Внедрение решения на базе модуля «БИТ.ВУЗ.ДПО» стало настоящим прорывом для Вышки. Благодаря профессионализму команды «Первый Бит», мы смогли значительно улучшить качество взаимодействия с нашими слушателями и корпоративными клиентами, сократить время на подготовку документов и повысить оперативность всех процессов. Автоматизация рутинных задач позволила сократить время на подготовку договоров и приказов с нескольких дней до нескольких минут, что сделало нашу работу значительно более продуктивной.
Особенно ценным стало внедрение единого канала для общения с обучающимися. Теперь вся информация централизована в одной системе, что исключило необходимость переключения между разрозненными сервисами и значительно снизило вероятность ошибок. Система личных кабинетов и возможность выдачи документов в электронном виде не только упростили взаимодействие с нашими слушателями, но и повысили их удовлетворенность, сэкономив их время.

Заместитель первого проректора НИУ ВШЭ
Клиент
Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»
Информация о заказчике
Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» — один из ведущих вузов России, который ежегодно обучает более 50 000 слушателей программ дополнительного профессионального образования (ДПО). Для обеспечения высокого уровня сервиса и управления университет активно внедряет цифровые технологии. Однако разрозненность учетных систем и ручной характер многих процессов усложняли работу с клиентами и замедляли развитие направления ДПО.
Описание проекта
До начала проекта ВШЭ столкнулся с рядом вызовов:
- Устаревшие учетные системы (ИС-ПРО, АСАВ, НАВИ) утратили поддержку и не могли отвечать современным требованиям.
- Ручная обработка заявок и договоров замедляла процессы и увеличивала количество ошибок.
- Отсутствие личных кабинетов для слушателей и корпоративных клиентов заставляло клиентов обращаться очно или по телефону, что не соответствовало статусу ВШЭ как технологически продвинутого университета.
- Недостаток аналитических инструментов ограничивал возможности маркетинга и управления программами.
Стремясь повысить эффективность как внутренней деятельности, так и продвижения образовательного продукта, ВШЭ поставила задачу создать единую цифровую платформу, способную консолидировать все процессы, от знакомства с программами ДПО и регистрации слушателей до выдачи документов и формирования лояльного сообщества, и органично интегрироваться с внутренней инфраструктурой университета. Было принято решение о внедрении решения, разработанного Первым Битом, БИТ.ВУЗ.ДПО.
Внедрение новой системы позволило:
- Централизовать данные. Все данные взаимодействий со слушателями и юридическими лицами были объединены в единую систему. Это позволило значительно повысить качество и достоверность информации, устранить проблемы, связанные с разрозненностью данных, и сократить время, затрачиваемое на их поиск. Система обеспечила оперативный доступ к данным для всех подразделений, что улучшило взаимодействие и позволило принять более обоснованные управленческие решения.
- Создать личный кабинет для слушателей. Для улучшения взаимодействия с обучающимися был внедрен персональный личный кабинет. Это избавило от необходимости очного взаимодействия и бумажного документооборота. Все процессы, от подачи заявок до получения выходных документов, были переведены в онлайн-формат. Это не только улучшило имидж вуза, но и повысило удобство и доступность для слушателей.
- Автоматизировать процессы составления учебных программ и подготовки документов. Внедрение системы позволило стандартизировать и регламентировать процесс составления учебных программ и подготовки различных документов. Теперь процесс согласования программ и документов стал гораздо быстрее и прозрачнее, что привело к сокращению числа ошибок и ускорению всех внутренних процессов в вузе.
- Интегрировать БИТ.ВУЗ.ДПО с внутренними учетными системами. Модуль был интегрирован с существующими в вузе системами: LMS, БГУ, СЭД, MDM, что обеспечило бесшовный обмен данными между различными подразделениями. Благодаря этому не возникало необходимости в дополнительных запросах и повторном вводе данных, а вся информация о слушателях и их прогрессе была доступна в реальном времени. Это позволило ускорить работу сотрудников и исключить ошибки, связанные с дублированием данных.
