Для оптимизации взаимодействия абитуриентов, преподавателей, обучающихся с образовательной организацией мы предлагаем использовать интеграцию личных кабинетов и учетной системы вуза и организовать в учебном учреждении службу единого окна – МФЦ студента.
С помощью МФЦ обучающийся сможет:
- подать заявления на восстановление, отчисление, предоставление академического отпуска, предоставление последипломных каникул, повышенную стипендию, материальную помощь, перевод в другой вуз, перевод в другую группу (факультет) и т.д.;
- заказать и получить справку (отсканированный экземпляр в виде файла в формате pdf, в некоторых случаях возможно получения оригинала документа по почте), академическую справку, выписку из приказа, выписку из учебной карточки;
- получить квитанцию на оплату обучения, дополнительного соглашения к договору обучения;
- выбрать дисциплину по выбору, изучаемый иностранный язык, группу посещения физкультуры.
Рассмотрим подробнее основные задачи, решаемые в МФЦ студента.
Задача:
Решение основных вопросов обучающихся в единой системе, создание системы «Одно окно».
Решение:
Запись обучающегося в МФЦ может осуществляться как физическим посещением отделения МФЦ, так и через Личный кабинет обучающегося (ЛКО). Заявка из личного кабинета поступает в учебную систему (БИТ.ВУЗ, 1С:Университет и т.д.); далее осуществляется обработка заявки оператором МФЦ (например, подготавливается запрашиваемая в заявке справка); смена оператором статуса заявки; в личном кабинете по данной заявке появляется информация о готовности к выдаче справки/документа или запрашиваемый документ в виде файла в формате pdf и т.д.
После получения уведомления обучающийся может прийти в МФЦ для получения оригинала запрашиваемой справки или документа. Таким образом организуется система «Одного окна» для решения основных вопросов обучающегося.
|
|
|
Рис. 1 Схема «Одного окна»
|
|
|
|
Рис. 2 Пример заявки МФЦ в системе БИТ.ВУЗ.
|
Задача:
Сокращение сроков решения вопросов обучающихся и передачи бумажной документации между подразделениями.
Решение:
При подаче заявки через личный кабинет основные данные в заявке заполняются автоматически (ФИО, гражданство, образовательная организация и т.д.), а оператору МФЦ в электронном виде доступна основная информация по обучающемуся (например, учебная карточка, выписки из учебной карточки, из приказов и их печатная форма). Помимо этого, перед подачей заявки из ЛК обучающийся может самостоятельно ознакомиться с перечнем документов, необходимых для предоставления интересующей его услуги.
|
|
|
Рис. 3 Заявка
|
|
|
|
Рис. 4 Информация об обучающемся.
|
Таким образом, благодаря использованию ЛКО и МФЦ сокращаются сроки решения вопросов обучающихся. Благодаря тому, что все процессы осуществляются в электронном формате, уменьшаются затраты на бумажную документацию между подразделениями и на печатное оборудование в организации.
Задача:
Организация единой точки входа во все цифровые сервисы образовательной организации.
Решение:
Через личный кабинет обучающегося возможно доступ к различным сервисам, которые предоставляет образовательное учреждение (другие личные кабинеты, системы для проведения вебинаров, тестирований и т.д.).
Таким образом, результатом использования системы «Одно окно» является:
- создание единой системы для решения всех вопросов обучающегося;
- сокращение сроков решения вопросов обучающихся;
- сокращение затрат на закупку и обслуживание оборудования в различных службах вуза;
- организация единой точки входа во все цифровые сервисы для обучающегося через личный кабинет;
- сокращение передачи бумажной информации между подразделениями.
Личный кабинет обучающегося, преподавателя, абитуриента.
Задача:
Автоматизация взаимодействия с обучающимися.
Решение:
Личный кабинет обучающегося автоматизирует взаимодействие студентов с учебной организацией и позволяет:
- осуществлять онлайн доступ к учебному процессу, расписанию, учебным планам (в том числе скачивать документацию в виде файлы в формате pdf);
- отслеживать текущую успеваемость;
- поддерживать обратную связь с преподавателями.
Личный кабинет обучающегося (ЛКО) имеет модульную структуру. Это позволяет настроить кабинет под требования учебного заведения. В коробочном решении есть модули регистрации, учебных профилей, учебных планов, промежуточной аттестации, зачетной книжки, портфолио, заявлений, системы оповещений и пр. В случае отсутствия модуля, мы можем разработать его дополнительно. В качестве учетной системы используется БИТ.ВУЗ. Функциональные требования соответствуют версии ФГОС 3+.
Стартовая страница личного кабинета обучающегося содержит основные данные физического лица и образовательной программы (ФИО, фото, подразделение, группа, уровень образования, направление, профиль, форма обучения, состояние, курс, электронная почта) (рис. 5). Авторизация осуществляется через простую форму ввода логина и пароля, активация профиля осуществляется с помощью проверки уникальных идентификаторов (например, номер документа, удостоверяющего личность, СНИЛС и т.п.).
|
|
|
Рис. 5 ЛКО. Основные данные.
|
В ЛКО предусмотрены следующие разделы:
- «Учебный план». Включает в себя печатные формы или таблицы учебных планов в формате PDF с возможностью скачивания (рис. 6).
