Основными причинами перехода на электронный документооборот для государственных учреждений является нормативное обоснование.
Нормативное обоснование.
В соответствии с утвержденной распоряжением Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 государственной программой РФ «Информационное общество (2011-2024 годы) предусматрено решение задач по развитию экономики и финансовой сферы на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий и осуществление взаимодействия государства, граждан и бизнеса преимущественно на основе применения информационно-телекоммуникационных технологий:
-
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-Ф3 предусматривает формирование и хранение первичных документов в электронном виде при наличии электронной подписи (п. 5. Ст. 9), требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 21).
-
Ведение учета в учреждениях бюджетной сферы регулируется федеральным стандартом бухгалтерского учета «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256 н), далее – Стандарт.
Стандартом предусмотрено формирование и хранение в электронном виде всех первичных документов и регистров учета. Таким образом обозначен приоритет составления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета в форме электронных документов.
Ведение документации на бумажных носителях допускается только при отсутствии возможности организации в учреждении использования электронного документооборота либо в специально оговоренных случаях.
Согласно приказам Минфина России в документооборот государственных учреждений внедряются формы электронных первичных документов и регистров учета:
-
от 15.06.2020 № 103н «О внесении изменений в приложения № 1-5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методический указаний по их применению»;
-
от 15.04.2021 №61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению».
В приказе № 61н в п. 1 части 1 «Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений» (приложение №1 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н) установлено, что электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документа) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) либо простой электронной подписью (ЭП).
Согласно п. 5 Методических указаний «Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи:
-
должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным документов и ответственных за содержащиеся в электронном документе данные;
-
должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера, бухгалтера) либо в случаях, когда в электронном первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в электронных регистрах бухгалтерского учета».
Помимо этого, методические указания содержат частичное описание бизнес-процессов, применяемых при создании электронных документов:
-
список должностных лиц, участвующих в формировании и подписании электронного документа, а также порядок их следования;
-
зоны ответственности подписания документа;
-
виды электронной подписи для каждого подписанта (простая или усиленная квалифицированная подпись).
С каждым электронным бухгалтерским документом могут работать несколько сотрудников в определенной последовательности. Кроме того, в одном документе может содержаться несколько электронных подписей разных видов с учетом зоны ответственности работников.
Новые формы документов ориентированы на ведение бухгалтерского учета в централизованные центрах обработки данных (ЦОД).
Технологическая централизация – бухгалтерский учет ведется в организациях, ЦОД обеспечивает при это необходимый для ведения учета аппаратно-программный комплекс. При методологической централизации в централизованную бухгалтерию подведомственное учреждение передает полномочия по ведению учета.
ЦОД создаются на основании Постановлений Правительства от 27.12.2019 г. и от 15.02.2020 г. № 153.
При этом регулируются ситуации, когда первичный документ первоначально формируется и подписывается электронной подписью в организации – субъекте централизованного учета, а после этого проверяется и при необходимости дозаполняется данными бухучета и проводится по бухучету в ЦОД.
Перечень электронных первичных документов по приказу № 103н:
-
Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);
-
Изменение Решения о командировании на территории РФ (05004513);
-
Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
-
Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
-
Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
-
Заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
-
Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Перечень электронных первичных документов по приказу № 61н (включает в себя 20 форм):
-
Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431);
-
Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432);
-
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средства (ф. 0510433);
-
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
-
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);
-
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
-
Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета (ф. 0510437);
-
Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
-
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).
-
Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
-
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442);
-
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445);
-
Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446);
-
Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
-
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
-
Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837);
-
Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838);
-
Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213);
-
Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095);
-
Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).
Приказы устанавливают единые правила формирования и применения унифицированные форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.
Требования приказов вступают в силу:
01.01.2021 – приказ № 103н.
01.01.2023 – приказ № 61н.
Министерством финансов РФ были выпущены методические рекомендации в поддержку приказа № 61н (письмо Минфина РФ от 01.12.2021 № 02-07-07/98091), в которых указано, что в целях перехода организаций бюджетной сферы всех уровней бюджетов бюджетной системы РФ на электронный документооборот в 2021-2023 гг. предусмотрена разработка альбома унифицированных форм первичных учетных документов и организации бюджетной сферы обязаны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 года. При установлении субъектами учета правил документооборота необходимо учитывать положения Приказа №52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, унифицированные формы которых утверждены данными приказом в форме электронных документов.
