Цифровая трансформация закупочного цикла НИЯУ МИФИ: от планирования до финансового обязательства на базе 1С:БГУ 8 с подключением к сервисам электронного правительства РФ

Клиент

Национальный исследовательский ядерный университет "МИФИ"

Заказчик

НИЯУ МИФИ Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ» — один из ведущих технических вузов страны, реализующий образовательные и научные проекты федерального уровня и входящий в число ключевых центров подготовки кадров для высокотехнологичных отраслей экономики.

Описание проекта

Университет объединяет большое количество подразделений со сложной финансово-хозяйственной структурой и существенным объемом закупок, что требует высокого уровня прозрачности процессов, оперативности согласования и точности финансового контроля. В условиях роста требований традиционный метод работы перестает быть эффективным, поскольку не позволяет обеспечить сквозную управляемость процессов, контроль бюджетных ограничений и согласованность действий всех участников закупочного цикла.

До старта проекта закупочная деятельность в НИЯУ МИФИ не была выстроена как единый управляемый процесс. Формирование потребностей, согласование заявок и отражение финансовых обязательств выполнялись в разных подразделениях и системах без сквозной связки между ними. Каждый этап существовал обособленно, что вынуждало сотрудников регулярно сверять данные вручную и тратить время на синхронизацию информации между контурами учёта.

Заявки на закупку формировались без привязки к актуальным бюджетным лимитам: проверка доступных средств проводилась уже после того, как потребность была зафиксирована. Часть данных велась вне системы, что приводило к дублированию и расхождениям между подразделениями. Отсутствие единой структуры заявок не позволяло сопоставлять их между собой и проверять обоснованность закупок на этапе планирования.

Согласование документов проходило преимущественно в ручном режиме: цепочка согласующих была длинной, статусы прохождения документов нигде не отслеживались в режиме реального времени, а подписание — в том числе с физическими лицами — требовало личного присутствия или обмена бумажными экземплярами. Обработка одной подписи занимала от 15 до 30 минут, что при масштабах документооборота университета ощутимо увеличивало сроки исполнения обязательств. Отдельной проблемой оставалось соблюдение регламентных сроков передачи сведений в государственные информационные системы: без автоматического контроля это целиком ложилось на плечи сотрудников и создавало риск нарушения сроков. Разрыв между закупочным и финансовым учётом означал, что данные о бюджете, обязательствах и фактическом исполнении никогда не сходились автоматически — их приходилось сводить вручную каждый раз, когда требовалось принять управленческое решение или подготовить отчётность. В итоге закупочная деятельность не давала университету ни прозрачности, ни управляемости — и это стало отправной точкой для проекта. МИФИ обратился к компании «Первый Бит» с целью создания единой цифровой системы управления закупочной деятельностью, интегрированной с существующим финансовым контуром учреждения и системой документооборота на базе 1С:ДГУ. Ключевая цель проекта заключалась в построении сквозного управляемого бизнес-процесса: от планирования потребности до отражения финансовых обязательств и формирования отчетности на основе закупочных данных.

Проект реализовывался последовательно — от погружения в текущие процессы до запуска системы в промышленную эксплуатацию. Первым шагом стало детальное обследование закупочной, финансовой и документационной деятельности университета. Команда прошла весь путь закупки изнутри: зафиксировала, где и как формируются данные, где они теряются, дублируются или расходятся между подразделениями. Анализ показал, что разрозненность процессов носит системный характер и не может быть устранена точечными доработками — требовалось единое решение, охватывающее весь закупочный цикл и интегрированное со смежными контурами учёта. Архитектура такого решения была выстроена на базе экосистемы продуктов 1С и собственных разработок «Первого Бита»: «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» как финансовый контур учёта, «1С:Документооборот государственного учреждения» как среда согласования и хранения документов, отраслевое решение «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» как инструмент управления закупочным циклом, а также система «БИТ.УФГУ» — для управления финансами учреждения в едином контуре. На этапе разработки были созданы механизмы, которых в университете прежде не было: формирование закупочных заявок в привязке к бюджетным лимитам, автоматизированное согласование с применением электронной подписи и автоматическое создание финансовых документов на основании закупочных операций. Каждый участник процесса получил возможность видеть статус любой процедуры в режиме реального времени — без звонков, запросов и ручных сверок. Следующим шагом стала интеграция с финансовым учётом и системой документооборота на базе 1С:ДГУ: данные о статусах, лимитах и обязательствах теперь синхронизируются автоматически, без ручного переноса между системами. Отдельно была реализована интеграция с сервисом «Госключ»: документы уходят на подпись, подписываются дистанционно и автоматически возвращаются в систему — без личного присутствия сторон и бумажных экземпляров. Ввод системы в эксплуатацию проходил поэтапно: подразделения подключались последовательно, без остановки текущей работы университета. Параллельно велось обучение пользователей и отладка регламентов. Финальная проверка строилась на сквозных сценариях — от подачи заявки на закупку до автоматического отражения обязательств и формирования отчётности.

