Эффективное управление колледжем и техникумом с решением 1С:Колледж

Направление: Вузы Бюджетные учреждения

Программные решения 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ содержат удобный функционал, позволяющий автоматизировать многие процессы управления колледжем или техникумом. Благодаря тому, что данное программное решение разработано на платформе 1С, осуществляется успешная интеграция с базами данных других программных продуктов на основе 1С.

Задачи, которые можно решить с помощью программного решения 1С:Колледж:

Задача:

Автоматизация рабочих мест сотрудников.

Решение:

С помощью систем 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ возможна автоматизация широкого списка рабочих мест, включая полный цикл приемной комиссии (от работы по приему заявок абитуриентов, обмена данными с ФИС, и до процесса зачисления), а также рабочих мест учебно-методического отдела (работа с планами, нагрузкой, студентами, выписка справок, оформление приказов, контроль успеваемости и посещаемости) с учетом всех аспектов учебного процесса образовательного учреждения.

1С:Колледж обеспечивает автоматизацию рабочих мест следующих должностей:

- директор;

- председатель приемной комиссии;

- заведующий отделением и его секретарь;

- заведующий учебной частью и его секретарь;

- методист;

- заведующий кафедрой (ПЦК, ЦМК);

- куратор (мастер);

- зам. директора по воспитательной работе и его секретарь;

- специалист отдела кадров;

- зам. директора по производственному обучению и его секретарь;

- зам. директора по методической работе;

- социальный педагог;

- председатель стипендиальной комиссии;

- бухгалтер по расчетам со студентами;

- ответственный за качество;

- медработник;

- преподаватель;

- комендант общежития;

- зам. директора по АХО;

- информационный киоск;

- секретарь директора;

- ответственный за охрану труда;

- руководитель ПО;

- менеджер ПО;

- преподаватель ПО.

Задача:

Учет посещаемости.

Решение:

Программные продукты 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ позволяют производить учет посещаемости, осуществляя ведение как неоперативного, так и оперативного учета.

Неоперативный учет:

- осуществление контроля пропусков ответственным сотрудником (ежедневное заполнение данных вручную), получение сводной месячной отчетности.

Оперативный учет:

- учет посещаемости с использованием интегрированной системы (СКУД), когда информация о визите студента в учреждение записывается и автоматически загружается в систему, данные в отчет о посещаемости обучающихся поступают из самой пропускной системы. Этот вид учета обеспечивает более оперативную передачу информации в базу данных для последующего анализа.

Задача:

Учет успеваемости.

Решение:

Программа обеспечивает учет успеваемости в контрольных точках (срезы знаний), формирование необходимых документов, ведомостей, направлений на пересдачу. Программой предусмотрены различные шкалы оценок (зачет/не зачет, цифровые, с возможностью настройки для конкретного вида нагрузки). При этом информацию об успеваемости студент может посмотреть через информационный кисок, или на сайте колледжа, используя выгруженные из учетной системы данные. По поступившим данным о посещаемости формируется анализ задолженности, сводные ведомости, а также необходимые отчеты по успеваемости.

Помимо этого, системой предусмотрено ведение Электронного журнала со следующими функциональными особенностями:

- форма аналогична бумажному классному журналу;

- автозаполнение на основе оперативного расписания и рабочих программ преподавателя;

- поддерживается распределение учебных групп на группы и подгруппы;

- введение до 5 оценок различных видов в рамках одного занятия (например, за устный ответ, письменную работу и т.д.);

- учет посещаемости занятий и учет опозданий;

- календарно-тематическое описание занятий и рабочие программы;

- дополнительные занятия (консультации и самостоятельная работа);

- система замечаний по ведению журналов;

- разделение доступа к информации на основе системы ролей;

- информация о классном руководстве и запланированной нагрузке.

Журнал заполняется преподавателем, доступ к данным по закрепленным группам и расписанию осуществляется через учетную запись (логин/пароль).

Задача:

Формирование итоговых документов.

Решение:

Для формирования итоговых выпускных документов в системе 1С:Колледж предусмотрены удобные функциональные возможности, позволяющие осуществлять:

- утверждение тем дипломов;

- формирование состава Государственной Экзаменационной Комиссии (ГЭК);

- учет протоколов работы ГЭК;

- анализ результатов работы ГЭК;

- подготовку и проверку данных для дипломов и академических справок;

- печать диплома, приложения к диплому в том числе на бланках Гознака РФ.

Задача:

Автоматизация учебной части, формирование расписания.

Решение:

Раздел «Учебная часть» программы 1С:Колледж позволяет:

- работать с государственными стандартами учебных планов;

- осуществлять планирование учебного процесса и распределение нагрузки, планирование учебной нагрузки заведения (ЦМК, ПЦК), преподавателя;

- учет фактического выполнения учебной нагрузки (данные передаются из Электронного журнала или вводятся из специальных документов);

- планирование календарного графика обучения.

