Как упростить составление расписания в вузах и колледжах

Направление: Вузы Бюджетные учреждения
Компанией Первый Бит был разработан специальный программный модуль (рис. 1), позволяющий оптимизировать составление расписания в учебных заведениях, а также исключить большинство сопутствующих проблем и коллизий, возникающих при стандартном процессе составления расписания.


Источниками нагрузки для быстрого составления расписания с помощью нашего модуля являются Импортированная и Произвольная нагрузка, что позволяет минимизировать временные затраты на составление расписания.

При использовании произвольной нагрузки список дисциплин и преподавателей вставляется в расписание из уже имеющихся у образовательной организации справочников. При использовании импортированной нагрузки - через документ «импорт нагрузки на учебный год» данные по нагрузке (дисциплина, вид занятия, часы, группа, сотрудники, год и форма обучения, факультет, специальность) вносятся в систему из шаблона файлов. Пример источников нагрузки из файла - рис. 2.

image_002.jpg

Рис. 1 Основная страница

image_001.jpg

Рис. 2 Источники нагрузки – шаблон файла нагрузки


Обозначим основные проблемы, встречающиеся при составлении расписания:

1. Пересечение занятий у группы, преподавателя, аудиторий.

Из-за ошибок при составлении расписания у студентов и преподавателей появляются пересечения занятий по времени или разные пары, которые, согласно расписанию, должны пройти в одной аудитории   и одновременно у нескольких групп.

2. Наличие окон в расписании у группы или преподавателя.

При составлении расписания периодически возникают ошибки с появлением окон, из-за чего студенты/преподаватели вынуждены ждать следующую пару несколько часов.

3. Нехватка времени на перемещение между корпусами.

Пары могут проходить в разных корпусах, в том числе находящихся далеко друг от друга. Операторы не учитывают удалённость корпусов, и студенты физически не успевают вовремя на занятия.

4. Контроль нагрузки (максимального количества пар) на одного преподавателя/группы в день.

Операторы расписания не всегда учитывают максимально допустимую нагрузку.

5. Нерациональное использование аудиторного фонда.

Появление переполненных или незаполненных аудиторий. Кроме того, аудиторный фонд может использоваться не только для нужд проведения занятий по расписанию, но и для других мероприятий (конференций, совещаний и пр.). Это должно учитываться при составлении расписания.

6.  Большое количество операторов расписание и отсутствие контроля.

 Число возникающих коллизий с занятостью (группы, аудитории, преподавателя) возрастает с ростом количества операторов ввода занятий и отсутствия контроля пересечений.

  Рассмотрим подробнее эти проблемы и наши варианты их решений.

Проблема:

Управление аудиторным фондом, нерациональное использование аудиторного фонда, пересечение групп/мероприятий в одной аудитории.

Решение:

Наш программный модуль позволяет устанавливать для каждого помещения/аудитории базовые параметры: вид проводимой дисциплины, время работы, группы, план работы с привязкой по дням недели и т. д. Это позволяет избежать коллизий и минимизировать нерациональное использование аудиторного фонда (рис. 3).

image_003.jpg

Рис. 3 Аудиторный фонд

Помимо этого, нашей программой при составлении расписания учитывается время, необходимое на перемещение между корпусами, и в том случае, если установленного в расписании временного интервала недостаточно, программа укажет на ошибку.

Проблема:

Настройка расписания, исходные данные, наличие окон у групп/преподавателя.

Решение:

При составлении расписания необходимо заполнить исходные данные по плану звонков, а также производственные календари (рис. 4 и 5). План звонков необходим для того, чтоб при составлении расписания время автоматически указывалось для нужной пары. Планы звонков составляются отдельно для очной, заочной и вечерней форм обучения.

image_004.jpg

Рис. 4 Производственный календарь

image_006.jpg

Рис. 5 План звонков

В документе «Расписание» указываются основные параметры (пара с указанием времени, наименование и вид дисциплины, вид занятия и нагрузки, список дней, корпус, кафедра, аудитория) привязывается план звонков и производственные календари на учебный год.

В настройках расписания нашего модуля есть возможность осуществлять автоматический контроль за наличием окон и указывать различные гибкие параметры: максимальное количество пар в день по преподавателям и обучающимся, продолжительность времени окна у потока и преподавателя, а также есть возможность устанавливать такие параметры, как игнорирование окна преподавателя/групп, смену корпуса (рис.6). Устанавливается контроль за количеством пар, временем работы аудиторий и проч.

image_007.jpg

Рис. 6 Настройки расписания

Пример составленного расписания группы - рис. 7. Время пар подставляется автоматически из плана звонков, дисциплины частично указываются из справочника, частично из импортированной нагрузки.

image_007.jpg

Рис. 7 Расписание группы

При составлении расписания программный модуль позволяет подобрать аудитории всем занятиям как автоматически, так и вручную, выбрав корпус и аудиторию в нём (отображены при этом только свободные аудитории).

Если необходимо указать факультативное занятие или иное занятие вне плана звонков, программой предусмотрена такая возможность, но время занятий в этом случае устанавливается вручную.

В случае некорректного внесения данных в документ, программа не даст его провести и укажет на возникшие ошибки (рис. 8). После корректного составления расписания формируется печатная форма (рис. 9).

image_008.jpg

Рис. 8 Ошибки при проведении документа

image_009.jpg

Рис. 9 Печатная форма расписания

Проблема:

Неучебные мероприятия обучающихся.

Бронирование аудиторий под неучебные цели.

Решение:

После выбора расписания вносится информация о неучебном мероприятии с указанием времени и вида мероприятия, групп, корпуса и аудитории. В том случае, если выбранная группа или аудитория уже занята, программа не позволит провести документ и укажет на возникшую ошибку, после корректного проведения документа, данные сохраняются в расписании и формируется печатная форма (рис. 10 и 11) с указанием как факультативных занятий, так и неучебных мероприятий.

image_10.jpg

Рис. 10 Неучебные мероприятия обучающихся

image_12.jpg

Рис. 11 Печать расписания курса

Для бронирования аудиторий под неучебные цели, программным модулем предусмотрены два сервиса – занятость аудитории по дням и занятость преподавателя по дням.

Наш сервис «занятость аудитории по дням» позволяет решать основную проблему в оптимизации использования аудиторного фонда, отображает данные по занятости аудиторий с указанием дней и времени, позволяет избежать коллизий с пересечением занятий и мероприятий в одной аудитории в одно время, а также формирует эти данные в печатную форму. Бронирование помещений при этом никак не зависит от групп и привязывается только к аудиторному фонду. Время автоматически устанавливается из плана звонков, указанного в расписании (рис. 12). Если данные в документ внесены некорректно, то программа не позволит провести документ, в случае корректно созданного документа все данные сформируются в печатную форму (рис. 13).

image_13.jpg

Рис. 12 Бронирование помещений под неучебные цели

image_14.jpg

Рис. 13 Занятость аудиторий по дням

Проблема:

Большое количество операторов расписания

Решение:

Нашим модулем предусмотрено наличие одного оператора, за которым закреплено отдельное расписание/группа, что позволяет исключить возможность внесения/изменения данных сторонним оператором, оптимизировать контроль и избегать дополнительных ошибок в расписании.

Создание расписания с помощью нашего программного модуля возможно не только путём импорта файлов, но также путём интеграции как с мобильным приложением, так и с сайтом учебного заведения.

Таким образом, наш программный модуль позволяет упростить процесс составления расписания, минимизировать временные затраты, частично автоматизировав этот процесс, избежать возникновения сопутствующих коллизий.