Учет имущества учреждения – это деятельность по сбору данных об имуществе предприятия, основных средствах, а также территориальном положении имущества, анализ собранной информации. В учет основных средств входит большое количество различных операций, в том числе амортизация, выбытие и т.д.
Имущество организации включает в себя две базовые составляющие:
-
основные средства (ОС)
-
материалы
Способы учета имущества.
Учет имущества ведется в следующих разрезах учета:
1. Регламентированный учет:
2. Управленческий учет:
Инвентаризация основных средств и материалов.
Инвентаризация – это процесс пересчета имущества с целью выявления фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств.
Виды инвентаризации:
1. Ручная:
2. Автоматизированная:
-
с помощью терминала сбора данных
-
сканирование идентификационных кодов, обмен данными с учетной системой
Чаще всего ведение учета ОС и материалов осуществляется в конфигурациях регламентированного учета, таких как «1С:Бухгалтерия» (рис. 1), при этом не редко используются дополнительные инструменты ведения учета (например, таблицы Excel).
Основные минусы такого ведения учета:
-
отсутствие данных о помещениях;
-
отсутствие информации о держателях и рабочих местах;
-
используются только инвентарные номера, но не предусмотрены штрих-коды (или предусмотрены только на часть объектов);
-
отсутствие данных о состоянии объекта;
-
отсутствие мобильных инструментов проведения инвентаризации, что увеличивает объем работы по инвентаризации и временные затраты на нее.
|
Рис. 1 Пример учета в «1С:Бухгалтерия».
|
Задача:
Оптимизация процессов инвентаризации имущества учреждения. Повышение вовлеченности персонала в работу с учетом имущества.
Решение:
Лучшим решением данной задачи является маркировка имущества. Автоматизация процесса учета имущества путем использования маркировки существенно упрощает весь процесс сбора данных. Данная маркировка имущества актуальна и для проведения дальнейших операций по учету и работе с ним, минимизации имущественных потерь и т.д. (рис. 2,3).
|
Рис. 2 Проблематика учета имущества.
|
Маркировка с использование штрихкодов – оптимальный инструмент автоматизации учета имущества. Основным минусом использования стандартных маркеров является физическая изнашиваемость самих наклеек или надписей.
Основным минусом использования стандартных маркеров является физическая изнашиваемость самих наклеек или надписей. Избежать подобной проблемы позволяет использование технологии маркировки штрих-кодом, а также использование технологии RFID.
Объекту имущества присваивается штрихкод, при сканировании которого отображаются данные по объекту имущества из учетной системы (рис. 3,4). Маркировка штрихкодом позволяет:
В случае применения технологии RFID (radio frequency identification) на основе радиоволн осуществляется автоматическая идентификации объектов имущества. Для этого к объектам имущества помимо штрих-кода крепятся специальные программируемые RFID метки, которые автоматически распознаются RFID-считывателями с расстояния нескольких метров.
|
Рис. 3 Оборудование для штрих-кодирования.
|
|
Рис. 4 Оборудование для RFID.
|
Дополнительные инструменты для работы с имуществом.
Компанией «Клеверенс» было разработано несколько решений для оптимизации процесса учета имущества:
Драйвер инвентаризации основных средств. Данный инструмент предназначен в первую очередь для бюджетных учреждений с учетными системами «1С:Бухгалтерия» и «1С:БГУ». Драйвер инвентаризации позволяет использовать мобильное устройство или ТСД (терминал сбора данных) с операционными системами Windows и Android для проведения инвентаризации основных средств с использованием штрихкодов (в том числе для инвентаризации мелкого и крупного оборудования, инструментов, материалов и т.д). Решение позволяет выгружать данные непосредственно из учетной системы и проводить инвентаризацию на основе этих данных (рис. 5).
|
Рис. 5 Схема работы по проведению инвентаризации на основе использования Драйвера инвентаризации.
|
Основные возможности продукта:
-
инвентаризация не только ОС, но и малоценки, материалов;
-
инвентаризация с привязкой по МОЛам (рис.6);
-
дизайн и печать этикеток;
-
заведение новых карточек ОС и печать этикеток к ним непосредственно с терминала сбора данных;
-
загрузка документов с нескольких ТСД в один документ 1С;
-
все готовые обработки для стандартных конфигураций;
-
поддержка нескольких документов на одном ТСД;
-
поддержка больших справочников ОС и номенклатуры;
-
выгрузка и отображение на экране ТСД всех данных об основном средстве (рис. 7,8).
|
Рис. 6 Инвентаризация по МОЛам.
|
|
Рис. 7 Инвентаризация на ТСД.
|
|
Рис. 8 Инвентаризация на ТСД.
|
Программа «Клеверенс: Учет имущества» позволяет проводить быструю инвентаризацию учета имущества (рис. 9) с возможностью учета по штрихкодам и RFID:
-
выдача, возврат и внутренние перемещения имущества;
-
учет уникальных единиц имущества (основных средств) и материалов;
-
учет МОЛ, организаций, складов, помещений.
Одним из преимуществ данной системы является возможность использования мобильных устройств при работе с учетом имущества (рис. 10,11).
