Экономический факультет МГУ в 2 раза ускорил расчет зарплаты и подготовку отчетности в госорганы

Клиент

Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова (экономический факультет)

Информация о заказчике

Экономический факультет является обособленным подразделением Московского государственного университета имени М.В.Ломоносова — флагмана российского высшего образования, который играет ключевую роль в подготовке высококвалифицированных кадров, задает высокие стандарты качества, сочетая естественнонаучное и гуманитарное образование, фундаментальность и междисциплинарность.
Сегодня экономический факультет МГУ является одним из самых больших по численности студентов подразделением МГУ — здесь обучается около 2,5 тысяч студентов и аспирантов, из числа которых более 300 — иностранные граждане из более чем 20 стран мира.
На факультете действуют 23 кафедры, более 30 исследовательских, учебно-научных и вспомогательных лабораторий. В штате факультета более 700 человек.
Экономический факультет МГУ также реализует образовательные программы бакалавриата и магистратуры в двух зарубежных филиалах — в Казахстане (г. Нур-Султан) и Азербайджане (г. Баку), а также в совместном университете в г. Шэньчжэне, учрежденном МГУ имени М.В.Ломоносова и Пекинским политехническим институтом.

Цели и задачи проекта

• Автоматизировать ввод кадровой информации и использовать механизм работы штатного расписания факультета.
• Автоматизировать весь комплекс расчетов – от начисления зарплаты, оплаты больничных листов, отпусков и командировок до подготовки документов на выплату зарплаты.
• Организовать формирование регламентированной и аналитической отчетности.
• Исключить риск штрафных санкций за несвоевременную сдачу регламентированной отчётности.
• Ускорить расчёт зарплаты сотрудников и налогов.

Описание проекта

Предпосылкой проекта стало то, что программы 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1.0 и 1С:Зарплата и кадры, в которых работали сотрудники факультета, устарели. Системы уже не могли полностью удовлетворить потребности вуза. Стала необходимость выполнить переход на новые версии бухгалтерской и зарплатной программ. Команда Первого Бита выполнила переход с 1С:БГУ 1.0 на 1С:БГУ 2.0. В 1С:ЗКГУ 3.1. был осуществлен перенос данных из существующей доработанной системы. Также система 1С:ЗКГУ была доработана под требования заказчика:

• Разработана автоматическая обработка по расчету отпусков за выбранный период.
• Разработан механизм расчета аванса в процентом соотношении с учетом отработанного времени.
• Доработан механизм работы со штатным расписанием для автоматического закрытия штатной позиции по дате окончания и необходимые печатные формы и отчеты.
• Разработаны кадровые формы и отчеты, используемые на факультете.
• Разработан механизм для автоматического создания заявок на кассовый расход в БГУ на основании перечислений и налогов в ЗКГУ.
• Разработаны отчеты по средней заработной плате.

Результаты проекта

• Обеспечено оперативное ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства. Регламентированная отчетность формируется втрое быстрее.
• В БГУ 2.0 появились новые возможности: можно использовать документ "Ведомость в банк", документ "Платежная ведомость".
• Появились возможности автоматизированного начисления резервов отпусков по заработной плате и автоматизированного учета расходов будущих периодов.
• Появились новые комплекты регламентированной бухгалтерской отчетности.    
• Время на расчет заработной платы сотрудников  факультета сократилось в 2 раза.
• Появились дополнительные аналитические и регламентированные отчеты, которых раньше не было. Например, отчеты по кадровым и личным данным сотрудников, отчеты по бухгалтерскому учету с различными вариантами аналитики.
• Добавлены новые возможности самостоятельной настройки необходимых отчетов в пользовательском режиме.
• Отлажен процесс сдачи квартальной регламентированной отчетности РСВ, 4-ФСС, 6-НДФЛ, ЗП-Образование, П-4, П-4 (НЗ).
• Организован учет начислений, удержаний, налогов с ФОТ по различным источникам финансирования, статьям затрат.
• Обеспечено формирование отчетов по начисленной заработной плате и отчислениям в фонды в различных разрезах аналитического учета.
• Организована работа со штатным расписанием: сопровождение ведения штатного расписания и изменений к нему, формирование отчета по занятости ставок по штатному расписанию на выбранную дату, формирование штатного расписания в связи с вводом новых тарифных ставок, анализ соблюдения штатного расписания, в том числе в разрезе источников финансирования.
• Обеспечено формирование списков работников по различным выборкам и общего количества дней предоставления данных об использовании работником количества дней очередных отпусков.
• Обеспечена защита персональных данных работников от постороннего доступа в соответствии с требованиями действующего законодательства.
• Уменьшилось время на ввод первичной информации, а также сократилась вероятность ошибок благодаря отсутствию в новой версии программы двойного ввода кадрово-расчетных документов.
• Предоставлена возможность расшифровки статистических отчетов и добавлены дополнительные отчеты по расшифровкам П-4 и ЗП-образованию.
• Доработан обмен проводками с БГУ и реализована выгрузка кадровых данных сотрудников в необходимом формате.
• Настроена рассылка расчетных листов сотрудникам на электронную почту.
• Облегчена работа в части прямого обмена с СЭДО ФСС.

Решения применены