«Первый БИТ» обеспечил Университету им. Г.В. Плеханова контроль над финансами в 50 филиалах

Клиент

Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова

Информация о заказчике

Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова – один из ведущих вузов страны, который готовит экономистов и специалистов смежных областей. Основанный в 1907 году, университет сочетает отечественную академическую традицию с новейшими подходами к обучению. В структуру университета, помимо головного вуза в Москве, входят 50 филиалов по России и за рубежом. Университет сотрудничает с рядом европейских вузов, что позволяет студентам участвовать в международных образовательных программах, получать двойные и тройные дипломы.

Цели и задачи проекта

• Обеспечить контроль выполнения плана ФХД в головном вузе и филиалах.
• Обеспечить консолидацию отчетности по возросшему числу филиалов без увеличения штата бухгалтерии.
• Снизить издержки на подготовку отчетности. Исключить необходимость командировок бухгалтеров из филиалов в головной вуз для сдачи отчетов.

Описание проекта

В начале 2014 года университет имел три филиала. Однако в 2014-2015 году в его структуру вошли еще три учебных заведения: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, Российский государственный торгово-экономический университет, а также Саратовский государственный социально-экономический университет. Общее число подразделений РЭУ имени Г.В. Плеханова достигло пятидесяти.
Подготовка консолидированной отчетности по всем территориальным подразделениям оказалась затруднена из-за отсутствия единых стандартов обработки данных. В этих условиях головной бухгалтерии было сложно контролировать выполнение плана финансово-хозяйственной деятельности по всем филиалам. Несоблюдение плана было чревато негативными последствиями. При недорасходе денежных средств в одном отчетном периоде вуз получил бы меньше средств в следующем. Перерасход же мог вести к штрафам.
Многие территориальные отделения готовили регламентированную отчетность без средств автоматизации – в электронных таблицах. Внутренние формы документов на местах различались. Каждый филиал отправлял свои отчеты в головную бухгалтерию, где данные приходилось перепроверять и сводить вручную. Наибольших трудозатрат требовала подготовка консолидированной декларации НДС и сводного отчета по потреблению топливно-энергетических ресурсов (ТЭР). Кроме того, чтобы обеспечить участие бухгалтеров из филиалов в подготовке сводной отчетности, университет был вынужден оплачивать их командировки в Москву.
Для снижения издержек и усиления контроля за выполнением ФХД было решено автоматизировать консолидацию отчетности по всем 50 филиалам. В качестве партнера по автоматизации вуз пригласил компанию «Первый БИТ». Специалисты оценили масштаб задачи и предложили обеспечить консолидацию с помощью программы «1С:Свод отчетов». В итоге эта система была внедрена для 50 рабочих мест в бухгалтерии.
На первом этапе работы над проектом были разработаны единые стандарты подготовки отчетности. В программе «1С:Свод отчетов» сформировали перечень отчетных форм, обязательных для сдачи каждым конкретным филиалом. Также были прописаны критерии оценки правильности заполнения отчетов. Данные в некорректном формате к дальнейшей обработке не принимаются. Это снизило число ошибок, связанных с человеческим фактором, и риск искажений в сводной отчетности.
Следующим этапом стала организация обмена данными между филиалами и головной бухгалтерией. Программу «1С:Свод отчетов» интегрировали с системой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (далее — 1С:БГУ). В результаты отчеты, подготовленные филиалами в 1С:БГУ, выгружается через веб-интерфейс в единую базу «1С:Свод отчетов». Далее система обеспечивает внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Обеспечена как проверка текущих отчетов, так и сверка данных по нескольким отчетным периодам.
Контроль осуществляется непосредственно при загрузке отчетов в общую базу. Протокол проверки содержит расшифровку показателей отчетности с их наглядным сравнением в экранной форме отчета. Случайные ошибки в расчетах исключены: все показатели вычисляются по формулам, указанным в протоколе отчета.
Появилась возможность задавать список филиалов и критерии отбора филиалов для консолидации данных. Бухгалтерия головного вуза теперь сама задает алгоритм создания сводного отчета.
Для анализа финансового состояния учреждений программа «1С:Свод отчетов» позволяет формировать аналитические и статистические выборки на основе консолидированных данных. В аналитических выборках можно отбирать и группировать реквизиты отчетов и учреждений. Руководство вуза и структурных подразделений в любой момент имеет доступ к необходимой информации.
Из 1С:БГУ в «1С:Свод отчетов» поступают данные, необходимые для формирования налоговой отчетности, в том числе – сводной декларации по НДС. В программе «1С:Своде отчетов» консолидируются самые объемные разделы декларации НДС - разделы 8-12: Книга покупок, Книга продаж, Дополнительные листы книги покупок, Дополнительные листы книги продаж, Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Консолидированные данные затем выгружаются на сайт ФНС.

Результаты проекта

• Обеспечено точное выполнение плана финансово-хозяйственной деятельности во всех 50 филиалах. Усилен контроль над расходами территориальных подразделений.
• Подготовка сводной отчетности университета ускорилась в 3 раза при сокращении штата бухгалтерии в головном вузе. Ежемесячно экономится 480 человеко-часов.
• Подготовка сводной декларации НДС ускорилась с одного-двух рабочих дней до 10-20 минут.
• Университет больше не командирует бухгалтеров из филиалов в Москву для сдачи отчетности. Локальные отчеты отправляются в общую базу через интернет и консолидируются в головной бухгалтерии вуза.

У вас есть похожая задача? Обращайтесь

Оставить заявку

Решения применены