Эффективное управление институтом дополнительного профессионального образования

Направление: Вузы Бюджетные учреждения

Подсистема ДПО (Дополнительного Профессионального Образования) – одна из подсистем нашего программного продукта БИТ.ВУЗ.

БИТ.ВУЗ состоит из пяти подсистем: четыре подсистемы высшего образования и отдельная подсистема для автоматизации дополнительного профессионального образования.

Подсистема ДПО включает в себя все необходимые объекты, позволяющие провести слушателя через весь цикл обучения - от создания и зачисления слушателя до аттестации, отчисления, оформления выходных документов.

Помимо этого, в подсистему ДПО входят несколько объектов для ведения нагрузки (плановой и фактической) и расписание.

Подсистему ДПО можно приобрести как отдельно, так и вместе с другими подсистемами. Приобретение ДПО вместе с другими подсистемами позволяет создать единую взаимосвязанную структуру обмена и хранения данных высшего образовательного учреждения.

Рассмотрим подробнее подсистему ДПО, её функциональные возможности, проблемы и задачи, которые она позволяет решить (рис. 1).

001осн задачи.jpg

Рис. 1 Основные задачи.

Проблема:

Учет программ и составление учебных планов

Решение:

Для зачисления слушателей в подсистеме ДПО используется раздел «Программы ДПО», где программы обучения автоматически уже отсортированы по активным и архивным (рис. 2-5), а также используются гибкие настройки списков (к примеру, группировка программ может осуществляться по количеству часов, или по иному параметру).

002 программы дпо арх и актив index01.jpg

Рис. 2 Программы обучения ДПО.

002 программы дпо арх и актив index02.jpg

Рис. 3 Программы обучения ДПО - статус программ.


Для каждой дисциплины могут быть указаны свои формы контроля, при этом суммы часов вычисляются автоматически. Также программой предусмотрено создание печатных форм с введёнными данными по программам обучения, а также данными учёта посещаемости, занятий, расписания.

003_программа карточка программы .jpg

Рис. 4 Программы обучения. Карточка программы.

004_программа учебный план.jpg

Рис. 5 Программы обучения. Учебный план.

Проблема:

Учет слушателей.

Решение:

Для оптимизации учета слушателей программой предусмотрены подразделы «Физическое лицо» и «Слушатель», что позволяет не дублировать персональные данные в случае, если слушатель обучается в учреждении повторно (рис. 6 и 7).

В разделе «Документы физических лиц» вводится информация о необходимых документах с указанием типа документа (паспорт, документы об образовании и т.д.) с возможностью настроить список реквизитов, использующихся в данном документе.

В карточку «Слушатель» базовая информация автоматически добавляется из раздела «Физическое лицо». Вкладка «Документы слушателя» позволяет увидеть все приказы, документы и договоры, привязанные к слушателю. Раздел «Сводные данные» позволяет увидеть, по какому договору слушатель обучается в данный момент, на какой кафедре и форме обучения.

005 учет слушат - физич лицо.jpg

Рис. 6 Учет слушателей – физическое лицо.

006 учет слушат - слушатель.jpg

Рис. 7 Учет слушателей – Слушатели.

Проблема:

Варианты интеграции.

Внесение данных (паспортные данные, информация об образовании, контактные данные и т.д.) в систему из внешних источников.

Решение:

Наша компания имеет большой опыт по интеграции программного продукта БИТ.ВУЗ и его подсистемы ДПО, и может предложить различные варианты интеграции.

Интеграция с личным кабинетом, CRM-системами. Информация попадает в базу данных после введения слушателем в личном кабинете, нет необходимости повторного внесения данных. Личный кабинет может быть как создан с нуля, так и повторно использован уже существующий на стороне клиента.

Интеграция с другими блоками БИТ.ВУЗ. Данные о физлице уже есть в системе, нет необходимости повторного введения информации.

Возможен ручной ввод физлиц; загрузка списком из имеющихся файлов открытых форматов.

Проблемы:

Создание договоров.

Отслеживание оплат, интеграция данных с бухгалтерией.

Решение:

В подсистеме ДПО обеспечено ведение взаиморасчетов со слушателями:

- ведение договоров слушателей (как индивидуальных, так и групповых, с физическими или юридическими лицами);

- отчетность по выполнению финансовых обязательств слушателя перед институтом ДПО, отражение факта оплаты по договору в карточке слушателя.

Для создания договоров в подсистеме ДПО предусмотрен специальный раздел «Договор слушателя» (рис. 8 и 9). В карточке договора указывается базовая информация (дата заключения договора, номер, плательщик/заказчик, тип договора, сумма договора, график оплаты и т. д.). Предусмотрены различные типы договоров в том числе для слушателей, обучающихся на бюджетной основе. Помимо этого, возможно создание групповых договоров, а также отслеживание графика оплат, с разделением на этапы и отчетностью по задолженностям.

007 договор слушателя_1.jpg

Рис.8 Договор слушателя.

