Инструменты для организации научных конференций в медицинских сообществах

Направление: Вузы Бюджетные учреждения
Компания Первый Бит имеет большой опыт работы с бюджетными организациями в области автоматизации различных бизнес-процессов, в том числе в образовательных и медицинских учреждениях. Разработанное нами решение «Сайт научного медицинского общества» позволяет автоматизировать процесс организации профильных мероприятий для медицинских сообществ и ассоциаций. Решение реализовано в формате веб-сайта научного общества, с возможностью упрощения до сайта мероприятия.

Наша разработка содержит типовой адаптивный шаблон дизайна, который при необходимости в процессе внедрения клиенту может быть изменен в соответствии с его запросом.

На главной странице типового решения предусмотрен блок слайдов с анонсами предстоящих мероприятий, включая дату проведения и адрес, счетчики дней до начала мероприятия, кнопки подачи медицинских тезисов и регистрации участия, а также ленту предстоящих мероприятий, новостной и календарный блок (рис. 1). Выборка мероприятий для анонса осуществляется администратором.

Screenshot 2021-10-18 at 20-40-08 Всероссийское научное общество специалистов.png

Рис.1 Основная страница: анонс мероприятий, новости, календарь мероприятий.

Ряд внутренних страниц подробно освещает деятельность медицинского сообщества, этот блок включает в себя страницы для описания преимуществ членства ассоциации (рис. 2), для публикации необходимых документов и материалов, а также ссылок. Набор страниц может быть дополнен и изменен в соответствии с потребностями заказчика.

Screenshot 2021-10-20 at 11-42-59 Действительные члены научного общества.png

Рис. 2 Члены научного сообщества.

Рассмотрим основные задачи, которые стоят перед медицинскими сообществами и ассоциациями при организации и проведении мероприятий, и решения этих задач на основе данной программной разработки нашей компании.

Задача:

Автоматизация регистрации членов общества и участников мероприятия.

Решение:

Регистрация новых пользователей на сайте осуществляется через простую форму ввода основных данных (электронная почта, пароль, контроль автозаполнения) (рис. 3).

Личный кабинет пользователя/участника включает полную анкету с персональными данными (рис. 4). Анкета позволяет избежать повторного заполнения данных участников мероприятия и членов научного общества. Помимо этого, реализован реестр членов общества с оплатой взносов (включая вступительные разовые и ежегодные членские взносы). Личный кабинет пользователя также содержит разделы с поданными тезисами, докладами, историей заказов/оплат, календарем и подписками на почтовые рассылки.

Системой предусмотрена регистраций компаний на мероприятие, подача ими заявок на размещение своего стенда или на рекламное участие. Компания имеет возможность оплатить подачу тезисов в том случае, если это предусмотрено мероприятием, оплатить членский взнос или осуществить спонсорские оплаты за участников (рис. 5, 6, 7).

Screenshot 2021-10-18 at 20-40-44 Авторизация.png

Рис. 3 Авторизация и регистрация на сайте.

Screenshot 2021-10-18 at 20-41-16 Профиль пользователя.png

Рис. 4 Персональные данные.

Screenshot 2021-10-20 at 11-44-58 Регистрация компании на мероприятие.png

Рис. 5 Регистрация компании на мероприятие.

Screenshot 2021-10-20 at 11-54-52 Заявки на партнерство.png

Рис. 6 Заявки на партнерство.

Screenshot 2021-10-20 at 11-54-29 Оплата взносов за участников.png

Рис. 7 Оплата взносов за участников.

 

 

Задача:

Регистрация научных тезисов на мероприятие.

Решение:

Подача пользователями тезисов осуществляется через раздел личного кабинета. Для оптимизации процедуры заполнения данных, системой предусмотрен встроенный поиск по справочнику организаций. Все поля формы проходят автоматическую проверку, что исключает их некорректное заполнение. Указывается научная секция, в которую подается тезис, и вводятся данные тезиса. При этом предусмотрена возможность указания как докладчика, так и соавторов в неограниченном количестве (в том числе из сторонней организации) (рис. 8, 9). В процессе указания заголовка и текста тезиса автоматически проверяется и указывается количество знаков (параметры при необходимости задаются в настройках). При вводе текста тезиса есть возможность подключения визуального редактора для форматирования и типографа, что позволяет облегчить работу редактора при дальнейшей публикации материалов.

После регистрации тезису присваивается номер, к тезису привязывается наименование мероприятия, секции, форма доклада и докладчик. После отправки тезис сохраняется в личном кабинете, с возможностью последующего редактирования и печати участником (рис. 10).

Screenshot 2021-10-18 at 20-41-46 Регистрация тезиса на мероприятие.png

Рис. 8 Регистрация тезиса.

