Клиент
МИРЭА - Российский технологический университет
Информация о заказчике
Московский Технологический Университет (МТУ) готовит специалистов в сфере телекоммуникаций, автоматики, биотехнологий, информационных и компьютерных технологий. Университет возник в результате слияния трех учебных заведений – МИРЭА, МГУПИ и МИТХТ. Вуз сотрудничает с научными учреждениями и промышленными концернами Европы, Японии, Китая, Южной Кореи.
МТУ не только дает глубокие теоретические знания, но готовит специалистов для производства. Студенты разрабатывают технику в конструкторских бюро университета и участвуют в промышленном тестировании изделий на предприятиях. Вуз имеет свою сеть лабораторий и научно-исследовательских центров. Современная материально-техническая база позволяет работать над инновационными проектами.
Университет сотрудничает с высшими учебными заведениями Франции, Германии, Австрии, Швеции, США, Великобритании и других стран. Ведутся совместные исследования. Студенты имеют возможность обучаться в вузах-партнёрах и получать двойные дипломы. В Институте международного образования МТУ учатся студенты из 30 стран. Вуз включен в Ассоциацию инженерных университетов Европы, Международную ассоциацию университетов, Ассоциацию технических университетов России и Китая (АТУРК).
При университете работают курсы подготовки к ЕГЭ, дистанционные подготовительные курсы в МТУ и вечерняя физико-математическая школа.
Цели и задачи проекта
Университету требовалось:- Ускорить согласование документов и обеспечить контроль за этим процессом;
- Автоматизировать работу по составлению документации, свести к минимуму ручной труд;
- Исключить повторный ввод данных и ошибки, связанные с человеческим фактором;
- Предоставить возможность быстрого поиска и распечатки нужных документов из базы данных.
Описание проекта
Работа с документацией в университете выполнялась в бумажном виде. Согласование служебных записок на закупки, договоров, заявок на платежи и других бумаг выполнялось вручную. Документы распечатывались и передавались из рук в руки между согласующими сотрудниками. Это отнимало значительное время, а также повышало риск ошибок, связанных с человеческим фактором. Такая организация работы усложняла контроль за согласованием, поскольку невозможно было оперативно выяснить, на каком этапе находится каждый из документов. Кроме того, сотрудники университета не могли быстро найти и ознакомиться с документом в случае необходимости.
Чтобы ускорить работу с документацией и обеспечить удобство работы с ней, руководство вуза приняло решение автоматизировать систему документооборота. В качестве оптимально подходящего программного решения была выбрана система «1С:Документооборот государственного учреждения». Выполнение внедрения поручили компании «Первый БИТ», в сотрудничестве с которой вуз успешно выполнил несколько проектов.
Новое программное обеспечение было установлено на 40 рабочих местах в договорном отделе и отделе закупок. Создана единая информационная база для хранения всей документации вуза в электронном виде с возможностью систематизации и быстрого поиска по реквизитам и тексту. Специалисты компании-интегратора разработали универсальный процесс согласования, который легко адаптируется для разных подразделений. Налажено согласование документов в электронной форме. Обеспечено хранение полной истории согласования документа. Для удобства и оперативности работы сотрудники получают на почту уведомления о поступлении новой задачи.
Настроено автоматическое формирование документа «Резервирование денежных средств» в процессе согласования служебных записок. В документ переносится вся информация из записки, а также выполняется контроль корректности данных (сумма и реквизиты). Для запуска документа в работу экономисту вуза необходимо лишь дозаполнить форму ввода.
К документам «Договор», «Служебная записка», «Заявка на платеж» пользователь может при необходимости прикрепить различные вложения (файлы). Это позволяет хранить в системе всю необходимую информацию, связанную с документами.
Программа интегрирована с используемой вузом учетной системой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Налажен информационный обмен между продуктами. Это исключает необходимость повторного ввода данных и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Завершенный проект внедрения помог повысить скорость всех рабочих процессов, связанных с обработкой и согласованием документации вуза. Кроме того, многократно ускорен поиск необходимого документа в электронном виде.
Ведется работа по оптимизации процесса заполнения типовых договоров, которая позволит максимально ускорить их согласование. В планах дальнейшего сотрудничества – расширение базы документов, добавление новых форм.
Результаты проекта
- Обеспечено максимально быстрое согласование заявок и договоров;
- Налажен эффективный контроль за процессом согласования;
- Исключено негативное влияние человеческого фактора;
- Минимизирован ручной труд, повышена продуктивность работы специалистов;
- Ускорен поиск необходимых документов в информационной базе.
У вас есть похожая задача? Обращайтесь
Решения применены
Поможем решить ваши задачи в сфере "Образование"
Оставить заявкуДругие внедрения в Образование
Еще кейсы с похожей задачей
В Научном центре психического здоровья было необходимо создать особую систему стимулирования труда научных сотрудников, предполагающую достижение установленных показателей. Основной целью стал переход на эффективный контракт с формированием объективного рейтинга научных сотрудников и научных подразделений.
У вас есть задача?
Ни одна проблема в планировании финансов, управлении персоналом, бухгалтерском учете, организации учебного процесса не останется не разрешенной.