На основании введенных данных по нагрузке на кафедру и на преподавателей заполняется форма Расписание, распределяются занятия по группам, а также происходит контроль и минимизация коллизий и пересечений по преподавателям и группам (рис. 1 и 2).

Доступ студентов к расписанию осуществляется через информационный киоск.

01 Screenshot_RASP na datu 5-1.jpg

Рис. 1 Расписания на дату.

02 Screenshot_ RASP na datu 6.jpg

Рис. 2 Расписание на дату. Учебная группа.


Модуль Расписание позволяет осуществлять:

- ввод и хранение неограниченного количества вариантов расписаний звонков;

- ввод и хранение действующего шаблона расписания с контролем правильности;

- полуавтоматическое создание расписания;

- формирование ежедневного расписания автоматически по данным шаблона или вручную с учетом замен и привязкой расписания звонков;

- информационную рассылку ежедневного расписания;

- формирование печатных форм на конкретную дату (имеет гибкую систему настроек) (рис. 3).

03 Screenshot_RASP na datu uch gr 7.jpg

Рис. 3 Расписание на дату. Печатная форма.

Задача:

Составление рабочих программ. Кураторы.

Решение:

Программное решение 1С:Колледж позволяет вести рабочие программы дисциплин, формировать печатные формы, составлять тематический план к рабочей программе, импортировать тематическое планирование из документов формата Excel (используется специальный шаблон) (рис. 4).

04 Screenshot_rab progr 10.jpg

Рис. 4 Рабочие программы.

В системе предусмотрено автоматизированное рабочее место (АРМ) куратора курса со следующими возможностями:

- назначение и учет кураторов;

- планирование и проведение родительских собраний куратором;

- подготовка куратором характеристик студентов;

- учет общественных поручений студентов;

- списки групп, списки отчисленных;

- дополнительная информация о студентах;

- дни рождения;

- представления на стипендию и материальную помощь;

- анализ успеваемости (текущая и итоговая).

Задача:

Автоматизация канцелярии, работа с входящими и исходящими документами.

Решение:

Раздел «Канцелярия» предназначен для организации автоматизации коллективной работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Работа с входящими документами подразумевает:

- регистрацию их секретарем;

- ознакомление с документом адресата;

- наложение резолюций и назначение исполнителей (в том числе просто расширение числа ознакомленных);

- исполнение поручений;

- контроль исполнения.

Работа с исходящими документами:

- создание проекта документа;

- согласование;

- утверждение;

- регистрация;

- правка.

Задача:

Информирование студентов и сотрудников с помощью информационного киоска.

Решение:

Доступ к актуальной информации для студентов и сотрудников образовательного учреждения можно организовать с помощью информационных киосков. Информационный киоск может быть организован в формате постамата или дисплея, с доступом для сотрудников и студентов через логин/пароль (рис. 5 и 6).

Обработка «Информационный киоск» программного продукта 1С:Колледж позволяет организовать доступ студентов:

- к расписанию (рис. 7);

- к успеваемости;

- к посещаемости;

- к рейтингам (рис.8).

05 Screenshot_inf kiosk 12.jpg

Рис. 5 Информационный киоск.

06 Screenshot_inf kiosk log.jpg

Рис. 6 Информационный киоск. Авторизация.

07 Screenshot_inf kiosk rasp 14.jpg

Рис. 7 Информационный киоск. Расписание.

08 Screenshot_reit15.jpg

Рис. 8 Информационный киоск. Рейтинги.

Задача:

Интеграция с базами данных.

Решение:

Программное решение 1С:Колледж позволяет осуществлять интеграцию с различными базами данных программных продуктов на основе 1С (рис. 9):

- импорт кадровой информации из 1С:Зарплата и управление персоналом (применяется для хозрасчетных организаций), 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения и 1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения;

- обмен в части расчетов со студентами с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0;

- загрузка РУП из UpSPOGosInsp;

- выгрузка информации о студентах и РУП в 1С:Библиотека (для расчета книгообеспеченности);

- выгрузка в 1С:Образовательная организация;

- выгрузка расписания, информации о посещаемости и успеваемости студентов, ходе приемной кампании на сайт колледжа;

- веб-сервисы электронного журнала и подачи заявлений абитуриентов;

- интеграция с ФИС (ГИА и прием, Контингент, ФРДО);

- универсальная интеграция с Системами Контроля Управления Доступом (СКУД);

- информационный киоск;

- информационная открытость (выгрузка на сайт).

09 Screenshot_integr 11.jpg

Рис. 9 Интеграция с базами данных.

Задача:

Привлечение абитуриентов.

Решение:

Программой предусмотрено отслеживание активности абитуриентов, анализ эффективности приемной кампании, отслеживание воронки продаж для оптимизации маркетинговых затрат и увеличения эффективности работы по привлечению абитуриентов (рис. 10).

10 Screenshot_ privlechen ab.jpg

Рис. 10 Привлечение абитуриентов.

Задача:

Автоматизация приемной комиссии.

