Основные цели автоматизации в бюджетных учреждениях на основе «1С»:
-
оптимизация работы сотрудников государственного учреждения;
-
снижение временных и трудозатрат на большое количество согласований;
-
снижение риска потери документов при передаче между подразделениями и офисами;
-
исключение человеческого фактора при помощи автоматизации и программного контроля;
-
выявление проблем распределения финансовых потоков, убыточных статей, перераспределение затрат организации и т. д.
Варианты организации процессов автоматизации на основе программных решений «1С».
Вариант 1. Интеграция осуществляется между бухгалтерией («1С:Бухгалтерия государственного учреждения»), контрактным отделом («1С:Закупки») и планово-экономическим отделом (ПЭО «БИТ.УФГУ» управление финансами государственного учреждения). В том случае если бухгалтерия уже работает с «1С:БГУ», необходимо приобретение только двух конфигураций.
Преимущества этого варианта:
-
Отсутствие дублирования данных.
-
Документы на поставку или заявки на закупку вносятся непосредственно в саму программу.
-
Упорядоченная отчетность, так как предусмотрена единая форма отчетности для трех подразделений, нет разрозненных данных.
-
Загрузка из ЕИС в «1С» всей информации по тендерам, заключенным контрактам и поставкам.
Проблемы, с которыми может столкнуться организация при внедрении данной системы:
-
опасения бухгалтерии интегрировать в свою базу данных другие отделы (решается с помощью распределения прав и доступа);
-
сложность с изменением привычного рабочего процесса и восприятия новой информации сотрудниками организации.
Вариант 2. Интеграция осуществляется между контрактным отделом, ПЭО и бухгалтерией при этом бухгалтерия работает в любой другой программе. В этом случае необходимо приобретение всех трех программ («1С:БГУ», «1С:Закупки», «БИТ.УФГУ»).
Преимущества такого взаимодействия:
-
Документы на поставку или заявки на закупку вносятся непосредственно в саму программу.
-
Упорядоченная отчетность, предусмотрена единая форма отчетности для двух подразделений, нет разрозненных данных.
-
Загрузка из ЕИС в «1С» всей информации по тендерам, заключенным контрактам и поставкам.
Проблемы такого варианта интеграции:
-
повышение затрат на сопровождение, за счет необходимости поддержки интеграции между «1С» и сторонней системой;
-
вынужденное дублирование части данных «за» бухгалтера;
-
данные между бухгалтерской системой и «1С» могут различаться в разные периоды времени.
Вариант 3. Интеграция осуществляется между контрактным отделом, ПЭО («1С:Закупки», «БИТ.УФГУ») и бухгалтерией, при этом бухгалтерский учет ведется отдельно, но тоже в «1С».
Преимущества такого взаимодействия:
-
Документы на поставку или заявки на закупку вносятся непосредственно в саму программу.
-
Единые отчеты между двумя подразделениями, по некоторым параметрам могут отличаться от бухгалтерии.
-
Загрузка из ЕИС в «1С» всей информации по тендерам, заключенным контрактам и поставкам.
-
ПЭО актуальные данные по плановым и экономическим показателям.
Проблемы, с которыми может столкнуться организации при таком взаимодействии:
-
удорожание сопровождения, за счет того, что дополнительный обмен осуществляется в обе стороны, между двумя базами «1С» необходимо поддерживать интеграцию;
-
данные между базой данных «1С:БГУ» и базой данных «1С:Закупки» и «БИТ УФГУ» могут различаться в разный момент времени.
В результате перечисленных вариантов интеграций учреждение (каждый отдел) получает:
-
точные отчеты, основанные на данных сразу двух или трех отделов, исключающие в 95% человеческий фактор, что обеспечивает возможность принятия правильных управленческих решений;
-
оптимизация управления финансовыми потоками, использование единой и прозрачной системы распределения финансирования;
-
получение оперативной информации в режиме онлайн по экономии денежных средств и их перераспределению по итогам тендеров;
-
снижение штрафных санкций и нарушений сроков исполнения обязательств;
-
сокращение временных затрат на сбор и согласование заявок.
Процесс работы с «1С:БГУ», при взаимодействии с «1С:Закупки» (Контрактная служба) и «БИТ. УФГУ» (ПЭО).
Рассмотрим процесс работы с документом на примере создания документа «Резервирование денежных средств».
Работа с документом в системе состоит из следующих этапов:
1. Создание документа:
В системе «1С:БГУ» документ заполняется Инициатором, в зависимости от потребности подразделения. Указывается дата создания документа, заполняется поле «Сценарий» и поле «Центр финансовой ответственности (ЦФО)». В табличной части указывается платежный период, подразделение, закупаемая продукция, ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения) автоматически заполняются из карточки продукции, указывается количество, стоимость, НДС и остаток.
