Централизация учетных систем 27 филиалов Финансового университета на базе «1С:БГУ 2.0 КОРП» с подключением к инфраструктуре электронного Правительства Российской Федерации

Клиент

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Заказчик

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации — один из старейших и крупнейших вузов страны, в котором обучается более 50 тысяч студентов. Университет активно развивает сеть из 27 филиалов по всей России, что требует выстроенной системы управления и строгого контроля качества учёта. Масштабная география, разнообразие локальных практик и необходимость соответствия современным требованиям делали задачу унификации финансового и бухгалтерского учёта особенно актуальной.

Описание проекта

Главной целью проекта стало построение централизованной системы управления учётом, позволяющей в режиме реального времени контролировать данные и формировать единую аналитическую структуру, необходимую для принятия управленческих решений на уровне ректората. Одновременно проект рассматривался как обязательный инфраструктурный этап для внедрения единой автоматизированной системы расчетов с обучающимися и слушателями (биллинговой системы «FINPAY»), предназначенной для централизованного управления выставляемыми счетами по всем видам платных услуг университета.

Университет поставил задачу создать единую цифровую платформу, обеспечивающую работу всех филиалов на базе «1С:БГУ 2.0 КОРП» и закладывающую основу для дальнейшего развития цифровых финансовых сервисов с ее обязательной интеграцией с инфраструктурой электронного Правительства Российской Федерации (СМЭВ) в первую очередь для выстраивания взаимодействия с сервисами Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Ключевой управленческой задачей стало обеспечение полной прозрачности доходной части: университету было важно не только видеть итоговые показатели, но и понимать структуру начислений, источники формирования доходов, статус оплат и задолженности по каждому договору в разрезе всей филиальной сети.

До начала проекта филиалы работали в разрозненных базах с собственными настройками и накопленными ошибками. Разнообразие учётных практик приводило к искажению данных и усложняло консолидацию информации. Из-за разрозненных систем возникал риск искажения данных, а сотрудники центрального аппарата были перегружены ручной проверкой и сведением бухгалтерской информации. Несмотря на формальное совпадение итоговых показателей, за финальными цифрами не прослеживалась прозрачная структура начислений и договоров: университет видел результат, но не мог оперативно понять, за счет каких услуг, обязательств и источников он сформирован. Это делало невозможным запуск централизованной системы биллинга «FINPAY» без предварительной унификации учета. Кроме того, отсутствие единого стандарта данных исключало возможность корректного автоматизированного формирования счетов на оплату услуг, их передачи в ГИС ГМП, централизованного информирования плательщиков через единый и региональные порталы государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ, РПГУ), банковские приложения, а также автоматической идентификации приема к исполнению распоряжений плательщиков и последующего однозначного соотнесения поступлений в бухгалтерском учете.

На этапе обследования команда компании «Первый Бит» выявила основные вызовы:

• разрозненные базы филиалов мешали формировать единую картину учёта;
• ошибки и задвоения данных из-за ручного ввода занимали до 40% рабочего времени бухгалтеров;
• разнообразие настроек учета и требований затрудняло стандартизацию;
• неэффективное формирование и доведение счетов на оплату услуг до плательщиков, задвоение оплат, либо оплаты по некорректным реквизитам;
• отсутствие своевременного и полного доступа к информации о задолженностях, что затрудняло оперативное внесение корректировок в отчетность. Это приводило к недополучению доходов от платных услуг. Общий дефицит эффективности учета достигал 20-40% по трудозатратам;
• ограничения типовой конфигурации «1С:БГУ» по правам доступа и функционалу требовали доработки.

Решение на базе БГУ 2.0 КОРП включало несколько направлений:

1. Была реализована матрица доступа с сохранением привычной функциональности филиалов и строгим контролем со стороны центральной бухгалтерии.
2. Для кассовых операций создан механизм, обеспечивающий работу разных моделей аппаратов без необходимости унификации оборудования и закупки новых устройств. Настройка правил обмена с базами ЗКГУ филиалов и перенос остатков бухгалтерских и управленческих данных позволили начать работу в единой системе без дополнительной ручной подготовки.
3. Одновременно проведён детальный аудит учётных данных, что дало возможность выявить неточности и повысить качество финансовой информации.
4. Особое внимание уделялось интеграции с учебными процессами. Были разработаны сервисы для автоматической загрузки данных о платных студентах из систем приёмной комиссии и учебной части, что исключило дублирование данных и снизило ручной труд бухгалтеров. Данные по договорам, начислениям и статусам оплат были приведены к единому стандарту, что стало необходимым условием для подключения системы биллинга и последующей автоматизации расчетов с обучающимися и внешними плательщиками.
5. В рамках подготовки к внедрению биллинговой системы «FINPAY» была обеспечена техническая готовность к централизованной передаче счетов (извещений о начислении сумм подлежащих уплате) в государственный контур с последующим оперативным получением информации об их оплате: интеграции со СМЭВ, взаимодействию с ГИС ГМП в рамках обеспечения, информирования плательщиков на ЕПГУ, РПГУ, в банковских приложениях, а также оплатой данных счетов с использованием электронных средств платежа и безвозмездного государственного сервиса Системы быстрых платежей (СПБ).

Весь проект сопровождался тесной коммуникацией: консультирование Фин. университета и его филиалов велось в реальном времени через систему отслеживания задач и взаимодействия что позволило минимизировать нагрузку на сотрудников и избежать параллельной работы в старых и новых базах.