Решение:

Программный продукт 1С:Колледж охватывает весь цикл необходимых мероприятий по проведению приемной кампании в колледже: от приема заявлений, проведения вступительных испытаний, составления экзаменационных ведомостей, ведения личного кабинета абитуриента, контрактов на обучение, до составления необходимых рейтингов и отчетов (рис. 11).

11 Screenshot_ priemn kom1.jpg

Рис. 11 Приемная комиссия.

Задача:

Учет движения контингента.

Решение:

Автоматизация движения контингента в системе осуществляется при помощи приказов. Для учета движения контингента в программе предусмотрен раздел «Отделения», включающий в себя данные по контингенту (приказы, справки, контракты), информацию по воинскому учету, академические отпуска, архивные данные и необходимые формы отчетности (рис. 12).

Для удобства работы с информацией в системе предусмотрены специальные подразделы («рабочий стол», «мастер») позволяющие оптимизировать поиск необходимых справочных данных и формирование документов в рамках раздела (рис 13 и 14).

12 Screenshot_ dv konting2.jpg

Рис. 12 Движение контингента. Отделения.

13 Screenshot_rab stol voin3.jpg

Рис. 13 Рабочий стол «Воинский учет».

14 Screenshot_master dosie4.jpg

Рис. 14 Мастер «Досье студента».

Задача:

Организация производственного и профессионального обучения.

Решение

Информация по производственному обучению фиксируется в разделе «Производственное обучение». Раздел включает в себя календарные графики, учет контрагентов (компаний, где студенты проходят практику), приказы, отчеты студентов по практике (рис. 15). На основе информации данного раздела создается отчетность и возможно проведение аналитики по полученным отчетным данным.

15 Screenshot_proizv obuch.jpg

Рис. 15 Производственное обучение.

Данные по профессиональному обучению фиксируются в разделе «Профессиональное обучение» (рис. 16). В разделе содержится информация по программам обучения и разрядам, планированию (документы, комиссии, приказы, расписания курсов), набору (заявки на курсы, договора, счета на оплату, контрагенты), данные по ценообразованию, движению слушателей, а также различные отчеты.

16 Screenshot_prof obuch 9.jpg

Рис. 16 Профессиональное обучение.

Кроме того, в 1C:Колледж присутствуют следующие модули.

«Методическая работа». Позволяет вести учет работы сотрудников (планы сотрудников, отслеживание выполнения работ и их виды, оценка работ, проведение конкурсов и т.д.).

«Кадровый учет». Отслеживание данных по кадровому составу (кадровые перемещения, приказы о назначении, увольнения, категории работников, ученые степени) и формирование отчетности на основе этих данных.

«Квалификация сотрудников». учет повышения квалификации, аттестации.

«Охрана труда». Обучение по охране труда, прохождение медицинского контроля.

«Воспитательная работа». Включает в себя данные о поощрениях, наказаниях, планы работ кружков и секций, спортивно-культурных объединений, формирование рейтингов и отчетов.

«Общежитие». Учет жильцов, приказы на заселение/выселение, расчеты, резервирование комнат, фонды ввода в эксплуатацию и т.д.

«Социальный учет». Постановка студентов на социальный учет, приказы, отчеты.

«Стипендия и материальная помощь». Приказы стипендиальной комиссии, приказы о профсоюзе, материальная помощь, расчеты, стипендия (виды, приказы, шкала академических стипендий), отчеты, сводные ведомости и т.д.

«Расчет за платное обучение». Договора, ставки оплаты, начисления за услуги студентам, отчеты. Для получения данных по оплатам из бухгалтерии в разделе предусмотрен обмен данными с сервисом 1С:БГУ.

«Управление качеством». Аудиты, работа с жалобами, оценка качества, отчетность.

«АХО» (административно-хозяйственный отдел) включает в себя заявки на работы, планы и регламенты работ, отчеты.

«Трудоустройство». Заявки на трудоустройство, резюме, прогнозы трудоустройства, контрагенты, трудоустройство выпускников, банк вакансий.

«Медицинский кабинет». Медосмотры студентов, виды и категории инвалидности, данные по обучающимся с ограниченными возможностями, группы здоровья, анализ медицинского контроля, отчетность.

«Мероприятия». Планирование и проведение мероприятий, виды и типы мероприятий, план-фактный анализ мероприятий, дополнительные отчеты.

«Материальная база». Имущественные поступления и перемещения, инвентаризация.

«Анкетирование». Шаблоны анкет, назначения опросов, анализ и отчетность по анкетированию.

Внедряемые компанией Первый Бит программные продукты 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ охватывают основные задачи управления колледжем и техникумом, а также позволяют повысить эффективность работы сотрудников и оптимизировать взаимодействие с обучающимися.


Ознакомиться с решением "1С:Колледж" и заказать демо-доступ здесь

Ознакомиться с решением "БИТ.Расписание для колледжей" и заказать демо-доступ здесь

Ознакомиться с решением "БИТ.Личный кабинет абитуриента" и заказать демо-доступ здесь