Организация ведения и учета научной деятельности

Направление: Медицинские учреждения Бюджетные учреждения НИИ Вузы

 

БИТ.Наука - конфигурация, являющаяся информационной системой учета научно-исследовательской деятельности вузов и научных организаций, разработанная на платформе 1С 8.3.

Программный продукт БИТ.Наука предлагает широкие возможности для оптимизации научно-исследовательской деятельности в образовательных организациях, такие как:

-   предоставление информации для анализа научной деятельности как подразделений, так и организации в целом;

-   работа в едином информационном пространстве с документами единого образца для стандартизации процесса сбора и каталогизации данных;

-   получение данных о штатном расписании, расписании любого подразделения на любой период времени;

-   получение данных о количественном составе научного персонала в разрезах видов занятости: основное место работы, совместитель, внутренний совместитель или по договору ГПХ;

-   динамика научной активности сотрудников (по годам) и подразделений;

-   формирование различных отчетов: как регламентированных для министерства, так и произвольных для внутреннего учета;

-   хранение отчетности опубликованных научных трудов. 

Система включает в себя несколько базовых подсистем для учета результатов научной деятельности: публикационную активность, проектную деятельность, организацию научных мероприятий, учет объектов интеллектуальной собственности. Подсистема НИР (научно-исследовательские работы) предоставляет информационную базу для корректного учета научно-исследовательских работ (рис. 1).

01 нир-11.44.07.jpg 

Рис. 1 Подсистема НИР

Рассмотрим основные проблемы, возникающие у вузов и научно-исследовательских институтов при работе с данными по научно-исследовательской деятельности, и предлагаемые нами решения. 

Проблема:  

Передача кадровых данных в систему.

Решение:

БИТ.Наука предусматривает различные варианты синхронизации кадровой информации. В случае если клиентом используется система 1С, для выгрузки данных используется специальная внешняя обработка, которая выгружает кадровые данные непосредственно в БИТ.Наука. В том случае, если кадровая система клиента размещена на платформе отличной от 1С, обмен информацией происходит после того, как обслуживающие систему специалисты предоставляют для выгрузки данные в файлах открытого формата (например, XML или CSV), а для небольших организаций возможен самостоятельный ввод данных непосредственно в систему. 

02 kadrovye dann.jpg 

Рис. 2 Кадровые данные по учреждению

БИТ.Наука не только включает в себя все необходимые сведения по кадровому составу, но фильтрует данные по основным признакам: занятости, количественному составу, ученым степеням, гендерному признаку, гражданству, а также показывает распределение кадрового состава по подразделению (рис. 2).    

Проблема:

Формирование актуальной отчетности по кадровому составу и научной деятельности.

Решение:

Системой БИТ.Наука предусмотрена возможность структурирования информации по научной деятельности как по каждому сотруднику (физическому лицу) отдельно, так и по подразделениям. 

03 рис 1 отчетность по кадр составу copy.jpg 

Рис. 3 Отчетность по кадровому составу

По физическим лицам отчетность формируется по заданному периоду, включает данные о месте работы, публикационной активности, участии в научных проектах и т. д., детализированную информацию по докладам, научно-исследовательским проектам, публикациям (рис. 3 и 4).

04 рис 2 Инф по физи лицу copy.jpg

Рис. 4 Информация о научной деятельности физического лица

     

Помимо этого, формирование отчетности предусмотрено по физическим лицам и подразделениям (факультетам, кафедрам) образовательной организации, где информация о научной деятельности представлена следующими разделами: публикационная активность в периодических изданиях, научные статьи (включая гиперссылки на указанные публикации),  доклады и монографии, публикации в непериодических изданиях  с информацией о количестве работ за заданный период (рис. 5 и 6).

05 publ akt fizl copy.jpg 

Рис. 5 Публикационная активность физического лица


06 publ akt fak-t copy.jpg 

Рис. 6 Публикационная активность факультета


Система БИТ.Наука способна формировать графики количества публикаций и КБПР (комплексный балл публикационной результативности) за указанный период как по физическим лицам, так и по подразделениям, а также графики по патентам, изданным книгам, участию в договорах, государственных заданиях и прочих проектах, грантах (рис. 7). Помимо этого, предоставляется возможность отслеживания индивидуальных показателей результативности научной деятельности, а параметры для формирования рейтингов настраиваются индивидуально. 

07 - granty gos z copy.jpg

Рис. 7 График участия в грантах, гос. заданиях, договорах и других проектах 


Проблема:

Учет данных о публикациях.

Решение:

Для небольшой организации возможен централизованный ввод данных публикаций в ручном режиме одним или несколькими специалистами, для сотрудников вуза в этом случае информация предоставляется в виде отчетов, доступных только для чтения. Для более крупных вузов рекомендована организация отдельного доступа для ответственных лиц подразделений с правом внесения и обработки данных в учетную систему, импорта/экспорта данных, а также получения статистики и отчетности в рамках своего подразделения. При реализации подобной схемы доступа возникает возможность формирования отчетов как по кафедре, так и по каждому сотруднику, просмотр и редактирование списка всех публикаций. Сохранение и печать отчетных данных предусмотрены в любом удобном формате (Word, Excel, PDF и т. д.).