Подготовленный документ отправляется на согласование. По ссылке «Процесс» можно посмотреть текущие задачи по документу (подготовка, проверка и т.д.), а также кем и когда документ был просмотрен. Документ направляется в планово-экономический отдел.
2. Работа с документом в ПЭО:
На начальной странице расположен журнал операций, с указанием типа документа, корреспондента, организации и ответственного, а также текущие задачи по обработке документов (при необходимости система позволяет осуществлять индивидуальные настройки интерфейса). Новый документ отображается в списке текущих задач с указанием задачи (проверка, ознакомление, согласование и т.д.). После ознакомления с документом его, при необходимости, можно отправить обратно на доработку Инициатору с добавлением комментария или перевести в статус «Проверен». Если всё в порядке документ отправляется далее на заполнение в Контрактную службу.
ПЭО заполняет статьи оборотов, КФО, КПС, КЭК, из которых будет происходить финансирование по указанным потребностям. Источники финансирования проставляет ПЭО после этапа заполнения документа Контрактной службой.
3. Работа с документом в Контрактной службе.
При работе с документом в контрактной службе на главной странице указана задача по документу (например заполнение цифровой информации - НМЦК). Контрактная служба анализирует указанные в документе параметры (продукцию, количество т.д.), собирает коммерческие предложения и по итогу указывает в системе стоимость данной продукции. При этом поле «сумма» (общая стоимость) просчитывается и заполняется автоматически на основе указанных данных, и далее указывается % НДС (для услуг не облагаемых НДС указывается «без НДС»), сумма НДС также рассчитывается автоматически. Обоснование указанного НМЦК прикрепляется к документу отдельным файлом по ссылке «Присоединенные файлы». После этого документ отправляется на согласование в ПЭО.
После обработки и согласования Инициатором документу присваивается статус «Проведен».
Планирование в подсистеме «БИТ.УФГУ».
Процесс планирования осуществляется сотрудником ПЭО и состоит из следующих этапов:
-
создание формы ввода бюджета с настройкой необходимых параметров (дата, номер, сценарий бюджетирования, настройка формы, период);
-
на основе указанных данных автоматически заполняется табличная часть («Данные бюджета») с разбивкой по статьям оборотов, указанием КЭК и года по каждой статье. Для объединения всех поступивших заявок на потребность в единый документ заполняется форма «Копирование данных бюджета» и данные ПФХД сводятся в единую сводную потребность от всех подразделений. Также из формы ввода бюджета в системе предусмотрена возможность создания Планового назначения (с помощью инструмента «Помощник ввода документа: Плановые назначения»);
-
после формирования плана ФХД в Электронном бюджете должен быть сформирован план-график на основе данных из ПФХД. При этом в большинстве случаев из Электронного бюджета данные передаются в ЕИС.
Формирование план-графика (44-ФЗ).
Формирование план-графика осуществляется Контрактной службой на основе данных, полученных системой «1С» из ЕИС.
На странице документа в подразделе «Лот» указывается: идентификационный код закупки, статус (новый или измененный), способ закупки, наименование, подразделение, цена лота и лот. Документ может иметь статус архивный или действующий.
В подразделе «Особые закупки» указывается: детализация по КВР, КБК, целевым статьям, обоснование внесения изменений, особенности.
В подразделе «Итоговые показатели» указывается итог по КВР, по целевым статьям и по КОКС.
Формирование плана закупок (223-ФЗ).
На странице документа в подразделе «Лот» указывается: статус, идентификационный код закупки, способ закупки, наименование, подразделение, лот и начальная максимальная цена лота. В подразделе «Итоговые строки» указывается совокупный годовой объем планируемых закупок.
Этапы резервирования денежных средств по планируемым закупкам:
-
Документ «Резервирование денежных средств по конкурсным процедурам» создается Инициатором на основании документа «Резервирование денежных средств».
-
В документе указывается актуальная дата и меняется сценарий «Потребность» на «Резервирование денежных средств», в разделе документа «Реестр платежей» данные автоматически заполняются на основе табличной части предыдущего документа.
-
Подготовленная заявка отправляется в Контрактную службу.
-
Контрактная служба определяет способ закупки (можно выбрать из справочника), анализирует товар, количество, НМЦК.
-
В раздел «Присоединенные файлы» загружаются подтверждающие документы (например обоснование цены контракта, проект контракта, описание объекта закупки, требование к содержанию и т.д.).
-
Документ отправляется на дельнейшее согласование и проверку контракта юристу, после проверки документ отправляется на доработку или (в случае удовлетворительной проверки) ему присваивается статус «Проверен».
