Развитие цифровой среды учебной части Казанского государственного медицинского университета

Сотрудничество с «Первым Битом» позволило нам вывести учебный процесс на новый уровень благодаря внедрению «БИТ.Личный кабинет». Теперь студенты и преподаватели имеют оперативный доступ к информации, а нагрузка на деканаты значительно сократилась. Результаты превзошли ожидания: мы не только оптимизировали процессы, но и укрепили репутацию современного университета.

Дирекция цифровизации казанского медицинского университета

Клиент

Казанский государственный медицинский университет (КГМУ)

Информация о заказчике

Ведущий медицинский вуз России, осуществляющий подготовку специалистов в области здравоохранения. Университет обладает развитой инфраструктурой и стремится к модернизации процессов, чтобы повысить качество образования и эффективность управления учебной деятельностью. В связи с увеличением числа студентов и преподавателей, а также усложнением внутренних процессов, возникла необходимость создания единой цифровой среды, которая бы упростила доступ к учебной информации и сократила бюрократическую нагрузку на сотрудников и деканаты.

Задачи проекта

Создание единой цифровой среды для студентов и преподавателей с доступом к актуальной информации
Автоматизация ключевых учебных процессов, включая учет внеучебной нагрузки и экзаменационных ведомостей
Оптимизация работы деканатов и сокращение бумажного документооборота
Повышение эффективности взаимодействия между студентами, преподавателями и администрацией
Формирование гибкой цифровой инфраструктуры с возможностью дальнейшего развития и интеграции новых модулей

Описание проекта

Университет столкнулся с рядом задач, требующих пересмотра подходов к организации учебного процесса. Студенты и преподаватели не имели быстрого доступа к информации: учебные планы, нагрузка, зачетные книжки, портфолио, справки и приказы были доступны лишь фрагментарно и с задержками, что затрудняло взаимодействие. Преподаватели тратили значительное время на бумажный документооборот — ведомости, внеучебную нагрузку, расчетные листы, справки и приказы оформлялись вручную, создавая очереди и перегрузку в деканатах. Управление учебным процессом велось в разрозненных системах: бумажные документы, Excel и ручной ввод в «1С:Университет ПРОФ» увеличивали риск ошибок и снижали управляемость. Учет посещаемости, текущей успеваемости и составление расписания оставались неавтоматизированными, из-за чего данные обновлялись с задержками. Одновременно университет стремился повысить свою репутацию как цифрового вуза, привлекательного для абитуриентов и специалистов.

Для решения этих задач университет обратился к компании «Первый Бит» с целью внедрения цифровой среды, обеспечивающей быстрый и удобный доступ к учебной информации для студентов и преподавателей. Основные цели включали снижение нагрузки на сотрудников за счет отказа от бумажных процессов и перехода к автоматизированному взаимодействию между участниками образовательного процесса.

У вас есть похожая задача? Обращайтесь

Что сделано

Компания «Первый Бит» предложила внедрение программного продукта «БИТ.Личный кабинет обучающегося и преподавателя», созданного на базе «1С:Предприятие 8» для конфигурации «1С:Университет ПРОФ» и использующего «1С:Шину» для интеграции данных. Решение «1С:Университет ПРОФ» автоматизирует ведение контингента студентов, учебное планирование, учет успеваемости, отчетность и взаимодействие со всеми участниками процесса, служа платформой для личных кабинетов. «1С:Шина» обеспечивает стабильный обмен данными между «1С:Университет ПРОФ», внешними сервисами и внутренними системами, централизует информационные потоки и повышает согласованность, актуальность и доступность данных в режиме реального времени. «БИТ.Личный кабинет обучающегося и преподавателя» стал цифровым каналом взаимодействия с доступом к расписанию, успеваемости, расчетным листам, справкам, заявкам на командировки и внутренним уведомлениям, полностью интегрированным в цифровую экосистему вуза.

На этапе реализации был создан единый цифровой контур, включающий личные кабинеты с доступом к учебным планам, нагрузке, зачетным книжкам, портфолио и возможностью заказывать справки, получать расчетные листы и следить за объявлениями преподавателей. Интеграция с помощью «1С:Шины» объединила ранее разрозненные системы университета, позволив централизованно управлять обменом данными. Были автоматизированы ключевые процессы, такие как заполнение ведомостей и учет внеучебной нагрузки, что устранило ручной труд и снизило риски ошибок. Отправка расчетных листов преподавателям также была переведена в электронный формат через ЛКП, сняв нагрузку с деканатов. Для удобства пользователей разработан интуитивно понятный интерфейс, доступный в любое время с любого устройства.

Процесс внедрения потребовал изменений в устоявшихся подходах. Переход к цифровому взаимодействию сопровождался обучением сотрудников и постепенным отказом от привычных бумажных процедур.

Особое внимание уделялось интеграции систем: на этапе настройки взаимодействия возникли сложности, требующие доработок. Ограниченные сроки реализации диктовали высокую дисциплину в координации команды исполнителя и заказчика. В процессе тестирования выявлялись расхождения в логике бизнес-процессов, что оперативно корректировалось на основе обратной связи.

На будущее запланировано внедрение модуля оплаты платных услуг через личный кабинет, что упростит финансовые взаимодействия. Также планируется создание цифрового цикла управления командировками, включая подачу и согласование заявок с последующей интеграцией в финансовые модули. Расширение функционала ЛК позволит подключать новые внутренние системы и автоматизировать дополнительные участки — от учета успеваемости и составления расписания до электронного журнала посещаемости.

Результаты

Оперативный доступ к информации: студенты и преподаватели получили возможность в реальном времени просматривать учебные планы, нагрузка, электронные зачетные книжки, портфолио преподавателя и студента, заказывать справки через личные кабинеты.
Автоматизация заполнения внеучебной нагрузки преподавателя: преподаватель получил возможность самостоятельно корректировать и заполнять данные о своей внеучебной деятельности, а также отслеживать плановые и фактические показатели в часах в разрезе направлений внеучебной деятельности.
Автоматизация заполнения экзаменационных ведомостей: преподаватель получил возможность заполнения ведомостей из своего ЛК прямо на конкретном экзамене.
Снижение бумажного документооборота: переход на электронные формы позволил отказаться от бумажных ведомостей и снизить нагрузку на преподавателей на 30%.
Улучшение взаимодействия: скорость обмена информацией между преподавателями и студентами выросла на 30%, что повысило эффективность учебного процесса.
Снижение нагрузки на деканаты: автоматизация выдачи расчетных листов сократила ежемесячные трудозатраты сотрудников деканатов на 90%, устранив очереди и необходимость печати документов, а преподавателям больше нет необходимости ежемесячно стоять в очереди за получением документа.
Экономия ресурсов: переход на цифровые процессы позволил сократить расходы на бумагу и оптимизировать работу сотрудников деканатов.
Прозрачность данных: все расчетные листы теперь автоматически отправляются в ЛКП, что упростило контроль и доступ к информации для преподавателей.
Повышение репутационного статуса: внедрение современной цифровой инфраструктуры укрепило имидж университета как передового образовательного учреждения, что положительно сказалось на восприятии со стороны студентов и сотрудников.
Гибкость системы: интеграция через «1С:Шину» открыла возможности для дальнейшего подключения новых модулей и систем университета и вывода дополнительной информации в ЛК.
Дальнейшее развития: университет получил базу для внедрения новых функций, таких как автоматизация оплаты платных услуг и полный цикл управления командировками.