ФГАОУ ВО «Московский Государственный Юридический Университет имени О.Е. Кутафина (МГЮА)» — один из ведущих юридических вузов России, основанный в 1931 году. Университет специализируется на подготовке высококвалифицированных юристов и активно участвует в образовательной и научной деятельности. Расположенный в Москве, МГЮА насчитывает около 1300 сотрудников и является государственным автономным образовательным учреждением. Его работа связана с выполнением государственных задач и требует строгого соблюдения нормативных требований, включая прозрачность и эффективность закупочной деятельности.
С ростом объема закупочных операций университет столкнулся с рядом вызовов. Ежегодно планировалось около 600 лотов для публикации и столько же неопубликованных, что создавало значительную нагрузку на сотрудников. Сбор заявок от подразделений и их обработка велись вручную, что приводило к ошибкам и задержкам. Отсутствие автоматической выгрузки данных в Единую информационную систему (ЕИС) и интеграции с площадкой «РОСЭЛТОРГ» вынуждало дублировать ввод информации, а контроль исполнения плана закупок — включая своевременность публикации извещений и внесения сведений о договорах — оставался трудоемким и не всегда точным. К тому же необходимость формирования достоверной отчетности к 10 числу следующего месяца для внешних органов усложняла работу без автоматизации.
Перед МГЮА встала задача оптимизировать закупочную деятельность, и с этой целью университет обратился к компании «Первый Бит».
Требовалось решить несколько ключевых вопросов:
- Организовать сбор и обработку заявок от подразделений с последующим формированием плана закупок и его выгрузкой в ЕИС.
- Упростить отслеживание исполнения плана, включая интеграцию с «РОСЭЛТОРГ» для исключения ручного ввода данных.
- Повысить дисциплину закупок внутри организации и обеспечить своевременную отчетность по планированию, исполнению и договорам.
У вас есть похожая задача? Обращайтесь
Что сделано
Для этого «Первый Бит» предложил программный продукт «Закупки. Дополнение к 1С: Бухгалтерия государственного учреждения». Это специализированное решение, расширяющее возможности базовой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», предназначено для автоматизации закупочной деятельности небольших государственных учреждений, таких как МГЮА. Оно упрощает процессы планирования, проведения закупок и контроля их исполнения в соответствии с требованиями законодательства о контрактной системе (44-ФЗ). Базовая программа, в свою очередь, обеспечивает автоматизацию бухгалтерского учета для организаций, финансируемых из бюджетов разных уровней, и поддерживает ведение учета по российским нормативным требованиям, включая единый план счетов и бюджетную классификацию. В рамках проекта было автоматизировано 9 рабочих мест, охватывающих планирование закупок, исполнение плана и интеграцию с ЕИС и «РОСЭЛТОРГ».
Внедрение началось с автоматизации планирования: процесс сбора заявок от инициаторов теперь включает их проверку и согласование в системе, что сократило ручной труд и повысило точность данных. Настроена автоматическая выгрузка планов закупок и их версий в ЕИС, устраняющая двойной ввод информации, а интеграция с «РОСЭЛТОРГ» позволила автоматически загружать извещения и сведения о контрактах, составляющих 30–50% от общего объема плана закупок, что заметно снизило нагрузку на сотрудников. Добавлены механизмы контроля исполнения, включая отслеживание публикации извещений и внесения сведений о договорах, а также отчеты о неисполненных обязательствах. Данные об извещениях и договорах теперь автоматически передаются в бухгалтерию и планово-экономический отдел (ПЭО) для учета обязательств, что упростило взаимодействие с финансовыми службами.
Процесс внедрения не обошелся без сложностей. Персонал прошел обучение работе с новой системой, а настройка интеграции с ЕИС и «РОСЭЛТОРГ» потребовала доработок из-за специфики данных. Система была адаптирована под требования информационной безопасности вуза, а тестирование выявило недочеты, устранение которых в несколько итераций слегка сдвинуло сроки приемки. Тем не менее, результаты оправдали усилия.
Внедрение решения позволило МГЮА оптимизировать закупочную деятельность, устранить операционные сложности и повысить контроль над процессами. «Первый Бит» продолжает сопровождать проект, обеспечивая стабильность и готовность вуза к новым вызовам. В планах на будущее — внедрение модуля формирования сведений об исполнении договоров, автоматизация отчетности по СГОЗ и расширение сопровождения системы для поддержки новых задач клиента.
Результаты
- Прозрачность планирования: сбор заявок и обработка данных ускорились на 70%, а ошибки при формировании плана закупок сократились благодаря единой системе.
- Эффективность выгрузки: интеграция с ЕИС устранила двойной ввод данных, сократив время на подготовку документов для публикации в 2 раза.
- Контроль исполнения: автоматическая загрузка данных с «РОСЭЛТОРГ» обеспечила точность отчетности по конкурентным процедурам, а отчет о неисполненных обязательствах позволил вовремя начинать претензионную работу.
- Финансовая аналитика: ПЭО теперь оперативно получает данные об обязательствах, что улучшило планирование бюджета.
- Сокращение трудозатрат: автоматизация ручных операций снизила затраты времени сотрудников на 60%, освободив ресурсы для аналитической работы.
- Устранение задержек: дисциплина закупок повысилась благодаря контролю сроков публикации извещений и внесения сведений о договорах.
- Снижение расходов: оптимизация процессов сократила неэффективные затраты на 10%, направив средства на ключевые направления.
- Точность отчетности: отчеты по планированию и исполнению теперь формируются автоматически и своевременно, что исключило риски штрафов.
Поможем решить ваши задачи в сфере "Образование"
Оставить заявкуДругие внедрения в Образование
Еще кейсы с похожей задачей
Основной предпосылкой проекта стала актуальность задачи построения единой информационной системы на платформе 1С для Московской государственной академии ветеринарной медицины и биотехнологии.
У вас есть задача?
Ни одна проблема в планировании финансов, управлении персоналом, бухгалтерском учете, организации учебного процесса не останется не разрешенной.