выборе обучающимся дисциплины по выбору, факультативных дисциплин. 
• Оповещение обучающихся при изменениях в расписании.
• Сбор с обучающихся сведений о СНИЛС.
• Информирование обучающихся о расписании занятий, сессии.
• Сбор контактных данных обучающихся (Email, телефон, адрес проживания, адрес прописки, паспортные данные) при их изменении.
• Создание ведомостей согласно расписанию сессии, а также пересдачи видны обучающемуся в личном кабинете.
• Все ведомости доступны кафедрам в личном кабинете кафедры/преподавателя (ЛКП) для того, чтобы распечатать. В ЛКП доступны журналы посещаемости для отметки посещений.
• Внесение оценок в учетную систему. Преподаватели вносят оценки по аттестационным ведомостям в ЛКП.
• Внесение в учетную систему успеваемости ГИА. Секретарь комиссии ГАК вносит данные ГИА в ЛКП.
• Формирование листа согласования диплома для каждого обучающегося. Листы согласования, как и ведомости, могут быть сформированы на обучающихся автоматически, когда наступит строк их формирования.
• Ознакомление обучающегося с листом согласования диплома. Лист согласования в pdf формате может быть скачан обучающимся в ЛКО.
• Предоставление обучающемуся доступ к информационным ресурсам вуза. Доступ к информационным ресурсам вуза можно организовать через единую точку входа ЛКО со сквозной авторизацией.
• Предоставление РПД в учебное управление (через ЛКП) и обучающимся. Все РПД доступны учебному управлению и обучающимся в ЛКО.
• В ЛКП кафедрам доступен текущий состав преподавателей. Данные автоматически поступают из ЗКГУ.
• Передача сведений о назначенных преподавателях на учебную нагрузку в учебное управление и расписание из ЛКП. Нужная информация попадает в подразделения автоматически. 
• Информирование деканатов о том, сколько обучающихся кафедра готова принять на дисциплину по выбору или факультативную дисциплину. Введенные сведения автоматически учитываются в ЛКО как ограничения количества свободных мест на дисциплины при записи на них обучающихся.
• Журналы посещаемости создаются автоматически на основе расписания занятий, что позволяет старостам больше не носить журнал в бумажном виде. Все журналы доступны кафедрам в ЛКП.
• Оповещение обучающихся о датах ГИА в ЛКО. 
• Сдача кафедрой ведомости ГИА в деканат. Все оценки вносятся преподавателями сразу в ведомость.
• Расписание кафедры, преподавателя доступно преподавателям в их личных кабинетах.
• Выгрузка расписания на сайт университета выполняется автоматически.
• Прием заявлений от обучающихся на выписку из учебного плана, предоставление сведений об образовательной программе.
• Сбор с обучающихся призывных свидетельств, сведений о приписке к военкоматам.
• Прием от обучающихся заявлений на выдачу справок обучающимся в военкоматы, печать справок
• Любая выданная справка/выписка в МФЦ сканируется и доступна обучающемуся в ЛКО для ознакомления/печати (копии).
• Заведение читательской карточки для каждого обучающегося. Данные из учетной системы с обучающимися автоматически поступают в решение «1С:Библиотека» и формируют необходимые читательские карточки.

Студенты и сотрудники Сеченовского университета теперь экономят время на получение различных услуг. В МФЦ университета работает 30 человек.  На получение каждой услуги в среднем уходит 10 минут. За день в Сеченовском Многофункциональном центре услуги получают более 115 человек.

• Прием от обучающихся заявления о восстановлении, переводе из другого вуза, отчислении, индивидуальном переводе, на академический отпуск, на повышенную академическую стипендию, социальную стипендию, материальную помощь, выдачу академической справки, справки об обучении, дубликата диплома, о внесении изменений в учетные документы, о переводе в другую группу, о переводе на бюджет, заявки на общежитие, сведения о вакцинации, об отсутствии на учебных занятиях по уважительной причине, выписок из приказов.
• Подготовка приказов о восстановлении, переводе, индивидуальном переводе, отчислении, о предоставлении академического отпуска, стипендиальных приказов, справок об обучении, академических справок, фиксация согласия с содержанием диплома (ознакомление).
• Выдача обучающимся справок об обучении, выписок из приказов.
• Выдача дипломов.
• Сбор с обучающихся согласия на предоставление персональных данных.
• Сбор с обучающихся сведений о СНИЛС.
• Прием заявлений на выдачу справок об уплаченных суммах, выдача таких справок.
• Прием заявлений от обучающихся на выписку из учебного плана, предоставление сведений об образовательной программе. Подготовка и выдача выписок.
• Прием от обучающихся призывных свидетельств, сведений о приписке в военкомат, внесение информации в учетную систему.
• Прием от обучающихся заявлений на выдачу справок обучающимся в военкоматы, печать справок в военкоматы.
• Заявление на визу для иностранных граждан.

Общие результаты проекта

• Вся информация проходит через учетную систему, а значит подлежит структуризации, версионированию, накоплению. Это позволяет повысить качество информации в отчетах.
• Обеспечена прозрачность процесса, фиксация каждого шага в учетной системе.
• Создана система «Одно окно» (МФЦ) для решения всех вопросов обучающегося.
• Сокращены сроки решения вопросов обучающихся.
• Сокращение затрат на закупку и обслуживание оборудования в различных службах вуза. Сейчас в МФЦ студента 2 копировальных аппарата, на которых сотрудники и студенты печатают необходимые файлы. 
• Организована единая точка входа во все цифровые сервисы для обучающегося через ЛКО.
• Сокращена передача бумажной информации между подразделениями.

Решения применены