Внедрение системы автоматизации приемной кампании в Дальневосточном федеральном университете (ДВФУ)

В 2024 году мы приняли решение о внедрении модуля «Приемная комиссия» в рамках системы 1С. Это решение позволило нам полностью автоматизировать ключевые процессы: от регистрации абитуриентов и загрузки данных из ФИС до формирования приказов о зачислении. Интеграция с ФИС позволила значительно сократить время на обработку данных и упростить передачу документов, что устранило необходимость ручного ввода и корректировок.

Ольга Михайловна Князева

директор департамента по работе с абитуриентами, ответственный секретарь приемной комиссии

Клиент

Дальневосточный Федеральный Университет (ДВФУ)

Информация о заказчике

Дальневосточный Федеральный Университет (ДВФУ) — один из крупнейших вузов на Дальнем Востоке России, академический форпост страны в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Университет активно сотрудничает с ведущими странами АТР и является важным элементом интеграции региона в международное научное и образовательное пространство. Ежегодно в приемной кампании участвуют десятки тысяч абитуриентов из разных регионов России, а также ближнего и дальнего зарубежья, что делает процесс организации и проведения приема крайне сложным и требует высокоэффективных решений для обработки большого объема данных.

Цели и задачи проекта

Автоматизация и ускорение обработки заявлений абитуриентов, поступающих и выгружаемых в суперсервис «Поступление в вуз онлайн» (далее - ССПВО) как на бюджетной основе, так и на места с оплатой стоимости обучения.
Автоматизация интеграции с ФИС для получения и обработки результатов ЕГЭ и загрузки приказов о зачислении.
Уменьшение нагрузки на сотрудников приемной комиссии, минимизация ошибок при учете данных.
Повышение прозрачности процесса зачисления и снижение количества жалоб на некорректные конкурсные списки.
Интеграции с существующими в ДВФУ информационными системами

Описание проекта

До перехода на наше программное решение в Дальневосточном федеральном университете (ДВФУ) процесс обработки заявлений и документов абитуриентов был трудоемким и сопровождался многочисленными ошибками. В условиях ежегодного роста числа поступающих университет сталкивался с большой нагрузкой на сотрудников приемной комиссии. Отсутствие полноценной автоматизации бизнес-процессов приемной кампании значительно увеличивало вероятность ошибок и повышало нагрузку на сотрудников. Недостатки в интеграциях с другими системами замедляли в том числе процесс обработки заявок на места с оплатой стоимости обучения, что снижало лояльность абитуриентов. В предыдущие периоды все эти проблемы осложняли работу приемной комиссии и вызывали недовольство со стороны абитуриентов, что в свою очередь негативно сказывалось на репутации университета.

Для решения этих проблем и повышения эффективности работы приемной комиссии руководство ДВФУ приняло решение о внедрении системы автоматизации на базе модуля «БИТ.ВУЗ. Приемная кампания».

В результате ФНЦ Агроэкологии РАН получил инструмент для учета, анализа и контроля научной деятельности.

Решение на базе модуля "БИТ.ВУЗ.Приемная кампания" включало:

Интеграцию с ССПВО: Автоматическая выгрузка и загрузка данных в ССПВО в соответствии со спецификацией, автоматическая смена статусов конкурсных групп заявлений на основании действий операторов в системе. Это особенно актуально при работе с большим количеством абитуриентов, что ранее было сложно контролировать вручную
Интеграцию с ФИС: Автоматическая выгрузка и загрузка данных (ЕГЭ, заявления, приказы) по команде пользователя позволила исключить ручной ввод и свела ошибки в данных к минимуму.
Механизм вступительных испытаний: Внедрение системы учета и автоматизации конкурсных испытаний позволило организовать вступительные экзамены для тысячи абитуриентов одновременно, сократив время обработки результатов и исключив перегрузку сотрудников. Для проведения вступительных испытаний была разработана и внедрена интеграция с LMS TeachBase.
Формирование конкурсных списков и приказов: Автоматизированное формирование конкурсных списков с учетом всех преимуществ абитуриентов (результаты ЕГЭ, олимпиады, льготы) позволило минимизировать риск ошибок и ускорить выпуск приказов о зачислении. Система также поддерживала контроль оплаты договоров на обучение и учета заявок на целевое обучение.
Расчет высших приоритетов: На основании уникальной методики расчета высшие приоритеты рассчитывались практически в режиме реального времени. Затраты на расчет высших приоритетов как с учетом оригиналов документов об образовании, так и без их учета, то есть по двум различным методикам составили 2 мин.
Категории абитуриентов: В 2024 г. прием был организован и проведен в системе по всем уровням образования: бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура, ординатура, СПО по очной и очно-заочной формам обучения. Прием был проведен как для абитуриентов из числа граждан РФ, так и для иностранных граждан, в том числе по квоте Правительства РФ.
Отчетность: Университет получил возможность в реальном времени формировать аналитические отчеты по различным критериям (факультет, форма обучения, финансирование и многим другим). Это улучшило управляемость приемной кампании и дало руководству точные данные для корректировки стратегии в режиме реального времени.

Решение на базе модуля "БИТ.ВУЗ.Приемная кампания" было интегрировано со следующими смежными системами для обеспечения бесперебойного функционирования ДВФУ:

1С:Университет ПРОФ: в части передачи сведений о структуре приемной кампании, перечня и состава конкурсов, физических лиц и их документов, приказов о зачислении и т.д.
БГУ: в части учета договоров на обучение, их оформления, передачи подписанных ЭЦП договоров в ССПВО, получения заявок на заключение договоров из ССПВО и т.д.
Портал ДВФУ: в части публикации конкурсных списков и списков, подавших документы на информационных ресурсах.

Внедрение решения позволило не только улучшить внутренние процессы, но и предоставить ключевые аналитические данные для принятия решений по оптимизации кампании.

Благодаря внедрению системы "БИТ.ВУЗ. Приемная комиссия" ДВФУ не только автоматизировал ключевые процессы приемной кампании, но и значительно повысил прозрачность и управляемость процесса проведения приема и зачисления. Это решение позволило университету сосредоточиться на стратегическом планировании и улучшении взаимодействия с абитуриентами, что стало важным конкурентным преимуществом в условиях роста конкуренции на образовательном рынке.

Результаты проекта

Увеличилась скорость обработки данных, что позволило снизить количество срочных и внеплановых процедур.
Снизилось количество ошибок в учетных данных привело к сокращению жалоб абитуриентов.
Снизилась нагрузка на сотрудников приемной комиссии, что позволило перераспределить их усилия на решение более сложных задач.
Улучшилась точность зачисления: благодаря интеграции с ССПВО и ФИС, заявления, документы абитуриентов и результаты ЕГЭ загружались и обрабатывались с минимальной задержкой, что исключило неточности в расчетах конкурсных баллов.
Повысилась прозрачность процессов: автоматизация позволила своевременно информировать абитуриентов о текущем статусе их заявлений и о конкурсных списках, что повысило доверие к процедуре зачисления.
Ускорение обработки заявлений и других данных абитуриентов. Мы больше не тратим время на ручное сохранение пакетов с документами, так как вся информация интегрируется с ФИС напрямую.
Исключены ошибки при вводе данных благодаря автоматизированной сверке результатов ЕГЭ и других документов.
Сокращено время на формирование приказов о зачислении, что позволило оперативнее завершить приемную кампанию и повысить удовлетворенность абитуриентов.
Оптимизация работы с отчетностью: Автоматические отчеты позволяют получить актуальную информацию о ходе приемной кампании в режиме реального времени, что раньше было трудоемким процессом.

У вас есть похожая задача? Обращайтесь