Для проверенных и обработанных данных устанавливается статус «проверено», после чего дальнейшее редактирование блокируется.  Также функциональностью предусмотрена возможность передачи задач и коммуникации между подразделениями, научными сотрудниками и ответственными от подразделений через форму «Мои задачи» (рис. 8).  Общая отчетность в этом случае формируется на уровне научного управления.

 08 - zadanie sozd copy.jpg 

Рис. 8 Форма «Мои задачи» 

Наполнение реестра научных публикаций возможно путем импорта из сторонних ресурсов (код страницы копируется в поле html, автоматически создаётся гиперссылка на страницу ресурса для просмотра публикации, или копируется прямая ссылка на публикацию). Гиперссылка отображается в списке публикаций физического лица, а в карточке публикации указывается автор, год, места работы, DOI (при наличии). При необходимости распределения публикаций по тематикам, дополнительно вводится направление исследования, указывается проект, в рамках которого выполнена публикация (рис. 9), основные данные о публикации заполняются в ручном режиме.

09 - publik zap kart copy.jpg 

Рис. 9 Ввод данных о публикации

    

В случае отсутствия ссылки на публикацию возможно прикрепление в ручном режиме внешних файлов с информацией о публикации с привязкой к авторам. Если в организации внедрена интеграция с обучающимся контингентом, системой БИТ.Наука предусмотрено получение статистики по публикационной активности обучающегося контингента за любой период по любому подразделению.

Проблема:

Ввод данных по объектам интеллектуальной собственности.

Решение:

Подсистема НИР предоставляет удобный функционал для ввода и поиска необходимых данных об объектах интеллектуальной собственности с указанием информации по патентам. Если патент на объект интеллектуальной собственности уже получен, то при вводе данных указывается номер патента и дата регистрации, система автоматически подгружает карточку объекта интеллектуальной собственности со всей необходимой информацией, полученные данные возможно импортировать в систему. Также системой учитывается информация по правообладателям, авторам, использованию, инновациям, исследованиям, в рамках которых выполнен проект, пошлинам (отображаются сроки оплаты по годам, что позволяет формировать отчетность) (рис. 10). 

По полученным патентам формируется база научно-исследовательских работ и отчетность за указанный период с обозначениями направления, в рамках которого получен патент.

10- база науч-иисл раб патент copy.jpg 

Рис. 10 База научно-исследовательских работ


     

Проблема:

Ввод и систематизация данных по докладам, прошедшим мероприятиям.

Решение:

Подсистема НИР позволяет вводить все необходимые данные по докладам, конференциям, семинарам, форумам. Системой учитывается статус мероприятия (международный, межвузовский и т.д.), период и место проведения мероприятия, авторы, спикеры, состав участников по категориям (для мероприятий), проект, в рамках которого проходил доклад или мероприятие, указывается ссылка на сайт и виды финансирования (при наличии). Для мероприятий указываются результаты по опубликованным статьям, докладам, тезисам. При наличии выставки в рамках мероприятия, указываются экспоненты. Все данные при необходимости формируются в отчеты по заданным параметрам (период, вид мероприятия, статус, вид финансирования, контингент и т.д) (рис. 11). 

11 - org meropriyaty copy.jpg 

Рис. 11 Организация мероприятий

     

Проблема:

Договорная, проектная деятельность.

Решение:

Наше программное решение позволяет учитывать любые коммерческие научные проекты; для научных проектов указывается вид проекта (государственный контракт, грант, хоз. договор, соглашение), организация, тип работ, вид (прикладные, фундаментальные разработки), номер договора, этапы, финансирование, контроль за исполнением, ответственное подразделение и руководители, инвесторы, суммы инвестиционного участия, планируемые и полученные результаты (рис. 12). Формируется отчетность по заданным параметрам, пример формирования отчетности по объёмам финансирования - рис. 13. 

12 - договорная деят .jpg 

Рис. 12 Договорная деятельность


13 - отчетн Объём финан 48.28 copy.jpg 

Рис. 13 Отчетность по объемам финансирования  


Также предусмотрено формирование анализа контроля результатов выполнения тем государственного задания (рис. 14) и создание отчетности по указанным параметрам, формирование отчетов НИР.

14 - гос задания copy.jpg 

Рис. 14 Государственные задания 


В заключении можно сказать, что программный продукт БИТ.Наука представляет собой эффективный инструмент для учета и анализа научной деятельности, позволяющий оптимизировать работу по вводу данных и отслеживанию показателей результативности кадрового состава. А также уменьшающий временные издержки по систематизации и поиску необходимой для работы и предоставления отчетности информации. 

Ознакомиться с решением БИТ.Наука и заказать демо-доступ здесь

Регистрируйтесь на вебинар «Организация ведения и учёта научной деятельности». Подробности здесь