4 марта 2025 года эксперты проектного офиса «Марксистская» компании «Первый Бит» провели вебинар для представителей медицинских учреждений на тему «Как сэкономить бюджет медучреждения: новый способ управления закупками», чтобы рассказать, как адаптироваться к стремительно меняющимся условиям в закупочной деятельности.
Контекст работы медучреждений изменился: цены на медикаменты и изделия медицинского назначения растут; регуляторика ужесточается — новые постановления, маркировка и отчетность в ЕИС требуют точности и скорости; нагрузка на сотрудников возрастает из-за усложнения процессов и роста потребления лекарств. Эти факторы превращают закупки в узкое горлышко: где старые методы больше не справляются. Возникает вопрос: как обеспечить эффективность закупок и начать экономить?
Старый подход к закупкам неэффективен: значительная часть ресурсов тратится впустую, а ошибки учета чреваты серьезными последствиями. Потребности отделений собираются вручную: сотрудники заполняют таблицы в Excel или на бумаге, пересылают их между отделами, тратя часы на согласование. Остатки медикаментов проверяются эпизодически, данные устаревают, а ошибки в учёте множатся из-за человеческого фактора. Закупки планируются «на глаз»: то избыток медикаментов пылится на складе, то в критический момент препаратов не хватает. Согласование тянется неделями — документы теряются, сроки срываются, и в итоге приходится прибегать к срочным закупкам у единственного поставщика по завышенным ценам. Контроль за расходованием? Только через отчеты, которые составляются вручную, нагружая персонал и не давая полной картины. В итоге это выбор между скоростью, точностью и временем сотрудников — ни один аспект не выигрывает полностью.
Компания «Первый Бит» предлагает новый путь, где эти проблемы становятся решенными задачами. Мы знаем, как:
- обеспечить бесперебойное снабжение отделений лекарствами, не создавая неликвидных запасов и не допуская дефицита;
- ускорить согласование документов, исключая внеплановые закупки с единственным поставщиком;
- усилить контроль за медикаментами, не увеличивая нагрузку на персонал.
Это всё возможно благодаря выстроенной комплексной автоматизированной системе на базе решений: «1С: Медицина. Больничная аптека» и ««БИТ. Управление финансами государственного учреждения», которая сделает процесс закупок от формирования потребности до поступления на склад прозрачным и контролируемым. В нашей системе: потребности автоматически собираются от отделений в единой номенклатуре с учётом лимитов, а система проверяет остатки в реальном времени. Заявки формируются за минуты, проходят согласование в электронном виде, а система контролирует расходование каждого препарата — от поступления на склад до списания на пациента.
В результате мы получаем: согласование ускоряется на 30%, перерасход бюджета снижается на 15%. В одном из медучреждений планирование закупок сократилось на 20 часов в неделю, а доля срочных сделок упала на 25%. Это результаты наших клиентов, которые уже выстроили организацию закупочной деятельности по-новому.
Как это работает на практике? Раньше заведующий аптекой тратил до месяца на сбор данных о потребностях отделений: информация от отделений приходили в разрозненных файлах, данные вручную сводились в таблицы, а ошибки — вроде завышенных объемов или пропущенных позиций — приводили к дефициту или перезакупкам. Согласование с финансистами занимало недели из-за возвратов на доработку. Сравнение запланированных данных с расходами прошлого года медикаментов требовал длительного анализа, что отнимало время у персонала. Теперь система формирует потребностей отделений с учётом расходов предыдущего периода по актуализированным ценам, проверяет потребности на соответствие лимитам и сводит в единый документ для формирования заявок на закупку. Данные о запланированных потребностях, заявках на закупку, заключенных договорах, поступления, отпусках в отделения и списаниях транслируются в управленческий и бухгалтерский учёт. Электронное согласование исключает бумажную волокиту. Отчеты по движению препаратов — от поставки до списания на пациента — доступны в реальном времени без ручного труда. Итог: точность планирования растет, срочные закупки исчезают, а сотрудники занимаются лечением пациентов, а не учетом.
«Первый Бит» представил систему, которая уже помогает медицинским учреждениям оптимизировать процессы закупок. Наши клиенты подтверждают ее эффективность — учет становится прозрачным, риски снижаются, а сложные задачи, такие как списание лекарств, решаются быстро и точно. Мы стремимся к тому, чтобы каждое учреждение достигло такого уровня: меньше рутины, больше времени на пациентов. Готовы ли вы повысить эффективность своего учреждения с помощью проверенной системы?
Оставьте заявку на консультацию на сайте и узнайте, как оптимизировать процессы закупок в вашем учреждении! Если хотите узнать больше об эффективных инструментах автоматизации, переходите на наш Rutube-канал — там мы делимся опытом и практическими кейсами c наших вебинаров.