-
В документе планово-экономическим отделом проставляются источники финансирования
-
На странице «План-фактный анализ универсальный» формируется отчет на основе таких параметров как: статья оборотов, направление, КФО, КПС, расходование, эталон (первоначальный план ФХД), корректировка бюджета и ПФХД окончательной версии. Таким образом есть возможность сравнения первоначального плана (ПФХД) и окончательного ПФХД после внесения корректировок.
-
Задача по резервированию денежных средств на закупки уходит главному бухгалтеру для проверки документации, после согласования документ возвращается в Контрактную службу.
-
Документ размещается в ЕИС, с присвоением номера извещения ЕИС.
-
После размещения в ЕИС документ уходит на проведение и ознакомление в бухгалтерию.
-
В разделе «Сведения о контракте» указывается: номер извещения, реестровый номер, формат контракта, предмет контракта, сумма, дата заключения и исполнения, основания, данные по контрагенту (загружается автоматически из ЕИС), особенности, реквизиты по уплате налогов и неустоек.
Для формирования единого учета по контрактам, не размещенным в ЕИС, либо размещенных в части ЕИС с ограниченным доступом, необходимо создать новый документ («создать контракт») и связать его с документом «Резервирование денежных средств».
В ПЭО на основании контракта создается документ «Регистрация договора» с прописанным видом обязательств «Договор», график платежей и начислений добавляется автоматически из предыдущего документа (контракта, на основании которого создается договор).
Все данные по контракту полученные в «1С:БГУ» автоматически отражаются и в конфигурации «БИТ.УФГУ».
Отчеты.
«План-фактный анализ универсальный». После регистрации и проведения договора, в «1С:БГУ» на странице «План-фактный анализ универсальный» для карточки регистрации договора формируется отчет.
Исполнение обязательств по договору фиксируется в Контрактной службе, где в соответствующем подразделе «Исполнение обязательств по договору» автоматически указываются основные сведения контракта из ЕИС (номер контракта, дата подписания и исполнения, контрагент), исполнение и финансирование (с разбивкой по периодам оплаты и источникам).
Отчет по исполнению контракта формируется в разделе «Анализ исполнения контракта» Контрактной службой. Аналитика может осуществляться по всем контрагентами контрактам или фильтроваться по контрагенту и по контракту. Аналитика показывает детализацию продукции в рамках контракта, плановое и фактическое количество поставки, единицу измерения и стоимость единицы продукции, остаток и оплаченную сумму.
В рамках конкурсных процедур также формируется отчет «Анализ исполнения контрактов по конкурсным процедурам», данные в отчете могут фильтроваться по контрагенту и по контракту.
Отчет «Реестр торгов» анализирует сведения о контракте и извещения, загруженные из ЕИС, и включает в себя информацию о предмете контракта, дату заключения, начальную цену, цену контракта и итоговую экономию в рамках конкурсных процедур. Данные отчета могут быть отфильтрованы по ОКПД, способу закупки и признаку СНП.
Отчет «Реестр контрактов и договоров», включает в себя детальную информацию по контрактам из ЕИС (номер контракта/договора, реестровый номер, наименование предмета закупки, контрагент, даты, размер обеспечения, сумма договора, оплачено/не оплачено). Данные отчета могут быть отфильтрованы по контрагенту, периоду и федеральному закону.
Отчет «Оценка объема закупок» позволяет анализировать объем закупаемых товаров и способы закупки по всем контрактам или по контрактам с указанным признаком (СНП, НКО). Данный отчет позволяет осуществлять контроль планового объема закупок, отслеживать процентное соотношение и общий объем закупок к закупкам по контрактам с указанным признаком. Отчет формируется в виде диаграммы с расшифровкой по контрактам в виде таблицы. Также в системе предусмотрен «Отчет об объеме закупок у СМП» (44-ФЗ и 223-ФЗ), данные в отчет проставляются автоматически. Для данных отчетов предусмотрены печатные формы.
Помимо этого, в системе предусмотрен отдельный годовой отчет по объему закупок отечественных товаров «Отчет об объеме закупок российских товаров» (44-ФЗ). Данный отчет также анализирует сведения о контракте, загруженные из ЕИС, все ОКПД входящие в отчет заполняются автоматически (при этом есть возможность скрыть нулевые суммы, по которым не осуществляется закупка). Для закрытых закупок, по которым нет возможности получить сведения из ЕИС есть возможность добавить сведения непосредственно из «1С» («Сведения о контракте»).
Использование такого типа учета на основе «1С» позволяет минимизировать риски ошибок при ручном введении данных и упростить учет (многие данные подгружаются из ЕИС автоматически и не требуют ручного введения), ускорить процессы согласований, отказаться от планирования в Excel.
Автоматизация учетных процессов в государственных учреждениях позволяет сделать работу учреждения более эффективной и результативной, снизить риски ошибок в учете и временные издержки, что в свою очередь позволяет повышать доходность организации.