Ключевой задачей для нас было получить не набор автоматизированных операций, а полноценный инструмент управления — такой, чтобы каждый участник процесса понимал, что происходит с его заявкой, а руководство видело полную картину в любой момент времени. Именно это и было реализовано. Сегодня закупки ведутся в едином контуре: заявки формируются в рамках бюджетных ограничений, согласование проходит прозрачно и в срок, а данные об исполнении обязательств доступны без дополнительных запросов и сверок. Команда «Первого Бита» подошла к проекту системно: предложила архитектуру, которая учла специфику нашей организации, и сопровождала внедрение на каждом этапе — от обследования до запуска в промышленную эксплуатацию

— Первый проректор НИЯУ МИФИ

Задачи проекта

Обеспечить формирование закупочных заявок в привязке к бюджетным лимитам и аналитикам управленческого учета, исключив разрыв между потребностью и финансовым планированием.
Выстроить единый сквозной процесс планирования, согласования и исполнения закупок с полной прозрачностью жизненного цикла закупочных процедур.
Обеспечить интеграцию закупочной деятельности с финансовым контуром учреждения для автоматического отражения обязательств и контроля исполнения бюджета.
Перевести процессы согласования и документооборота в цифровую среду с обеспечением контроля статусов и управляемости исполнения.
Исключить дублирование ввода данных и сформировать единый источник достоверной информации о закупочной деятельности и финансовых обязательствах.
Внедрить использование электронных подписей для ускорения и стандартизации процессов согласования закупочных документов.
Обеспечить формирование заявок на закупку в унифицированном виде.
Реализовать взаимодействие с внешними контрагентами в рамках закупочной деятельности за счет интеграции с госсервисом «Госключ» без предоставления доступа к внутреннему информационному контуру учреждения.
Обеспечить предоставление актуальной информации об исполнении бюджета и планов в режиме, близком к реальному времени.

Результаты

Главным итогом проекта стала не автоматизация, а смена модели управления: закупочная деятельность из набора разрозненных операций превратилась в сквозной процесс, встроенный в финансовый контур университета.
Закупочный цикл обрёл целостность. Заявки формируются в привязке к актуальным бюджетным лимитам и аналитикам управленческого учёта — контроль доступных средств происходит на этапе возникновения потребности, а не после факта. Унифицированная структура заявок обеспечила их сопоставимость и обоснованность. Время на подготовку заявки сократилось на 30%.
Все этапы закупочного цикла стали прозрачными и прослеживаемыми: статусы процедур доступны каждому участнику в едином контуре без запросов и ручных проверок. Электронное согласование с применением квалифицированной подписи сократило его сроки в среднем на 50%. Доля задач, исполняемых в установленные сроки, достигла 95%.
Данные стали достоверными. Устранение дублирования и централизация информации сократили количество ошибок при обработке данных на 40% и ликвидировали до 70% расхождений между подразделениями — тех самых, которые прежде требовали регулярной ручной сверки перед каждым управленческим решением.
Интеграция с финансовым учётом закрыла разрыв между закупочным и бюджетным контурами, исчезли кассовые разрывы: обязательства отражаются автоматически, исполнение бюджета контролируется в режиме реального времени. Университет перешёл от фиксации исполненных расходов к управлению ими на этапе формирования. Трудозатраты на обработку документации снизились на 30%, время на сбор и анализ данных — на 35%.
Взаимодействие с внешними контрагентами полностью перешло в цифровую среду: интеграция с «Госключом» обеспечила юридически значимое дистанционное подписание документов без личного присутствия сторон. Время работы с одним документом сократилось до 3–5 минут — против 15–30 минут до внедрения.
Руководство университета получило целостную и актуальную картину закупочной деятельности — от структуры потребностей до исполнения обязательств и расходования бюджетных средств. Закупки из операционной функции превратились в инструмент финансовой политики. Созданная архитектура заложила основу для дальнейшего развития: управленческой аналитики, расширения цифровых инструментов и масштабирования решения в соответствии с ростом задач университета.