Общежитие: работа с проживающими, взаимодействие с бухгалтерией

Направление: Вузы Бюджетные учреждения

Разработанное компанией Первый Бит программное решение БИТ.Общежитие представляет собой полнофункциональную конфигурацию для автоматизации учета в общежитии. Программа предназначена в том числе для ведения учета движения денежных средств при оказании услуг проживания общежитиями высших учебных заведений.

Конфигурация является самостоятельным программным решением, разработанным на основе платформы 1С:Предприятие 8.2 (для работы необходимо наличие версии платформы не ниже 8.3.14.1694).

БИТ.Общежитие решает следующие задачи:

- гибкое планирование индивидуальной структуры общежития;

- учет наличия койко-мест и их характеристик;

- учет проживающих в общежитии (заезд, перемещение, выезд);

- формирование договоров с проживающими;

- расчет и контроль осуществления оплаты за проживание, предоставление дополнительных услуг;

- анализ динамики движения денежных средств при предоставлении услуг проживания в разрезе различных показателей и требований;

- отчетность по численности проживающих, взаиморасчетам и задолженности проживающих, наличию свободных койко-мест, материальным средствам.

Типовая конфигурация БИТ.Общежитие: 

- основана на удобном для пользователя интерфейсе «Такси» (рис. 1), который имеет гибкие настройки и позволяет масштабировать формы списков и документов как для каждого из них в отдельности, так и установить единые параметры для всех списков или документов. При использовании версии программы с другим интерфейсом, переход на интерфейс «Такси» осуществляется в настройках раздела «Параметры»;

- имеет полнотекстовый поиск через строку поиска, интегрированный со всеми справочниками, элементами и регистрами, использующимися в конфигурации;  

- имеет гибкие настройки отображения панелей и начальной страницы для комфортной работы пользователя.

Рис.1. Основная страница_.jpg

Рис. 1 Основная страница.

Задача:

Учет номерного фонда.

Решение:

Учет номерного фонда в программном решении БИТ.Общежитие осуществляется через специальный справочник «Номерной фонд» (рис. 2 и 3), где содержится основная информация по номерному фонду и его структуре, план этажей, который можно сформировать самостоятельно непосредственно в конфигурации или загрузить из документа Excel. На каждую комнату формируется карточка с основными данными (тип, наименование, даты эксплуатации, площадь, описание, категория) (рис. 4).

рис. 2 План этажей. Формирование.jpg   

Рис. 2 План этажей.


рис. 3 Номерной фонд.jpg      

Рис. 3 Номерной фонд.

рис. 3 Номерной фонд - Карточка комнаты.jpg         

Рис. 4 Номерной фонд. Карточка комнаты. 


Конфигурация БИТ.Общежитие позволяет:

- осуществлять формирование номерного фонда отдельно на каждое общежитие;

- осуществлять разграничения прав доступа администраторов по общежитиям;

- вводить данные о нежилых помещениях (не учитывающихся в отчете «Загрузка номерного фонда»).

Задача:

Работа с проживающими, учет проживающих. 

Решение:

Работа с проживающими осуществляется через блок конфигурации «Общежитие». Раздел  включает в себя основные данные проживающих, текущие договора. В договорах указывается контрагент, номер договора, тариф по которому рассчитывается стоимость проживания, характеристики (факультет, форма обучения, курс и прочие), графики и суммы начислений (рис. 5). Справочник «Тарифы» позволяет сегментировать стоимость и суммы оплат при необходимости на найм, коммунальные и дополнительные услуги (рис. 6). 

Основные данные по проживающим содержатся в «Карточке проживающего»: ФИО, категория проживающего, пол, дата рождения, гражданство, паспортные данные, сведения по текущему договору (рис. 7).

рис. 4 Договор.jpg 

Рис. 5 Договор    

 
рис. 5 Договор. Тарифы.jpg    

Рис. 6 Договор. Тарифы.    


рис. 6 Карточка проживающего.jpg    

Рис. 7 Карточка проживающего.

  

Задача:

Оформление заезда/выезда проживающих.

Решение:

Программное решение БИТ.Общежитие позволяет оптимизировать процесс регистрации и оформления движения проживающих (рис. 8-11), осуществлять учет данных по академическим отпускам и предоставление льгот. Помимо этого, возможно осуществление автоматического пересчета графиков при переселении и выезде гостей. 

В конфигурации предусмотрен документ «Планируемый заезд», это специальный документ-помощник, позволяющий оптимизировать массовый ввод первоначальной информации о планируемом заезде (рис. 12), загрузка основных данных может быть произведена из заполненного пользователем шаблонного файла в формате Excel.