- «Учебный план по курсам». Данные по учебному плану каждого курса доступны в формате таблицы, с указанием наименований дисциплин, подразделений, аудиторных часов, формы и итогов аттестации (рис. 7).
|
|
|
Рис. 6 ЛКО. Учебный план.
|
|
|
|
Рис. 7 ЛКО. Учебный план по курсам.
|
- «Учебный процесс». Раздел содержит информацию по текущей успеваемости в разрезе ведомостей с наименованием дисциплины, формы контроля и результатов. Предусмотрена возможность детализации данных по каждому семестру (рис. 8).
- «Расписание». Реализовано в формате таблицы на текущую неделю, с указанием даты, времени и преподавателя (рис. 9) или списком по дням с календарем.
- «Зачетная книжка». Включает в себя данные по прохождению итоговых испытаний за семестр с указанием дисциплины, часов, формы аттестации, оценок, баллов и даты. Предусмотрена возможность фильтрации по семестру (рис. 10).
|
|
|
Рис. 8 ЛКО. Учебный процесс. Успеваемость.
|
|
|
|
Рис. 9. ЛКО Расписание.
|
|
|
|
Рис. 10. ЛКО. Зачетная книжка.
|
- «Текущая успеваемость». Содержит информацию о текущей успеваемости студента, с указанием дисциплины, формы аттестации, кафедры, преподавателя, результатов промежуточной аттестации и текущего контроля в баллах.
- «Методическое обеспечение». Раздел осуществляет доступ студента к методическим материалам, включая их скачивание.
- «Портфолио». Содержит документы и файлы, размещенные студентом с указанием даты, наименования и комментариями.
- «Электронное обучение». Раздел позволяет разместить ссылку на электронное обучение, в том случае если оно внедрено в учреждении.
- «Связь с преподавателем». В разделе предусмотрено ведение чатов с преподавательским составом, а также отправка электронных писем.
- «Справки». Включает в себя форму заказа справок (настраивается под запросы учреждения).
- «Объявления». Содержит информацию от преподавателей и подразделений, доступную для просмотра, при этом для студентов создание объявлений не предусмотрено.
- «Деканат». Раздел содержит данные о деканате обучающегося, ФИО руководства и контактные данные.
Задача:
Автоматизация работы преподавателя с помощью личного кабинета.
Решение:
На основе коробочного решения «Личный кабинет преподавателя» осуществляется автоматизация взаимодействия с профессорско-преподавательским составом, что позволяет:
- получать актуальное расписание;
- коммуницировать с учебными группами и обучающимися;
- адресовать объявления подразделениям или учебным группам;
- заполнять учебные ведомости онлайн;
- рецензировать работы портфолио;
- управлять методическими материалами и т.д.
Авторизация в личном кабинете преподавателя осуществляется через форму ввода логина и пароля (рис. 11). Страница профиля преподавателя включает в себя базовые данные о преподавателе и его трудовых договорах: ФИО, фото (опционально), должность, академический статус, ставку, нагрузку на семестр и на год, трудовые договоры (рис. 12).
В разделе «Ведомости» преподаватель может посмотреть даты и номера ведомостей по своим группам, виды нагрузки, дисциплины (рис. 13 и 14), заполнить по каждому из обучающихся результаты промежуточной и итоговой аттестации, указать причину отсутствия на итоговой аттестации. После заполнения и сдачи ведомости формируется печатная форма в формате PDF.
|
|
|
Рис. 11 Личный кабинет преподавателя. Авторизация.
|
|
|
|
Рис. 12 Личный кабинет преподавателя.
|
|
|
|
Рис. 13 Личный кабинет преподавателя. Ведомости список.
|
|
|
|
Рис. 14 Личный кабинет преподавателя. Ведомость группы.
|
Раздел «Курсовые работы» включает в себя ведомости за текущий год по курсовым работам групп, прикрепленным к данному преподавателю (рис. 15 и 16).
|
|
|
Рис. 15 Личный кабинет преподавателя. Курсовые работы список.
|
|
|
|
Рис. 16 Личный кабинет преподавателя. Курсовые работы группы.
|
В разделе «Методическое обеспечение» содержится информация для преподавателя по методическим материалам его дисциплин, а также предусмотрена возможность их загрузки (рис. 17).
Раздел «Электронное обучение». Раздел позволяет разместить ссылку на электронное обучение, в том случае если оно внедрено в учреждении.
Раздел «Обучаемые» включает в себя данные по студентам и учебным группам, доступным преподавателю. Разделом предусмотрен поиск студентов по ФИО, по академической группе, по подразделению, а также ведение чатов с каждым из обучающихся и отправка писем на электронную почту (рис. 18).
