1C:Документооборот государственного учреждения

Движение документов – это своего рода нервная система любого государственного или муниципального учреждения. От того, как организован документооборот зависит атмосфера в трудовом коллективе и выполнение поставленных перед ним задач. Программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения» обеспечит доброжелательные рабочие отношения между сотрудниками и своевременно выполнение ими всех распоряжений руководства учреждения.

С документом – по стандарту!

«1С:Документооборот государственного учреждения» предназначена для автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в трудовых коллективах любой численности и сложности структуры. «1С:Документооборот государственного учреждения» соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Принят Государственной Думой 08.07.2006;
• Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
• ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

 «1С:Документооборот государственного учреждения» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Возможности без ограничения

Базовая платформа «1С:Документооборот государственного учреждения» обладает огромным набором функций, например:

• внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой учреждения или по типам документов;
• ведение учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам;
• регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ о порядке рассмотрения обращений граждан. Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним;
• передача и прием документов посредством МЭДО, который обеспечивает автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010;
• загрузка входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный. Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов;
• встроенная почта предоставляет возможность работать с письмами при помощи полноценного почтового клиента. При этом письма являются такими же учетными единицами, как и входящие и исходящие документы. Имеется дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI;
• настройка и использование автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента;
• использование сертифицированных механизмов ЭП для подписания и шифрования документов и файлов. Электронная подпись позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Специалисты компании «Первый БИТ» готовы настроить «1С:Документооборот государственного учреждения» с учетом особенностей вашего учреждения. Большой опыт внедрения данного продукта у специалистов компании позволит руководителю и сотрудникам трудового коллектива создать неповторимый шедевр программного искусства.

Контроль исполнения

В «1С:Документооборот государственного учреждения» реализован  учет передачи документов должностным лицам и контроль сроков возврата переданных документов. Для этих целей используется журнал передачи, который позволяет отразить передачу документа как сотруднику внутри учреждения, так и внешним корреспондентам. Отчеты по журналу передачи позволяют узнать, у кого находится документ в настоящий момент, а также сигнализирует о нарушении срока возврата.
Так же в «1С:Документообороте государственного учреждения» предусмотрен полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Кроме того в «1С:Документообороте государственного учреждения»  возможно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, – самому директору или его заместителю.

У руководителя все в порядке!

Особое внимание в «1С:Документообороте государственного учреждения» уделено удобству работы с документами руководителем учреждения.
Рабочий стол руководителя позволяет с комфортом решать такие типовые задачи, как согласование, утверждение и рассмотрение, а также контролировать текущие задачи. При этом рабочий стол руководителя оптимизирован для работы на планшетных компьютерах.
Механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и анализировать мероприятия, которые проводятся в учреждении: совещания, собрания, обсуждения, заседания и проч. Поддерживается ведение протокола мероприятия и исполнение решений протокола.
При помощи механизма обсуждений можно организовать общение с коллегами. Это может быть полезно, когда перед составлением документа, например, регламента или инструкции, требуется собрать мнения коллег.
В «1С:Документообороте государственного учреждения» реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

С помощью «1С:Документообороте государственного учреждения» специалисты «Первого БИТа» сберегут вам нервы, помогут мобилизовать ресурсы трудового коллектива и повысить исполнительскую дисциплину!

Кейсы и отзывы

«Первый БИТ» наладил электронный документооборот в Московском технологическом университете. Читать кейс

Благодаря новому программному обеспечению мы избавились от необходимости вести многие сложные процессы вручную. Налажена автоматическая передача данных в «Единую информационную систему» и на торговую площадку «РТС-тендер». Значительно быстрее подготавливается отчетность о работе контрактной службы. Сотрудники бухгалтерии и договорного отдела получили полный контроль за исполнением и оплатой договоров. Выполнение проекта автоматизации заняло всего месяц. Мы благодарим «Первый БИТ» за профессионально и оперативно выполненную работу!

Андрей Горбатюк,
начальник контрактной службы