008 договор слушателя_2.jpg

Рис.9 Договор слушателя – график оплат.

Документ «Регистрация оплат и возвратов» позволяет фиксировать информацию по оплатам (указываются данные слушателя, плательщика, сумма оплаты). Информация по задолженностям по оплате содержится в соответствующем разделе «Отчеты ДПО» (рис. 10 и 11).

009 - регистрация оплат и возвратов З .jpg

Рис. 10 Регистрация оплат и возвратов.

010 задолженность по опл index.jpg

Рис. 11 Задолженность по оплате.

Для оптимизации процесса обмена данными возможна интеграция подсистемы ДПО с бухгалтерией (в том числе БИТ.Расчеты со студентами). Интеграция осуществляется путем передачи:

- данных по договорам (номера, графики платежей, контрагенты);

- информаций об оплатах.

Проблема:

Учет слушателей.

Интеграция приказов с документооборотом.

Решение:

Для учета слушателей (зачисление/отчисление, движение контингента) в подсистеме ДПО предусмотрен документ «Приказ по слушателям» (рис. 12, 13 и 14). В приказе о зачислении содержатся основные данные учета (форма обучения, программа, факультет, группа и т.д.), включая назначение приказа (настраивается индивидуально), вид приказа, состояние (учится/отчислен), статус приказа. При этом приказ вступает в силу только после установки статуса «проверен».

Помимо этого, предусмотрено создание печатных форм. Настраивать печатные формы можно в пользовательском режиме, без необходимости внесения изменений в конфигурацию (рис. 15 и 16).

011 приказ по слушателям создание_ .jpg

Рис. 12 Приказ по слушателям.

012 приказ по слушателям - назначение приказов дпо.jpg

Рис. 13 Назначение приказов ДПО.

013 Назначение приказов- приказ по слушателям.jpg

Рис. 14 Назначение приказов. Зачисление.

014 настройка печат формы приказов дпо.jpg

Рис. 15 Настройка печатной формы приказа ДПО.

015 приказ печатная форма.jpg

Рис. 16 Приказ ДПО печатная форма.

Интеграция с документооборотом осуществляется для получения следующих данных из документооборота:

- статус приказа, согласование (рис. 17);

- дата и время подписания;

- ответственные лица;

- печатная форма.

 

016 приказ по слушателям_.jpg

Рис. 17 Приказ по слушателям – согласование.

 

Проблема:

Отчеты, успеваемость.

Ведомости аттестации, интеграция с LMS-системами.

Решение:

Раздел «Отчеты ДПО» содержит гибко настраиваемый отчет «Список слушателей», который отображает информацию по слушателям (договор, программа, факультет и кафедра, форма обучения, группа, состояние) с возможностью объединять слушателей в группы по любому заданному параметру. Помимо этого, предусмотрена отчетность по форме «ПО» и «1-ПК» (рис. 18). Актуальность форм отчетов поддерживается в соответствии с ежегодными обновлениями.

017 отчет 1-пк index.jpg

Рис. 18 Отчеты ДПО печатная форма 1-ПК.

Ведение успеваемости слушателей реализуется следующей функциональностью:

- формирование и назначение слушателям учебных планов, с возможностью ввода дисциплин по выбору;

- формирование ведомостей по сдаваемым дисциплинам;

- учет итоговой аттестации.

В разделе «Ведомости промежуточной аттестации» указывается программа, по которой проходит аттестация, дисциплина и форма контроля (указываются только формы контроля, привязанные к данной дисциплине), а также преподаватель, проводящий аттестацию. Интерфейс данного раздела позволяет быстро получить информацию по слушателям, обучающимся на данной программе, без необходимости дополнительного ввода данных, а также создавать печатную форму ведомости (рис. 19 и 20).

018 успеваемость - ведомость промежуточной аттест.jpg

Рис. 19 Успеваемость. Ведомость промежуточной аттестации.

019 ведомость промежуточной аттест печт форма.jpg

Рис. 20 Ведомость промежуточной аттестации печатная форма.

Итоговая аттестация включает в себя данные:

- По выпускным работам (документ «Утверждение тем выпускных работ»).

- Приказ об утверждении состава аттестационной комиссии.

- Приказ о допуске к итоговой аттестации (список допущенных слушателей).

- Протокол итоговой аттестации.

- Ведомость итоговой аттестации (фиксация полученных оценок).

- Выходной документ ДПО (рис. 21, 22, 23).

020 выходн документ подготовка index_11.jpg

Рис. 21 Выходной документ подготовка.


021 выходной документ создание .jpg

Рис. 22 Выходной документ создание.


023 выходной документ создание .jpg

Рис. 23 Выходной документ создание.

Формирование печатных форм осуществляется на основе указанных данных и имеет гибкие настройки для редактирования (раздел «Настройки печатной формы» и пользовательские шаблоны «Выходной документ ДПО»), что позволяет формировать корректные печатные формы для разного типа печатной техники (рис. 24).