В разделе «Портфолио студентов» преподаватель может ознакомиться с документами портфолио обучающихся с указанием категории документа, наименования, даты размещения, прикрепленных файлов и комментариями (рис. 19).
Раздел «Учебные чаты» позволяет преподавателю при необходимости вести чат со всей группой (рис. 20). Разделом предусмотрен удобный поиск по учебной группе.
|
|
|
Рис. 17 Личный кабинет преподавателя. Методические материалы.
|
|
|
|
Рис. 18 Личный кабинет преподавателя. Обучаемые.
|
|
|
|
Рис. 19 Личный кабинет преподавателя. Портфолио студентов.
|
|
|
|
Рис. 20 Личный кабинет преподавателя. Учебные чаты.
|
Раздел «Новости» и раздел «Объявления», с доступом к объявлениям подразделения и возможностью добавления своих объявлений (рис. 21 - 22).
Раздел «Деканаты», который включает в себя список деканатов с руководителями (ФИО, должность, контактные данные).
|
|
|
Рис. 21 Личный кабинет преподавателя. Мои объявления.
|
|
|
|
Рис. 22 Личный кабинет преподавателя. Мои объявления – создание объявления.
|
Задача:
Автоматизация взаимодействия с поступающими.
Решение:
Автоматизация взаимодействия с поступающими осуществляется на основе внедрения решения «БИТ.Личный кабинет абитуриента».
Доступ к личному кабинету абитуриента предоставляется путем ввода основных регистрационных данных (электронная почта и пароль), для новых пользователей предусмотрена простая форма регистрации. Валидация реализована с помощью электронной почты, через сгенерированный системой одноразовый код-пароль (рис. 23 и 24). После регистрации учетной системой пользователю присваивается уникальный учетный номер.
|
|
|
Рис. 23 Личный кабинет абитуриента.
|
|
|
|
Рис. 24 Личный кабинет абитуриента. Регистрация.
|
С помощью инструмента «Личный кабинет абитуриента» возможно:
- создание одного или нескольких заявлений на поступление;
- отслеживание статуса поданных заявлений;
- получение информации о вступительных испытаниях.
Системой предусмотрена форма подачи заявления на основе справочников с возможностью их изменения в соответствии с профилем учебного заведения.
Форма подачи заявления включает в себя обязательные к заполнению блоки с основными данными (ФИО, пол, дата рождения, личное фото, удостоверение личности, адрес регистрации, проживания, документы об образовании), а также блоки дополнительной информации (результаты ЕГЭ, контактные лица, иностранные языки, индивидуальные достижения, дипломы олимпиад, прочие документы) (рис. 25). Для удобства использования справочников адресов предусмотрена возможность использования платных внешних сервисов.
Заполнение данных в блоках, не отмеченных как обязательные – опционально.
Все поля и блоки настраиваются под потребности учреждения и доступны для редактирования.
|
|
|
Рис. 25 Подача заявления через личный кабинет абитуриента.
|
После отправки сформированного заявления ему присваивается номер, указывается дата подачи и статус заявления (рис. 26). Помимо этого предусмотрено скачивание автоматически созданных в учетной системе печатных форм заявлений и согласий. Запрос печатной формы возможен после изменения статуса заявления на «обработано» (рис. 27).
Внесение изменений в отправленное заявление возможно через форму «Сообщение», данные которой привязываются к конкретной заявке (по номеру заявления) (рис. 28).
Все сообщения и ответы сохраняются в истории обращений в личном кабинете абитуриента.
|
|
|
Рис. 26 Поданные заявления.
|
|
|
|
Рис. 27 Запрос печатной формы.
|
|
|
|
Рис. 28 Сообщение к заявке.
|
Возможности программы БИТ.Личный кабинет абитуриента:
- Регистрации / авторизации абитуриента для доступа к сервисам ЛКА;
- Ввод личных данных абитуриента (включая данные о результатах ЕГЭ, индивидуальных достижениях, олимпиадах, изучаемых языках);
- Указание произвольного набора прочих документов, прикрепление скан-копий документов;
- Внесение пожеланий о предоставлении общежития;
- Выбор одной или нескольких дисциплин;
- Обмен данными с учетной системой, выгрузка данных в виде файлов;
- Модуль модерации в БИТ.ВУЗ, 1С:Университет, 1С:Колледж
Данная система предназначена для сбора и обработки заявлений абитуриентов, имеет набор настраиваемых полей в зависимости от формы обучения, филиала или уровня образования. Сгенерированные печатные формы можно распечатать и передать подписанные копии в приемную комиссии. Абитуриент по требованию приемной комиссии может предоставлять дополнительные данные без повторной подачи заявления.
Доработка личных кабинетов осуществляется исходя из потребностей и особенностей образовательной организации. В случае заинтересованности мы всегда готовы проконсультировать по возможностям применения системы под ваши задачи, а также варианты сотрудничества.
