Клиент
НИЦ «Курчатовский институт»
Крупнейший научно-исследовательский центр России, основанный в 1943 году под руководством академика Игоря Васильевича Курчатова. Изначально созданный для разработки ядерного оружия, сегодня институт занимается широким спектром научных исследований, включая ядерную энергетику, физику плазмы, биотехнологии, материаловедение и информационные технологии.
НИЦ «Курчатовский институт» обратился к компании "Первый Бит" с целью создания единой системы управления закупками, финансами и документооборотом. Система должна автоматизировать процессы документооборота, планирования, формирования и согласования заявок на закупку, контроля остатков и лимитов, а также создания финансовых документов и отчётности.
До перехода на программное решение компании "Первый Бит" Центр столкнулся с рядом проблем, а именно:
- Невозможно было выгружать данные в ЕИС;
- Вёлся двойной учёт в программах для закупок и финансов, что приводило к ошибкам и расхождениям в данных;
- Сотрудники разных подразделений дублировали информацию и возникали ошибки в отчетах;
- Не было возможности подписывать документы электронной подписью и распечатывать извещения, что усложняло документооборот;
- Инициаторы закупок не могли заполнять характеристики продукции в структурированной форме;
- Возникали риски перерасхода средств из-за отсутствия инструментов для планирования бюджетов и контроля остатков;
- Управленческий учёт вёлся автономно в разных базах, большой объем
- данных вводился вручную;
- Документооборот вёлся на ПО, которое не обеспечивало цельность учета
- информации, корректных и гибких возможностей обработок документов,
- а также эффективный контроль исполнения по документам.
Задачи проекта:
- Исключить дублирование ввода данных;
- Обеспечить прозрачный учёт для всех подразделений;
- Вести учёт, обработку и контроль документов учреждения;
- Использовать электронные подписи для подписания и согласования;
- Формировать структурированные извещения для выгрузки в Единую информационную систему (далее – ЕИС);
- Предоставлять актуальную информацию об исполнении бюджета и планов в реальном времени;
- Повысить эффективность и контроль над процессами закупок и финансов.
У вас есть похожая задача? Обращайтесь
Что сделано
"Первый Бит" предложил комплексное решение на базе конфигураций:
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
- Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
- 1С:Документооборот государственного учреждения 8;
- БИТ.Управление финансами государственного учреждения.
Основные этапы проекта
1. Анализ текущих процессов и определение требований к системе
Был проведен детальный анализ существующих процессов Центра, в том числе документационного, закупочного и финансового учёта. На основе анализа были составлены и сформулированы требования к единой информационной системе финансово-хозяйственной деятельности и документооборота для единовременной работы в ней всех структурных подразделений Центра.
2. Разработка
Были разработаны и доработаны:
- механизм планирования закупок с учетом аналитик управленческого учета, включая контроль остатков по плану и лимитам;
- функционал для формирования заявок в структурированной форме.
Также специалисты Первого Бита доработали ключевые процессы:
- обработки плана расходов по подразделениям, согласование заявки на закупку (все этапы) в электронной форме с подписанием простой или усиленной электронной подписью;
- механизм контроля, исключающий возможность изменения закупочных документов после создания финансовых документов;
- автоматизированный процесс формирования финансовых документов на основании заявок на закупку;
- необходимые формы отчетности по закупкам для анализа объема и стадий обработки заявок, а также контроля по лимитам закупок;
- функционал отслеживания статусов прохождения процессов обработки закупочных документов с передачей из 1С: ДГУ в 1С: БГУ;
- механизм формирования проекта резолюции замещающими сотрудниками для руководителей;
- расширенные формы контроля для исполнения поручений руководителями;
- отчетные формы контроля поручений и регистрационных карточек документов;
- понятный интерфейс для повышения комфорта работы сотрудников в системе.
Результаты
Отдельно стоит отметить, что в рамках проекта была проведена масштабная миграция документов из старой учётной системы в 1С:ДГУ за последние 15 лет.
3. Интеграции
- БИТ.УФГУ с 1С: БГУ для оптимизации сбора сведений о кассовом исполнении и исключения дублирования данных;
- 1С: ДГУ с 1С: БГУ в части обработки документов по закупочной деятельности (Заявок на закупку, Итоговых протоколов и др.);
- Закупки. Дополнение к «1С: БГУ» в 1С: ДГУ в части формирования плана расходов подразделения, различных видов заявок на закупку, сведений о контракте;
- 1С: ДГУ в Закупки. Дополнение к «1С: БГУ.8» для обратной загрузки состояния согласования;
- 1С: ДГУ с 1С: ЗКГУ (1С: Зарплата и кадры государственного учреждения.8) в части учёта подразделений и сотрудников по актуальному штатному расписанию.
А также были реализованы выгрузка на ЕИС извещения о закупках, загрузка с ЕИС Плана графика, ОКДП-2, номеров извещений.
Поможем решить ваши задачи в сфере "Наука"
Оставить заявкуДругие внедрения в Наука
Еще кейсы с похожей задачей
Основной предпосылкой проекта стала актуальность задачи построения единой информационной системы на платформе 1С для Московской государственной академии ветеринарной медицины и биотехнологии.
У вас есть задача?
Ни одна проблема в планировании финансов, управлении персоналом, бухгалтерском учете, организации учебного процесса не останется не разрешенной.