023 выходной документ печать .jpg

Рис. 24 Выходной документ формирование печатной формы.

Помимо этого, подсистема ДПО позволяет формировать необходимую отчетность для предоставления руководству и в проверяющие органы (рис. 25 и 26).

22 отчетн впров орг_2.jpg

Рис. 25 Отчеты ДПО.

023 отчетно в пр орг.jpg

Рис. 26 Отчеты ДПО успеваемость

Интеграция с LMS-системами

LMS Moodle — это информационная система для организации электронного обучения, проведения тестирований, экзаменов, лекций, семинаров, создания форумов и чатов и решения широкого круга задач. Наша компания имеет большой опыт выгрузки данных в Moodle, в частности данных по слушателям и сдаваемым дисциплинам. При этом обратно из LMS мы можем получать информацию о том, как именно эти дисциплины были сданы и создавать ведомости на основании информации полученной из LMS-системы без необходимости дублирования данных (рис. 27).

026.jpg

Рис. 27 Обмен данными.

 

Проблема:

Учет и планирование нагрузки.

Решение:

Фиксация плановой нагрузки в подсистеме ДПО осуществляется блоком документов раздела «Планирование нагрузки ДПО» – «Нормы времени нагрузки (ДПО)». В подсистеме ДПО предусмотрена возможность для каждого вида нагрузки определять, по какой формуле будет производиться расчёт нагрузки на преподавателя, а также задавать коэффициент норм и менять его сохранением истории (рис. 28). Можно спланировать объединение групп слушателей в потоки, а также выделять подгруппы слушателей с изменением количества человек в подгруппе (рис. 29).

024 планирование нагрузки ппс -.jpg

Рис. 28 Планирование нагрузки ППС.

025 планирование нагрузки ппс, формирование потоков .jpg

Рис. 29 Планирование нагрузки ППС, формирование потоков.

Можно рассчитать плановую нагрузку каждой кафедры на основании введенных УТП и сформированных потоков с учетом формул для каждого вида нагрузки (рис. 30).

026 Расчет нагрузки кафедры.jpg

Рис. 30 Расчет нагрузки кафедры.

Также возможно планово распределить нагрузку кафедр между преподавателями кафедры, а также преподавателями других кафедр, либо учесть нагрузку на вакантном месте ещё не принятого на работу преподавателя.

Можно разделять нагрузку между несколькими преподавателями, при этом программа не даст разделить большее количество часов, чем запланировано (есть исключения) (рис. 31).

030 Распределение нагрузки на преподавателей.jpg

Рис. 31 Распределение нагрузки на преподавателей.

Помимо этого, есть возможность отмечать фактическое выполнение нагрузки на преподавателя в расписании, а также заменить преподавателя на занятиях в случае болезни или по другим причинам (рис. 32).

Расписание группы – основной документ, в котором содержится базовая информация (группа, факультет, специальность, форма и год обучения, дни недели, план звонков, преподаватель и т.д.).

031 расписание.jpg

Рис. 32 Расписание группы.

Также есть возможность анализировать расхождения плановой нагрузки преподавателя и фактической. В отчетах есть возможность отследить помесячное выполнение нагрузки, а также отслеживать в каком именно месяце превышена штатная нагрузка преподавателя, в этом случае для него устанавливается почасовая нагрузка (рис. 33).

033 План-фактный анализ нагрузки.jpg

Рис. 33 План-фактный анализ нагрузки.

Документ «Бронирование помещений под неучебные цели» позволяет зафиксировать аудиторию/помещение на определённое время (рис. 34). Документ «Неучебные мероприятия обучающихся» позволяет указать группу обучающихся без необходимости бронировать помещение для этих целей.

032 Внеучебные мероприятия.jpg

Рис. 34 Внеучебные мероприятия.

При заполнении документов для бронирования помещений системой автоматически осуществляется контроль за вместимостью аудитории, а при бронировании в разных корпусах системой осуществляется временной контроль, во избежание коллизий в расписании. После заполнения расписания возможно создание печатной формы.

Интеграция данных о нагрузки с кадровыми базами осуществляется путем передачи информации о плановой и фактической нагрузке, а также данных о преподавателях. Наша компания имеет опыт осуществления обмена данными через веб-сервисы, файловые системы, REST шлюзы, брокеры сообщений и т.д.

Требования к автоматизированной системе «БИТ.ВУЗ.ДПО»

В качестве основы для работы подсистемы требуется:

- наличие 1С сервера версии 8.3 и официальной лицензии для него;

- наличие клиентской версии 1С и лицензии для него;

- сервер лицензий компании «Первый БИТ» для предоставления доступа к подсистеме ДПО.

Для оптимальной работы мы рекомендуем интеграцию данной подсистемы с другими подсистемами (кадровой, бухгалтерской, системой управления) для создания единой структуры обмена данными.


Ознакомиться с решением и заказать демо-доступ "БИТ.Дополнительное профессиональное образование" вы можете по ссылке.