рис. 7 Раздел Общежитие.jpg       

Рис. 8 Общежитие.

 
рис. 8 Заезд.jpg 

Рис. 9 Общежитие. Заезд.


рис. 8 Выезд.jpg 

Рис. 10 Общежитие. Выезд.


рис. 8 Переселение.jpg 

Рис. 11 Общежитие. Переселение.


рис. 9 Документ – Планируемый заезд.jpg 

Рис. 12 Планируемый заезд.

 
 
Задача:

Регистрация договоров найма. 

Взаиморасчеты с проживающими. 

Решение:

Конфигурация БИТ.Общежитие позволяет осуществлять: оформление договора одновременно на нескольких проживающих, автоматический расчет графиков начислений, ведение учета по проживающим в разрезе договоров (рис. 13), а также отражает актуальную информацию по начислениям и оплатам в разрезе каждого проживающего. 

Взаиморасчеты с проживающими осуществляются с помощью документа «Квитанция» (ввод данных об оплате). Конфигурацией предусмотрена возможность ввода оплаты по проживанию и по дополнительным услугам в одном документе. При необходимости – возможность выписки «Квитанции» на каждого проживающего или нескольким проживающим в случае единого плательщика (например, родитель или сторонняя организация). Предусмотрено формирование печатного документа «Квитанции» (форма ПД-4) (рис. 14).

рис. 10 Взаиморасчеты с проживающими. Договор.jpg  

Рис. 13 Договор найма.


рис. 11 Взаиморасчеты с проживающими. Квитанция.jpg

Рис. 14 Квитанция.


Ввод данных о начислениях осуществляется с помощью документа «Начисление дохода», а также предусмотрен автоматический расчет сумм к начислению с учетом перерасчетов графиков начислений и возможность указания периода начислений (рис. 15).

Взаиморасчеты с проживающими по дополнительным услугам осуществляются через документ «Акт об оказании услуг» (рис. 16). Предусмотрено формирование печатной формы акта об оказанных услугах (рис. 17).

рис. 12 Взаиморасчеты с проживающими. Начисление дохода.jpg 

Рис. 15 Начисление дохода.


рис. 13 Взаиморасчеты с проживающими. Акт об оказании услуг.jpg

Рис. 16 Акт об оказании услуг.


рис. 14 Взаиморасчеты с проживающими. Печатная форма акта.jpg  

Рис. 17 Печатная форма акта об оказании услуг.


Задача:

Формирование отчетности.

Решение:

Для формирования отчетности в блоке «Общежитие» предусмотрен раздел «Отчеты», включающий в себя: 

- данные о заезде, выезде и переселении за период;

- информацию о загрузке номерного фонда (рис. 18); 

- отчетность по долгам и оплатам проживающих (рис. 19 и 20); 

- списки проживающих (рис. 21); 

- данные по академическим отпускам, историю проживающих;

- ОСВ по начислениям и оплатам (дебиторская/кредиторская задолженность) (рис. 22); 

- информацию о дисциплинарных нарушениях.

Раздел «Отчеты» имеет гибкую структуру настроек под актуальные требования заказчика.

рис. 15 Отчеты. Загрузка номерного фонда.jpg 

Рис. 18 Отчеты. Загрузка номерного фонда.


рис. 16 Отчет по долгам проживающих.jpg 

Рис. 19 Отчеты по долгам проживающих.


рис. 17 Отчеты. Отчет по оплатам проживающих.jpg 

Рис. 20 Отчеты по оплатам проживающих.


рис. 18 Отчеты. Список проживающих.jpg 

Рис. 21 Список проживающих.


рис. 19 Отчеты. ОСВ по начислениям и оплатам.jpg 

Рис. 22 ОСВ по начислениям и оплатам.


Задача:

Администрирование. Рабочее место администратора.

Решение:

Административная работа в конфигурации БИТ.Общежитие осуществляется через раздел «Администрирование» - «Рабочее место администратора» (рис. 23). Раздел имеет удобный интерфейс и позволяет отслеживать загруженность номерного фонда (отображаются комнаты и проживающие, заезд/выезд) данные формируются за указанный период, отслеживать состояние оплат, задолженности и т.д. Возможна индивидуальная настройка рабочего места, маркировка цветом состояния оплат.

рис. 20 Рабочее место администратора.jpg 

Рис. 23 Рабочее место администратора.


Задача:

Обмен данными с решением 1С:БГУ.

