«Дашборды научных проектов» – комплексная информационная система, предназначенная для управления инновационными и научными проектами.
Архитектурно система состоит из двух частей:
-
Научная учетная система (осуществляет подробный учет научных проектов), реализуется на основе решения «БИТ.НАУКА».
-
Система управления проектами, предназначенная для руководителя с целью обеспечения контроля за проектом, реализуется в виде собственной разработки компании «Первый БИТ».
Web-решение реализовано на основе коробочной версии «Битрикс24». Обмен данными между двумя подсистемами происходит по установленному расписанию, при этом технология обмена может быть реализована как через web-сервисы, так и с помощью шины или брокера сообщений (например RabbitMQ).
Интерфейс системы. Виджеты.
В системе реализован удобный интерфейс (рис.1), при этом для административного пользователя доступно управление проектами различных типов, например:
-
научные;
-
инновационные;
-
образовательные.
Специфика разделения по тематике проектов и виджеты зависят от потребностей заказчика и вида проектов.
Для административных пользователей предусмотрено разделение доступа по ролям: отдельному административному пользователю может быть доступно управление или чтение только присвоенного типа проектов (например, только научными проектами или только образовательными). Для супер-пользователя доступно управление всеми проектами.
|
|
|
Рис. 1 Интерфейс административного пользователя.
|
Виды проектов указываются в верхней части интерфейса, реализован поиск по названию проектов, а также по классификатору ГРНТИ.
Виджет (карточка) проекта включает в себя следующую информацию:
-
название проекта;
-
количество сотрудников, работающих по проекту (ключевых сотрудников, руководителей, а также количество вакансий на проекте);
-
классификация проекта (в дальнейшем по указанным классификаторам возможно формирование отчетности);
-
кнопка перехода на страницу управления материально-технической базой проекта;
-
запланированный бюджет проекта и полученные средства, с указанием процентного отношения полученных средств к запланированному бюджету;
-
маркеры классификации по уровням проекта (региональный, национальный, мировой);
-
наименование академического партнера, привлеченного на проект (в случае его наличия);
-
данные о количестве РИД – результатов исследовательской деятельности (информация выгружается из учетной системы «БИТ НАУКА»), а также финансовый результат по ним накопительным итогом за год и за текущий квартал;
-
данные о количестве публикаций по проекту (информация выгружается из учетной системы «БИТ НАУКА»), в том числе с разбиением по квартилям;
-
медиафайлы по проекту (видеоматериалы, новостные публикации);
-
результат реализации проекта (на основе данных из внешних систем управления проектами);
-
этапы проектов (макрозадачи);
-
TRL проектов.
Этапы проектов визуализируются в виде виджетов, по которым строится жизненный цикл проектов, так называемых макрозадач (например, заключение договора). Каждая макрозадача включает набор подзадач, обязательных к выполнению исполнителем для достижения основной цели (выполнения макрозадачи), при этом предусмотрена возможность отслеживания количества подзадач и их текущего статуса выполнения, а также переход на детальную страницу задачи (рис. 2 и 3).
|
|
|
Рис. 2 Отслеживание статуса задач.
|
|
|
|
Рис. 3 Задача.
|
Детальная страница задачи включает в себя:
-
заголовок и описание задачи;
-
ответственных и соисполнителей;
-
cрок исполнения;
-
результат исполнения задачи;
-
обсуждение задачи (комментарии);
-
чек-листы (указываются в зависимости от необходимости);
-
список подзадач с указанием сроков выполнения, ответственных лиц, допустимыми финансовыми показателями (рис. 4), и возможностью прикрепления сопутствующих документов, и другими дополнительными параметрами.
Допускается досрочное завершение задачи при достижении цели, без реализации подзадач.
|
|
|
Рис. 4 Создание подзадачи.
|
При редактировании проекта в системе могут быть заведены различные шаблоны, определяющие набор подзадач для получения результата по макрозадаче или для достижения того или иного уровня TRL проекта (рис. 5, 6). В случае TRL – шаблон каждого уровня содержат признаки, которыми должен обладать проект на указанном уровне и подзадачи, поставленные руководителем для достижения этого уровня TRL. К завершенным задачам исполнитель может прикрепить результат в виде файла, сформированного на основании заранее прикрепленного шаблона.
Проекты в системе имеют различные классификаторы (по уровню проекта, по областям знаний, семейству и т. д.) которые могут наполняться в системе администрирования web-ресурса, или с помощью синхронизации с учетной системой при наличии в ней соответствующих классификаторов.