В рамках решения были реализованы следующие направления:

• Централизация учетных систем. Все остатки и обороты филиалов перенесены в единую базу с автоматическим аудитом данных, позволяющим выявлять ошибки и неточности.
• Единая аналитическая модель. Определены дополнительные аналитические разрезы и проведена чистка данных для формирования консолидированных отчётов по всем филиалам в едином формате.
• Настройка матрицы доступа. Универсальный механизм разграничения прав позволяет управлять доступом прямо в режиме предприятия, не меняя типовые профили пользователей.
• Интеграция с кассовыми аппаратами. Обеспечена работа оборудования разных производителей через RDP и кассовый сервер для АТОЛ без закупки новой техники.
• Автоматизация обмена с учебной частью и приёмной комиссией. Настроена загрузка данных о студентах, договорах и приказах, исключающая ручной ввод и риск задвоений.
• Поддержка пользователей в режиме реального времени. Все консультации велись через систему отслеживания задач и взаимодействия, что позволяло оперативно решать вопросы и избежать перегрузки сотрудников.
• Аудит филиалов. Переход в единую систему выявил слабые места в работе региональных бухгалтерий.
• Автоматизированное формирование счетов на оплату услуг в соответствии с требованиями законодательства (Федеральный закон от 29.10.2024 № 367-ФЗ, Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ, Приказ Минфина России от 12.11.2013 № 107н, Приказ Казначейства России от 12.05.2017 № 11н, Положение Банка России от 29.06.2021 № 762-П, Положение Банка России от 09.01.2023 № 813-П);
• Централизованное информирование плательщиков о выставленных счетах по средствам единого личного кабинета Финуниверситета, ЕПГУ, РПГУ, банковских приложений;
• Предоставление возможности моментальной оплаты счетов с использованием электронных средств платежа и государственного безвозмездного Сервиса системы быстрых платежей (оплата счетов с использованием СБП без взымания комиссии с Финуниверситета);
• Учет в режиме реального времени информации об оплате (о приеме к исполнению распоряжений плательщика), предоставляемых кредитными организациями.

В ходе централизации была реализована архитектура, обеспечивающая:

• передачу счетов в государственные информационные системы для последующего информирования плательщиков через ЕПГУ, РПГУ и банковские приложения;
• возможность быстрой оплаты платных услуг через интеграцию с банковской инфраструктурой и системой быстрых платежей;
• автоматическую загрузку банковских выписок и их разбор по уникальным идентификаторам начислений (номерам счетов), что исключает ручное сопоставление платежей;
• автоматическое информирование плательщика о статусе начисления и поступлении оплаты по всем доступным каналам;
• бесшовную передачу данных о поступлениях в бухгалтерский учет без дублирования ввода.

В результате централизации университет получил единую структуру аналитических разрезов, позволяющую формировать точные управленческие отчёты и видеть проблемные точки в режиме реального времени, а также единый достоверный источник данных по начислениям, договорам и оплатам, что позволило перейти от контроля итоговых цифр к управлению полной цепочкой финансовых расчётов и создало основу для внедрения централизованной системы биллинга.

Университет достиг стратегической трансформации:

1. Появилась единая картина финансового состояния всех филиалов, возможность оперативного управления ресурсами и прозрачная аналитика для руководства.
2. Филиалы сохранили привычный функционал и не испытывают дополнительной нагрузки, что обеспечило плавный и эффективный переход.
3. Система сочетает привычный функционал филиалов с полным контролем со стороны центра, переводя университет от разрозненного учёта к современной модели управления филиальной сетью.
4. Созданный централизованный финансовый контур обеспечил технологическую и методологическую готовность университета к внедрению системы биллинга, позволяющей централизованно управлять платными услугами, начислениями и поступлениями в масштабах всей филиальной сети.
5. Система стала фундаментом для дальнейшего развития централизованной финансовой системы.

Внедрение единой системы учёта стало стратегически важным шагом для нашего университета. Благодаря команде «Первого Бита» мы объединили 27 филиалов в единую цифровую среду без остановки работы и без дополнительных затрат на оборудование. Особенно ценным стало то, что новая система не только сохранила привычный функционал для филиалов, но и вывела управление на принципиально новый уровень. Теперь центральный аппарат получает достоверные данные в режиме реального времени, а отчётность готовится в разы быстрее. Для наших обучающихся и слушателей оплата счетов превратилась в быстрый и простой процесс, что практически позволило исключить невыясненные поступления. Для нас это не просто внедрение ИТ-решения, а настоящий переход к современному уровню управления. Работа с командой «Первого Бита» показала их высокий профессионализм, готовность находить нестандартные решения и поддерживать нас на каждом этапе проекта.

— Директор Дирекции цифровых технологий

Задачи проекта

• Создать единую цифровую платформу, обеспечивающую работу всех филиалов на базе «1С:БГУ 2.0 КОРП» и закладывающую основу для дальнейшего развития цифровых финансовых сервисов с ее обязательной интеграцией с инфраструктурой электронного Правительства Российской Федерации (СМЭВ) в первую очередь для выстраивания взаимодействия с сервисами Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).
• Обеспечить полную прозрачность доходной части: университету было важно не только видеть итоговые показатели, но и понимать структуру начислений, источники формирования доходов, статус оплат и задолженности по каждому договору в разрезе всей филиальной сети.

Результаты

У вас есть похожая задача? Обращайтесь

Оставить заявку