Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»

Если у вас небольшое муниципальное учреждение, а подготовленных специалистов по закупкам трудно найти, то главный бухгалтер вынужден взваливать на себя контроль закупочного процесса. Эффективный мониторинг всех закупочных процедур удобно осуществлять с помощью программного обеспечения «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Полезное дополнение

Бухгалтерский учет методом двойной записи – одно из величайших изобретений человечества! За почти 500-летнюю историю своего развития бухучет стремительно развивался, пополняясь новыми объектами учета.
В последние годы на счетах бухгалтерского учета организаций государственного сектора экономики стали учитываться прогнозные и плановые показатели, а также этапы и процедуры закупочной деятельности.
В настоящий момент Закон № 44-ФЗ и нормативные документы четко фиксируют сроки каждой стадии закупочного процесса, каждого этапа планирования и предоставления отчетности. Жесткая регламентация сроков закреплена не только в части принятия решений заказчиком (утвердить документацию о закупке, внести изменения в документацию о закупке), но и в отношении работы заказчика в единой информационной системе (ЕИС).

Закупочная процедура разделяется на три этапа: сбор предложений, выявление победителя, заключение контракта. Продолжительность каждого этапа зависит от выбранного заказчиком способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя), на который влияет в большинстве случаев вид объекта закупки.
Программный продукт «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» предназначен для государственных и муниципальных заказчиков с небольшим объемом закупок. Данное дополнение позволяет бухгалтеру отслеживать все закупочные процедуры и своевременно отражать их на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета.

Программный продукт разработан в соответствии с требованиями Бюджетного кодекса Российской Федерации, а также Федеральных законов:

• от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе;
• от 18.07.2011 № 223-ФЗ о закупках.
  

Программный продукт «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» не является самостоятельным, для его работы необходимо наличие установленной типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

При этом основное отличие «Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8"» от «1С:Государственные и муниципальные закупки» заключается не в кардинальном сокращении набора функций, а в их упрощенной реализации и наличии новых функциональных возможностей (например, наличие мониторинга исполнения контрактов).

Обновление «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» и типовых объектов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» проводятся независимо. При этом обновление «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» можно проводить дистрибутивом типовой конфигурации, при сохранении поддержки типовой конфигурации.

Возможности контроля

«Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» предоставляет пользователю много возможностей по контролю всех этапов закупочного процесса.

Планирование закупок

• Сбор  заявок в план закупок от подразделений;
• Автоматическое формирование плана закупок в структурированном виде на основании плановых заявок;
• Сбор заявок в план-график закупок от подразделений, в том числе на основании данных утвержденного плана закупок;
• Автоматическое формирование плана-графика в структурированном виде на основании плановых заявок;
• Автоматическое формирование  закупки, контракта (в случае закупки у единственного поставщика) на основании данных плана-графика закупок;
• Набор аналитических отчетов для оценки исполнения плана-графика закупок, заключенных контрактов, а также  экономии, полученной в результате проведения процедур закупок.
  

Проведение закупки

• Публикации сведений о закупке на Официальном сайте ЕИС;
• Формирования итогов проведенных закупок;
• Учета поступлений и возвратов средств, предоставленных участниками закупки в качестве обеспечения заявок и исполнения контрактов;
• Набора отчетов для анализа движения средств, предоставленных в качестве обеспечения;
• Автоматического формирования контракта на основании итогов проведения закупок.

Мониторинг исполнения контрактов (договоров)

Контроль закупочного процесса в «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» обеспечивается функциями:

• Подготовки сведений о заключенных контрактах;
• Ведения графиков исполнения и оплаты обязательств;
• Учета и согласования документов исполнения;
• Регистрации и согласования счетов, выставленных поставщиками (исполнителями)
• Формирования платежных документов на основании документов исполнения и выставленных счетов;
• Набора аналитических отчетов для получения оперативной информации о процессе исполнения контрактов.

• общая информация - дата заключения и номер контракта;
• заказчик и получатель продукции;
• контрагент;
• предмет контракта (наименование поставляемой продукции), с указанием количества, стоимости и сроков поставки;
• этапы исполнения контракта;
• источники финансирования контракта (в разрезе бюджетной классификации);
• сроки оплаты (график оплаты);
• порядок оплаты (взаимосвязь сроков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг контракта и графика оплаты).

Для отслеживания исполнения контрактов в программе реализован алгоритм регистрации документов исполнения по заключенным контрактам. Данные заполняются автоматически на основании реквизитов контракта, выбранного пользователем. Кроме того, предусмотрен вывод информации для пользователя о наименовании и количестве  продукции, которая еще не была поставлена по контракту.  Пользователь, в свою очередь, имеет возможность выбора из предоставленного перечня недопоставленной по контракту продукции, тех позиций, которые подрядчик указывает в документе исполнения.
В программе предусмотрена регистрация счетов на оплату поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг), выставленных поставщиками. С помощью встроенного механизма на основании данных счетов, можно подготовить документы на оплату.
«Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» осуществляется обмен информацией с официальным сайтом Единой информационной системы в сфере закупок как согласно Закону № 44-ФЗ, так и Закону № 223-ФЗ.

Бухгалтеру – на заметку!

Для руководителя учреждения главный бухгалтер  в последние годы стал не просто финансовым работником, но и чем-то больше. Как правило, в силу своих должностных обязанностей именно главный бухгалтер всегда в курсе последних изменений в бюджетном и налоговом законодательстве, знает содержание актуальных постановлений правительства и различных ведомств. Именно поэтому главбух всегда может прокомментировать изменения нормативно-правовой базы применительно к данному учреждению, предложить оптимальное решение возникших проблем, дать совет при проверках контрольных органов.
Обилие административных регламентов, управленческая деятельность на фоне ограниченного финансирования, а так же отсутствие специальных знаний в финансово-хозяйственной деятельности не позволяют руководителю учреждения полагаться только на себя. Другие работники учреждения – кадровик, экономист, закупщик – чаще всего являются специалистами только в своей профессиональной сфере, поэтому не могут «держать целое» так, как это может делать главный бухгалтер. Да и ответственность у главного бухгалтера существенно выше, чем у других специалистов.

Выбирайте «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»! И решение всех проблем будет вам по силам!

Кейсы и отзывы

«Первый БИТ» автоматизировал работу с закупками и договорами в Московском технологическом университете. Читать кейс

Благодаря новому программному обеспечению мы избавились от необходимости вести многие сложные процессы вручную. Налажена автоматическая передача данных в «Единую информационную систему» и на торговую площадку «РТС-тендер». Значительно быстрее подготавливается отчетность о работе контрактной службы. Сотрудники бухгалтерии и договорного отдела получили полный контроль за исполнением и оплатой договоров. Выполнение проекта автоматизации заняло всего месяц. Мы благодарим «Первый БИТ» за профессионально и оперативно выполненную работу!

Андрей Горбатюк,
начальник контрактной службы

Канал имени Москвы формирует план-графики на 40% быстрее благодаря "Первому БИТу". Читать кейс

Выражаем благодарность специалистам офиса «Первый БИТ» м. Семёновская за оперативность и ответственный подход к решению нашей задачи. Сложность заключалась в значительном ограничении по времени — на формирование план-графика было отведено всего 3 дня. Однако благодаря сотрудникам компании «Первый БИТ» план-график был загружен в Единую информационную систему своевременно и без ошибок!

Александр Венедиктович Лукин,
начальник отдела закупок ФГБУ «Канал имени Москвы»