Дополнительные функции системы:
-
клонирование проекта (при этом клонируется не только сам проект, но и все привязанные к нему задачи) с возможностью продолжения его в другом типе;
-
объединение проектов;
-
архивирование завершенного проекта.
|
|
|
Рис. 5 Редактирование проекта.
|
|
|
|
Рис. 6 TRL проекта.
|
C помощью виджета «Результат» в разделе «Инновационные проекты» руководитель ставит подзадачи, на основании которых по инновационному проекту должны быть достигнуты определенные, заранее заданные руководством, результаты (рис. 7).
|
|
|
Рис. 7 Инновационные проекты. Виджет «результаты».
|
Для каждой макрозадачи предусмотрено определение набора шаблонных подзадач, создающихся автоматически при создании проекта соответствующего типа. Например, для макрозадачи «Заключение договора» будут сформированы такие подзадачи как встреча, коммерческое предложение, согласование, подписание и т.д. Руководителю остается установить контрольные сроки реализации и назначить исполнителя.
На детальной странице проекта «TRL» можно найти подробный анализ уровней TRL с указанием общего времени, потраченного исполнителем на решение поставленных задач по уровням TRL(данные о затраченном времени по задачам выгружаются из «Битрикс24»), исполнителя, руководителя и текущего статуса задачи (рис. 8).
|
|
|
Рис. 8 Уровни TRL.
|
На странице «МТБ» (материально-техническая база) ведётся упрощенный учет материально-технической базы на проекте. Каждый элемент МТБ кроме записи в базе данных является также задачей, в рамках которой можно определить поручения (рис. 9). Предусмотрена настройка шаблонов задачи для постановки задач в зависимости от вида МТБ.
|
|
|
Рис. 9 Материально-техническая база проекта.
|
На странице проекта «Финансирование» (рис. 10) указываются источники финансирования, с помощью которых запланировано привлечение средств на проект, план бюджета, факт оплаты, а также соотношение полученной части к запланированной в виде круговой диаграммы. В качестве опции возможна интеграция с другими финансовыми системами на основе «1С» для автоматического получения данных из внешней системы.
|
|
|
Рис. 10 Финансирование проекта.
|
Управление коллективом проекта осуществляется через страницу проекта «Коллектив» (рис. 11). Предусмотрены добавление, удаление и архивация сотрудников (рис. 12), назначение им ролей на проекте. Учет кадровой номенклатуры осуществляется с помощью интеграции с кадровыми системами и системами авторизации («1С:ЗКГУ», БГУ, Active directory).
Для сотрудников с научными работами отражается виджет наукометрии, отображающий в виде графиков информацию по научным работам сотрудника, публикациям, объектам интеллектуальной собственности и т.д. (рис. 13), и ссылка на репозиторий научных работ (интеграция с «БИТ.Наука») с указанием источников научных статей, авторов и соавторов, ссылками на базу данных, где опубликована статья.
|
|
|
Рис. 11 Коллектив проекта.
|
|
|
|
Рис. 12 Коллектив проекта. Добавление сотрудника.
|
|
|
|
Рис. 13 Коллектив проекта. Наукометрия.
|
На странице «Медиа» производится добавление медиа-материалов (новостей и видео), настройка публикации их на внешний ресурс.
Также в системе функционирует раздел по подбору сотрудников на проект по заданным параметрам (Ф.И.О., научной степени, количеству статей или видам публикаций и т.д.).
Страница «Сводка по проектам» включает в себя сводную информацию по проектам за год и за квартал, региональные маркеры, количество научных сотрудников, источники финансирования и другие полезные сводные показатели (рис. 14). Допускается уточнение области поиска с помощью фильтров по классификаторам.
|
|
|
Рис. 14 Сводка по проектам.
|
Для проектов, требующих проработки до заведения в систему «БИТ.Наука», добавление нового проекта в систему дашбордов происходит при помощи кнопки «Добавить проект» в web-части.
В рамках исполнения макрозадач, исполнителям ставится определенные задачи, планируется бюджет и при достижении результата макрозадачи может осуществляется заведение аналогичного проекта в учетной системе «БИТ.Наука». С помощью системы синхронизации проект добавляется в систему дашбордов клоном виджета (карточки) и с помощью функции «объединение проектов» осуществляется объединение в одну запись. Таким образом проект синхронизируется в двух информационных системах, и в дальнейшем показатели наукометрии по проекту импортируются по расписанию в web-часть из учетной системы «БИТ.Наука».
Использование системы «Дашборды научных проектов» позволяет оптимизировать деятельность руководителей и сотрудников научных проектов, автоматизировать процессы контроля и учета по всему циклу проекта, а также осуществлять интеграции и обмен данными с другими информационными системами.
