Рассмотрим процесс внедрения электронного документооборота на примере организации работы с авансовыми отчетами и документами исполнения обязательств, а также основные преимущества данного внедрения.
Задача:
Организация работы с документами сотрудников без доступа к бухгалтерии
Решение:
Программное решение «1С:Документооборот» позволяет осуществлять необходимую обработку первичной документации всеми участниками процесса (рис. 1).
Рассмотрим подробнее маршрут обработки документов, на примере обмена данными на основе интеграции «1С: Документооборот 2.1» с «1С: БГУ КОРП – Закупки».
Маршрут обработки отчета имеет гибкие настройки шаблона процесса (с указанием типа документа и события, условий, указанием автоматического или ручного запуска, учреждения) (рис. 2-4). После согласования и подписания документ проходит регистрацию в отделе делопроизводства (параметры регистрации также могут быть гибко настроены для конкретной организации/отдела и т.д.) (рис. 5). После регистрации документ идет на ознакомление автору документа (рис. 6).
|
|
|
Рис. 1 Начальная страница. Документооборот: задачи.
|
|
|
|
Рис. 2 Обработка авансового отчета. Шаблон процесса.
|
|
|
|
Рис. 3 Обработка авансового отчета. Шаблон процесса.
|
|
|
|
Рис. 4 Обработка авансового отчета. Подписание.
|
|
|
|
Рис. 5 Регистрация документа.
|
|
|
|
Рис. 6 Ознакомление.
|
Для ряда документов в системе предусмотрен механизм указания дополнительных реквизитов, позволяющий вводить необходимый состав таких реквизитов (рис. 7).
|
|
|
Рис. 7 Дополнительные реквизиты.
|
Также система позволяет настроить список задач для конкретного сотрудника, с автоматическим оповещением (в формате всплывающего окна) сотрудника о поступлении задачи. Данная настройка дает возможность сотруднику работать непосредственно со своими задачами, без необходимости заходить в бухгалтерию документооборота (рис. 8 и 9). Предварительно должно быть настроено сопряжение соответствующего документа (по которому необходимо выполнить задачу с документом в Документообороте). Указываются основные реквизиты и подотчетное лицо, ответственное за сформированный документ, а также документ с которым тот связан в системе «1С:Документооборот».
|
|
|
Рис. 8 Карточка внутреннего документа: авансовый отчет.
|
|
|
|
Рис. 9 Документооборот: задачи.
|
При необходимости возможна настройка параллельного согласования документа у нескольких сотрудников. Предусмотрено также сохранение истории выполнения задачи (когда пройдено ознакомление, когда и кем согласовано и т.д.,) и автоматическое добавление печатной формы документа.
После проверки при необходимости возможно исправление (дозаполнение) документа, которое реализуется на основании того же процесса обработки документа (рис. 10).
|
|
|
Рис. 10 Исправление документа.
|
В процессе согласования документов, подписание согласованной документации (визы согласования) может осуществляться с помощью ЭЦП, что соответствующим образом должно быть отражено в печатной форме (Лист согласования). В программном решении «1С:Документооборот» версии 3.0 доработан процесс согласования с выводом печатной формы (рис. 11).
|
|
|
Рис. 11 Лист согласования.
|
Система позволяет осуществлять бесшовную интеграцию с другими конфигурациями для обмена документацией в рамках одной организации. Программное решение «1С:Документооборот государственного учреждения» помогает организовать и упорядочить взаимодействие сотрудников между собой, автоматизировать обмен документацией, а также оптимизировать такие процессы, как:
-
работа с первичными документами (например обязательств поставщиков и подрядчиков);
-
обработки заявок на закупку;
-
обработки выдачи ДС подотчетным лицам и т.д.
-
осуществлять бесшовную интеграцию между системами для обмена документацией в организации, что особенно актуально для организаций с большой филиальной структурой (данный механизм реализован для «1С: Бухгалтерии государственного учреждения КОРП 2.0», «1С: ЗКГУ» (зарплата и кадры государственного учреждения).
Библиотека интеграции с документооборотом может быть внедрена в любую систему на основе «1С» и позволяет при необходимости использовать механизм распределенной базы данных, для оптимизации синхронизаций между различными базами данных. Данный механизм может быть использован одной организацией с множеством офисов или филиалов и актуален в случае неустойчивого интернет-соединения в отдельном офисе/филиале (в заданный период между базами данных происходит автоматический обмен данными).
Помимо этого на основе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0» разработана конфигурация «1С:Документооборот холдинга», который позволяет объединить различные офисы в рамках одной организации, а также различные организации в рамках одного холдинга.
Таким образом внедрение электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать процесс обмена данными между сотрудниками, офисами, филиалами и подразделениями внутри организации.