Screenshot 2021-10-18 at 20-41-57 Регистрация тезиса на мероприятие.png

Рис. 9 Регистрация тезиса. Данные тезиса.

Screenshot 2021-10-18 at 20-42-59 Тезисы.png

Рис. 10 Тезисы.

Задача:

Предоставление информации о мероприятии. Формирование интерактивной программы.

Решение:

Страница «Мероприятия» содержит набор внутренних страниц (которые могут быть созданы администратором сайта автоматически), при необходимости - интерактивную программу мероприятия (рис. 11), включающую дату и время проведения, залы, доклады, модераторов мероприятия, печатную форму пропуска, фотоотчеты и др.

Screenshot 2021-10-18 at 20-43-53 Шестой Всероссийский Съезд специалистов.png

Рис. 11 Интерактивная программа.

Задача:

Автоматизация работы организационного комитета мероприятия.

Решение:

Учетные записи членов оргкомитета создаются администратором с возможностью разделения прав доступа и администрированием сотрудником оргкомитета одного или нескольких мероприятий.

Через личный кабинет сотрудник организационного комитета может осуществлять:

- управление поданными на мероприятие научными тезисами, включая их редактирование, смену статуса (принят, отклонен, отправлен на доработку, изменен), распечатку;

- формирование докладов мероприятия на основе поданных тезисов;

- составление интерактивной программы мероприятия (рис. 12). Процесс осуществляется через составление списка секционных заседаний и добавление к этому списку сохраненных тезисных докладов из базы данных мероприятия, с указанием продолжительности каждого доклада, что позволяет автоматически рассчитывать в сетке программы продолжительность каждого секционного заседания. Системой также предусмотрено добавление в программу обсуждения докладов и, при необходимости, докладов без тезиса. Далее из секционных заседаний формируется расписание мероприятия по дням и залам, с указанием времени, и включением дополнительных событий (обеденный перерыв, кофе-брейк, фотосессии и т.д.) (рис. 13);

- формирование отчетов по поданным тезисам (список авторов, краткий/полный библиографический список тезисов), что позволяет оптимизировать дальнейшую работу по созданию публикаций;

- оперировать списками участников мероприятий.

Screenshot 2021-10-18 at 20-46-42 Составление программы мероприятия_01 коротк.png

Рис. 12 Составление программы мероприятия для оргкомитета.

Screenshot 2021-10-18 at 20-47-01 Составление программы мероприятия_коротк.png

Рис. 13 Интерактивное расписание.

 

Задача:

Администрирование мероприятий научного общества.

Решение:

Панель управления параметрами мероприятия (рис. 14) позволяет осуществлять:

- ввод и редактирование основных данных (наименование, адрес, организатор, место проведения);

- публикацию анонсов;

- необходимые настройки (в том числе указывать URL трансляции, стример трансляции, виды докладов, численность групп участников и оргкомитета, список платежных систем с возможностью подключения оплаты картами);

- установку диапазонов дат для регистрации участия, приема тезисов и проведения мероприятия;

- ввод детального описания мероприятия, в том числе с использованием визуального редактора;

- размещение информации о партнерах и спонсорах, прием заявок на партнерство и на экспозиции;

- регистрацию дополнительных услуг (гала-ужины, портфели участников и т.д.)

- ограничения по приему тезисов;

- утверждение интерактивной программы.

Screenshot 2021-10-20 at 11-55-34 Мероприятия Мероприятие Шестой Всероссийский Съезд специалистов - Редактирование - Конфер[...].png

Рис. 14 Панель управления параметрами.

В системе предусмотрена организация почтовых рассылок, как автоматическая (при регистрации на мероприятие, работе с тезисами), так и рассылка из панели администрирования через специальный модуль рассылок, который позволяет создавать письма, сегментировать участников тех или иных мероприятий (рис. 15 и 16). Отправка осуществляется как через почтовый сервис заказчика, так и через коммерческий почтовый сервис рассылки или SMS шлюз.

Помимо этого, предусмотрена возможность размещения отчетной фотогалереи по каждому мероприятию (рис. 17).

Screenshot 2021-10-20 at 11-55-59 Добавление выпуска - Конференции.png

Рис. 15 Список рассылок.

Screenshot 2021-10-20 at 11-56-20 Список рассылок - Конференции.png

Рис. 16 Редактор рассылки.

Screenshot 2021-10-18 at 20-40-34 IX Всероссийский съезд - доклады.png

Рис. 17 Фотогалерея мероприятия.

«Сайт научного медицинского общества» представляет собой модульное решение, что позволяет модифицировать, расширять и дорабатывать его при необходимости с учетом особенностей вашей организации. Система построена на платформе 1С-Битрикс и имеет удобный административный интерфейс.

В стоимость решения входит обучение работе с программным продуктом, а также мы осуществляем консультирование по приобретению и внедрению нашего программного продукта.