Решение:

В конфигурации БИТ. Общежитие предусмотрена настройка синхронизации справочников с конфигурацией 1С:БГУ. Для осуществления обмена данными с 1С:БГУ настраивается соответствие справочников (например, через форму «Соответствие общежитий и направлений деятельности БГУ» (рис. 24 и 25), при этом обязательно в справочнике «Организация (общежитие)» указывается код бухгалтерии, с которой происходит синхронизация (код БГУ). Настраивается соответствие счетов бухгалтерского учета и номенклатуры общежития (рис. 26). Сопоставление возможно без указания аналитик, а также как по номенклатуре, так и по направлению деятельности. Для выполнения начальной синхронизации необходимо загрузить все подходящие договора из бухгалтерии (если учет договоров не ведется) или выполнить сопоставление договоров общежития с договорами бухгалтерии (если в обоих базах ведется учет договоров) (рис. 27). Результат сопоставления сохраняется в справочнике, в договорах и справочниках заполняется код БГУ. 

рис. 21 Настройка соответсвия данных БГУ – БИТ.Общежитие.jpg  

Рис. 24 Настройка соответствиия данных БГУ - БИТ.Общежитие.


рис. 22 Настройка соответсвия данных БГУ – БИТ.Общежитие.jpg  

Рис. 25 Настройка соответствиия данных БГУ - БИТ.Общежитие.


рис. 23 Настраивается соответствие счетов бухгалтерского учета и номенклатуры общежития.jpg 

Рис. 26 Настройка соответствия счетов бухгалтерского учета и номенклатуры.


рис. 24 Выполнения начальной синхронизации.jpg 

Рис. 27 Выполнение начальной синхронизации данных.


 Загрузка информации о проживающих из 1С:БГУ позволяет избежать дублирования данных, осуществляется через форму «Загрузка проживающих из БГУ» (рис. 28). При необходимости возможно также создание нового проживающего (по кнопке «Создать проживающего»). 

рис. 25 Загрузка проживающих из БГУ.jpg

Рис. 28 Загрузка проживающих из БГУ.

Схема движения справочников и документов между БИТ.Общежитие и БГУ – рис. 29. 

рис. 26 Схема движения справочников документов между БИТ.Общежитие и БГУ.jpg

Рис. 29 Схема обмена данными между БГУ и БИТ.Общежитие.


Задача:

Обмен данными с внешними информационными системами.

Решение:

В конфигурации БИТ.Общежитие возможно реализовать обмен данными с такими типовыми решениями как БИТ.ВУЗ, БИТ.Личный кабинет абитуриента, с web-сайтами.

Рассмотрим обмен на примере взаимодействия с системой БИТ.ВУЗ.

Компанией Первый Бит в рамках решения БИТ.Личный кабинет обучающегося была разработана система документооборота для заявлений обучающихся, с помощью которых обучающийся вуза взаимодействует с его подразделениями, в том числе и по вопросам предоставления мест в общежитии. По тематике общежития внедрено несколько типов заявлений: о предоставлении места в общежитии, о предоставлении места в общежитии партнерского вуза, о выселении и переселении. 

Подача заявлений осуществляется через удобную форму (рис. 30), при этом часть полей анкеты может автоматически подгружаться из личного профиля обучающегося, предусмотрена возможность прикрепления документов, подтверждающих льготы. 

Screenshot 2021-12-01 at 18-51-59 Отправка заявления.jpg 

Рис. 30 Подача заявлений БИТ.Личный кабинет абитуриента.

После отправки формы заявление попадает в учетную систему БИТ.ВУЗ, в которую встроен в качестве отдельного блока БИТ.Общежитие. Также существует техническая возможность настроить передачу данных с сайта напрямую в БИТ.Общежитие. Заявление проходит модерацию и ему присваивается соответствующий статус. На основании принятых заявлений создается очередь на заселение, формируется приказ о заселении (рис. 31-34). Заявителю приходит уведомление о принятии заявление, а также о необходимости явиться на заселение. 


рис. 27 Заявление о заселении.jpg 

Рис. 31 Заявление о заселении.


рис. 27 Поданные заявления о заселении.jpg    

Рис. 32 Поданные заявления. 


рис. 28 Очередь на заселение.jpg  

Рис. 33 Очередь на заселение.


рис. 29 Приказ о заселении - мин. 1.06.21.jpg 

Рис. 34 Приказ о заселении.


Мы осуществляем всю необходимую доработку конфигураций (в том числе БИТ.Личный кабинет абитуриента, БИТ.Личный кабинет обучающегося, БИТ. Личный кабинет сотрудника) для осуществления обмена данными с БИТ.Общежитие.

Таким образом, с помощью разработанной нами конфигурации БИТ.Общежитие можно автоматизировать учет проживающих в общежитии, учет номерного фонда, формировать договоры с проживающими, организовать взаимодействие с бухгалтерией, а также осуществлять обмен данными со сторонними системами.