Система «Клеверенс Учет имущества» разработана на основе программного решения «1:С» и также имеет широкий функционал для работы с различным имуществом, включая узко-профильное (например медицинское) оборудование. Справочники системы: организации и подразделения, помещения, должности, сотрудники, номенклатура/виды номенклатуры, инвентарные номера, состояние имущества.
|
Рис. 9 Архитектура системы «Клеверенс Учет имущества».
|
|
Рис. 10 Схема работы с основными операциями системы.
|
|
Рис. 11 Интерфейс системы.
|
Документы системы и основные операции:
-
первичное заведение имущества (ввод начальных остатков);
-
поступление номенклатуры (с регистрацией серий и сроков годности);
-
принятие к учету (маркировка и ввод в эксплуатацию) (рис. 12). Автоматическая генерация штрих-кодов и инвентарных номеров (карточка маркировки имущества - рис. 13);
-
маркировка (печать этикеток, программирование RFID-меток);
-
выдача/возврат имущества держателям;
-
перемещение имущества между помещениями или сотрудниками;
-
передача имущества между организациями / подразделениями и МОЛ;
-
передача имущества стороннему контрагенту;
-
изменение состояния имущества (в рамках текущего глобального статуса);
-
списание имущества;
-
распоряжения на инвентаризацию, проведение инвентаризации имущества. Печать ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-18, ИНВ-19, сводных ведомостей;
-
просмотр и печать отчетов об остатках, состоянии и движениях имущества.
|
Рис. 12 Отчет «Просмотр и управление имуществом».
|
|
Рис. 13 Заведение и маркировка имущества.
|
Учет уникальных объектов и материалов.
Уникальный объект имущества – это, как правило, основное средство компании. Для уникальных объектов предусмотрен учет по инвентарному номеру, а также инвентарная карточка объекта.
Уникальный объект имущества учитывается в системе в единичном экземпляре.
Материалы учитываются в системе как товары (количественный учет).
Для материалов не предусмотрена генерация инвентарного номера, однако система позволяет генерировать уникальные штрихкоды и учитывать материалы в разрезе гарантийных сроков и серийных номеров.
Параметры и виды номенклатуры:
-
способ учета экземпляра в системе (уникальный/не уникальный объект);
-
способ учета в бухгалтерии (для обмена данными);
-
способ генерации инвентарного номера (только для уникального имущества);
-
возможность учета серий номенклатуры (серийные номера, гарантийный срок);
-
возможности маркировки номенклатуры (использование штрихкодов и правило генерации штрихкодов, шаблоны штрих-кодов).
Интерфейс системы «Клеверенс: Учет имущества» позволяет помимо основных параметров объекта в карточку номенклатуры добавлять быстрые ссылки на отчеты, а также при необходимости фотографии объекта (рис. 14-16).
|
Рис. 14 Карточка номенклатуры.
|
|
Рис. 15 Карточка инвентарного объекта. Основные параметры.
|
|
Рис. 16 Карточка инвентарного объекта. Дополнительные параметры.
|
Учет состояния имущества.
Важным параметром работы с имуществом является учет его состояния (работоспособности). Для того, чтобы в любой момент времени получать актуальные данные по текущему состоянию имущества, в системе предусмотрен механизм учета состояний имущества (рис. 17):
-
не принято к учету;
-
принято к учету;
-
списано.
|
Рис. 17 Учет состояния имущества.
|
Внедрение данной системы позволяет проводить инвентаризацию быстро и качественно, следовательно у учреждения появляется возможность чаще проводить учет имущества и поддерживать рабочее состояние используемого оборудования и других имущественных объектов учреждения. Система позволяет:
-
отслеживать движение имущества;
-
использовать схемы помещений и рабочих мест (актуально для крупных компаний с большим количество подразделений и рабочих мест);
-
маркировать помещения штрихкодом, при необходимости отслеживать работу с имуществом в разрезе сотрудников (рис. 18 - 19);
-
проводить инвентаризацию по факту.
|
Рис. 18 Карточка Помещение.
|
|
Рис. 19 Карточка Сотрудник.
|
|
Рис. 20 Инвентаризация.
|
Решение «Клеверенс: Учет имущества» разработано на основе «1:С» и формирует необходимые отчеты в удобном формате (рис. 21-23):
Отчет по движению имущества позволяет отслеживать место и время нахождения имущества в подразделении, осуществлять пользовательский отбор, выбирать подходящий вариант группировки, создавать печатную форму.
Отчет по остаткам отражает данные по имущественным остаткам (с указанием находится ли имущество в использовании или нет). Позволяет осуществлять пользовательский отбор и выбирать подходящий вариант группировки, создавать печатную форму.
|
Рис. 21 Отчет Результат инвентаризации.
|
|
Рис. 22 Отчет Движения имущества.
|
|
Рис. 23 Отчет Остатки имущества.
|
Преимущества «Клеверенс: Учет имущества»:
-
Готовые бизнес-процессы для учета и контроля движения имущества организации.
-
100% учет материалов, МБП, ОС и любого имущества организации.
- Mobile SMARTS. Основные операции можно реализовать с помощью мобильных устройств.
-
Интуитивно понятный интерфейс, быстрое внедрение и обучение сотрудников.
-
Передача актуальной информации по ОС в бухгалтерскую программу.
-
Полностью открытый программный код, возможность доработки под специфические требования.
Результат внедрения:
-
инвентаризация на штрихкодах проходит в 15+ раз быстрее чем без использования ТСД;
-
уменьшение количества ошибок;
-
уменьшение задействованных сотрудников;
-
значительно уменьшение времени поиска имущественного объекта;
-
сокращение времени на инвентаризацию до нескольких дней;
-
инвентаризация на RFID проходит в 12+ раз быстрее, чем на штрихкодах, а время поиска объекта сокращается до 1 секунды. Общее время на инвентаризацию сокращается до нескольких часов.
Мы осуществляем необходимые консультации по вопросам приобретения и внедрения представленных программных продуктов, а также осуществляем подбор систем исходя из потребностей заказчика.