Таким образом устанавливается приоритетность форм ЭД, но в случаях, предусмотренных законом (защита персональных данных, информация с ограниченным доступом и т.д.) или отсутствия такой возможности технически, допускается формирование учета на бумажном носителе при условии предоставления в бухгалтерию электронного образа документа.
Переход на электронный документооборот.
Этапы подготовки.
Методические рекомендации Министерства финансов РФ по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов (письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091) содержат раздел «Основные мероприятия» с перечнем основным мероприятий по подготовке к переходу на ЭД.
В данном разделе указано:
-
Определить дату перехода на применение электронных документов.
-
Внести изменения в учетную политику, а для централизованной бухгалтерии – в Единую учетную политику с учетом особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.
-
Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
-
Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.
-
Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.
-
Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенными Приказом №61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы – квалифицированной электронной подписью.
-
При централизации учета необходимо дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц – членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП.
-
Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета.
-
Утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».
-
Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).
Этапы необходимые для успешного внедрения.
1. Осуществить настройку шаблонов процессов, а также принять следующие организационные решения:
-
определить список документов, по которым процесс обработки будет автоматизирован;
-
определить список пользователей: при применении ролевой адресации назначить конкретным пользователям их роли для выполнения при обработке документации (сформировать списки пользователей для добавления в информационную систему)
2. Для каждого типа документа необходимо определить:
-
список этапов, по которым документ должен пройти, а также порядок следования этих этапов;
-
присвоенные документу статусы после прохождения им каждого этапа;
-
исполнителей на каждом этапе, а также их зоны ответственности;
-
необходимость применения электронной подписи, ее тип на каждом этапе;
-
сроки исполнения каждого этапа (при необходимости);
-
ответственных за контроль выполнения бизнес-процессов.
Рассмотрим подробнее процесс организации электронного документооборота в программе «1С:Бухгалетрия государственного учреждения.КОРП», возможности и преимущества данного программного решения.
Преимущества версии КОРП.
Основным преимуществом версии КОРП перед другими продуктами является возможность подписания ряда документов одновременно двумя видами ЭП, программное решение «1С:БГУ.КОРП» подходит для электронных документов, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей:
-
подписи уполномоченных лиц субъекта учета, проставляемые для придания документу юридической силы – утверждающие подписи субъекта учета;
-
простые электронные подписи.
Условием принятия к бухгалтерскому учету является подписание данных документов утверждающими подписями субъекта учета в виде квалифицированных электронных подписей (п. 32 Стандарта).
В механизме внутреннего ЭДО БГУ.ПРОФ нельзя подписать одновременно простой и усиленной ЭП. Для устранения этого ограничения необходимо переходить наиболее сложный механизм внутреннего ЭДО на основе «1С:БГУ 8 КОРП».
Функциональные возможности версии КОРП.
-
Обеспечение поэтапной обработки учетных документов в соответствии с преднастроенными шаблонами бизнес-процессов. Поэтапная обработка предусмотрена для всех учетных документов, а не только для форм согласно приказам Минфина России от 15.06.2020 № 103н, от 15.04.2021 № 61н.
-
Настройка собственной системы статусов (состояний) документов и этапов процессов.
-
Распределение процесса обработки документа по ответственным пользователям согласно должностным обязанностям, разграничение зон ответственности исполнителей этапов по реквизитам документа. Установление перечня ролей, предусмотренных в программе, и их назначение приведены в подразделе «Роли и их назначение» раздела «Настройки прав пользователей».
-
Использование электронной подписи при обработке документа, в том числе подписание наборов реквизитов в зоне ответственности исполнителя.
-
Возможность подключения и выполнения собственных алгоритмов при выполнении задач.
-
Информирование пользователей об их текущих задачах по обработке документов.
-
Мониторинг и контроль выполнения задач пользователей, ручное назначение задач при наличии конкурирующих исполнителей.
Организация перехода к ЭДО в программе «1С:БГУ КОРП».
Этапы настройки подсистемы.