- Настроить регулярный сбор и аналитику данных. Вся информация о взаимодействии со слушателями, начиная с первого входа на портал и заканчивая получением выходного документа, была собрана и передана в систему CRM. Это позволило собрать полную картину каждого слушателя, включая его путь в вузе, успешность и потребности, что значительно улучшило аналитическую работу. Отдел маркетинга теперь мог оперативно принимать управленческие решения на основе актуальных данных.
- Настроить выдачу электронных выходных документов. Внедрение электронного документооборота позволило значительно сократить время на предоставление документов об образовании. Если ранее процесс выдачи дипломов и других документов занимал до двух недель, то теперь он стал автоматизирован и происходит в течение 1 рабочего дня. Это повысило удовлетворенность слушателей и улучшило репутацию вуза.
Для того чтобы все пользователи системы быстро освоили новый функционал, были подготовлены ролевые инструкции и обучающие материалы (видеоуроки и текстовые руководства) для программ повышения квалификации сотрудников. Обучение было ориентировано на роли пользователей, что обеспечило максимальную эффективность. Все сотрудники вуза получили необходимые знания для работы с новой системой, что обеспечило быстрый и бесперебойный переход.
Задачи проекта
- Увеличение контингента обучающихся с целью роста доходов и оптимизации управления образовательным процессом.
- Упрощение управления: Переход на единую платформу 1С для всех учетных систем, что снижает сложность поддержки и взаимодействия между различными системами в будущем
- Переход от старых учетных систем (ИС ПРО, АСАВ, НАВИ), которые прекратили свою поддержку. Выбор 1С обусловлен стремлением унифицировать учетные системы в университете, что поможет снизить затраты на поддержку и улучшить взаимодействие между подразделениями.
- Улучшение качества данных: Разрозненные системы не обеспечивали достоверность информации, что приводило к значительным потерям времени на поиск верных данных и влияло на качество взаимодействия с пользователями.
- Наличие цифровых кабинетов для слушателей для выстраивания оптимального клиентского пути и повышения эффективности взаимодействия с целевой аудиторией, а также надёжного сбора контактов и информации (баз) о клиентах.
Результаты проекта
1. Сокращение рутинной работы:
- Договоры: Вместо 2-3 дней на подготовку оферт и договоров, теперь процесс занимает всего 15-20 минут (оферта — 10 минут).
- Приказы: Время на подготовку приказов сократилось с 2-5 дней до 1-2 дней.
- Выходные документы: Время на оформление выходных документов для 100 человек сократилось с 3-7 дней до 10-15 минут.
- Автоматизация отчетов: Значительное сокращение времени на подготовку отчетности благодаря автоматическому сбору и обработке данных.
2. Единое цифровое рабочее место: Удалось исключить необходимость постоянных переключений между разными сервисами, что существенно повысило продуктивность сотрудников. Вся информация стала доступна в едином интерфейсе, что ускорило выполнение задач и улучшило управление проектами.
3. Повышение эффективности маркетплейса «витрина курсов»:
- Число посетителей выросло до 2,2 миллионов за 11 месяцев, что значительно превышает прогнозируемые показатели.
- Рост продаж составил 1,3, что свидетельствует о повышении эффективности работы с клиентами и улучшении маркетинговых процессов.
- Внедрение системы личных кабинетов для слушателей и юридических лиц привело к созданию цифрового следа, что значительно улучшило возможности для повторных продаж и взаимодействия с существующими клиентами.
4. Единый канал взаимодействия: Все данные о слушателях и юридических лицах теперь собраны в одной системе. Это упростило процессы коммуникации и снизило вероятность ошибок. Время ответа на запросы слушателей сократилось на 40%.
5. Стандартизация процессов: Процессы составления учебных программ и подготовки документов стали структурированными и более прозрачными. Внедрение системы позволило снизить количество ошибок при составлении документов. Количество ошибок при подготовке документов снизилось на 30%.
6. Сбор и анализ данных: Интеграция с CRM системой позволила собирать данные с разных этапов взаимодействия со слушателями (от регистрации на портале до получения документа), что улучшило качество принятия решений и повысило оперативность реагирования на запросы. Эффективность маркетинга и управления студентами повысилась на 25%.
У вас есть похожая задача? Обращайтесь
Поможем решить ваши задачи в сфере "Образование"
Оставить заявкуДругие внедрения в Образование

Еще кейсы с похожей задачей


У вас есть задача?
Ни одна проблема в планировании финансов, управлении персоналом, бухгалтерском учете, организации учебного процесса не останется не разрешенной.