Настройка подсистемы «Процессы обработки документов» осуществляется через специальную панель настроек. Настройки процессов обработки документов осуществляются в разделе «Администрирование» (рис. 1).
|
Рис. 1 Настройка процессов обработки документов. Начальная страница
|
Для организации процесса обработки документов также необходимо установить подписи, которые будут использоваться при обработке документации (разрешить использование усиленной электронной подписи и простой электронной подписи, подпись присоединенных файлов). Помимо этого, настраивается проверка ЭП, определяется график работы с документами, устанавливается работа регламентных интервалов для получения уведомлений по срокам задач т.д. (рис.2).
|
Рис. 2 Настройка процессов обработки документов.
|
Помимо этого осуществляется:
- настройка ролей для назначения задач группам исполнителей;
- настройка использования шаблонов процессов для типов документов;
- настройка прав назначения исполнителей (настройка позволяет указать для роли исполнителей определенного пользователя/роль, имеющего право персонально назначить конкретных исполнителей из этой роли для выполнения задач по обработке документов);
- настройка передачи прав исполнителей (используется для временной передачи прав по отмене выполнения и отмене принятия к исполнению задач от одного пользователя другому, в рамках их общей роли).
Основные объекты настройки подсистемы расположены в разделе «Органайзер» (рис. 3).
|
Рис. 3 Основные объекты подсистемы.
|
Создание шаблонов процессов.
Подсистема «Процессы обработки документов» позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде преднастроенных шаблонов процессов обработки документов (рис. 4).
Для осуществления данного процесса заполняются справочники:
-
статус документов;
-
этапы процессов.
|
Рис. 4 Создание шаблонов процессов.
|
Этап процесса обработки документа определяет задачу исполнителя, которая будет ему адресована для выполнения (рис. 5).
|
Рис. 5 Этап процесса.
|
Согласно утвержденному перечню бизнес-процессов с технологическими картами в программе настраивают шаблоны бизнес-процессов для документов (рис. 6).
Данная настройка производится в пользовательском режиме 1С. Рекомендуем изначально перед настройкой маршрутизации, назначением прав и ролей пользователей воспользоваться помощью компании 1С, которые имеют статус «Центр компетенции по бюджетному учету (ЦКБ)».
|
Рис. 6 Пример шаблона документа.
|
Для формирования шаблона необходимо заполнить перечень этапов обработки документа, через которые он должен пройти согласно настраиваемому шаблону (порядок этапов в табличной части не имеет значения, но рекомендуется заполнять их в порядке реального следования) (рис. 7 и 8).
|
Рис. 7 Настройка шаблона.
|
|
Рис. 8 Настройка шаблона. Выбор исполнителя.
|
После завершения настройки и включения использования шаблона процесса документы соответствующего типа начнут обрабатываться согласно данному шаблону (рис. 9).
|
Рис. 9 Карточка процесса по документу.
|
При создании нового документа, в автоматическом режиме устанавливается настроенный для него шаблон процесса. В этом случае формируется задача исполнителю на первом этапе обработки документа.
Затем по мере выполнения ответственными исполнителями своих задач документ продвигается в соответствии с бизнес-процессом и маршрутизацией, которая настроена в шаблоне процесса. В процессе продвижения документа, меняется и его статус.
При выполнении этапов, включающих в себя в том числе и подписание документа электронной подписью, открывается форма для подписания. Процесс обработки документа завершен, когда все задачи по нему выполнены.
Пользователями выполняются задачи:
-
через форму на стартовой странице «Мои текущие задачи по обработке документов»
-
через форму «Мои задачи по обработке документов» в меню «Органайзер» (расширенная форма, включающая возможность просматривать выполненные задачи);
-
через нижнюю панель самой формы документа.
Текущий статус документа можно увидеть как в его форме, так и в перечне документов (рис. 10).
|
Рис. 10 Статус документа.
|
По завершении обработки документа он не доступен для корректировки. В карточке процесса отображается список задач, выполненных по данному документу, а также перечень электронных подписей, установленный ответственными лицами.
При печати документа на нем автоматически проставляются штампы электронных подписей.
Процесс перехода на версию КОРП.
Переход с «1С:БГУ ПРОФ 2» на конфигурацию «1С:БГУ КОРП» выполняется через обновление, при этом все накопленные данные сохраняются.
Переход с «1С:БГУ ПРОФ 1» на конфигурацию «1С:БГУ КОРП» выполняется в два этапа:
Данные программные продукты продаются и внедряются только официальными партнерами компании «1С» со статусом «ЦК 1С:КОРП» или «Кандидат в ЦК 1С:КОРП» совместно со статусом «Центр компетенции по бюджетному учету» (ЦКБ).
Для корпоративной поставки «1С:БГУ» доступно несколько видов лицензий, которые позволяют с минимальными финансовыми затратами автоматизировать рабочие места в централизованно обслуживаемых учреждениях.
Для точного расчета, подбора программных продуктов и получения всех необходимых консультаций рекомендуем обратиться к специалистам компании «Первый Бит».