В соответствии с актуальными тенденциями для большинства организаций автоматизация учета является базовой частью эффективного управления, а для его организации необходимо наличие единой учетной системы.
Если ранее актуальной задачей была автоматизация отдельных участков работы организации (Аптека, Медицина, Закупки, Управленческий учет, Склады, Бухгалтерия), то в настоящее время, когда данные процессы в организациях уже автоматизированы частично или полностью, возникает необходимость объединения их в единую систему.
Также объединение в единую систему необходимо и для эффективного управления финансами учреждения, так как все более актуальной становится задача контроля расходования средств и повышения эффективности процесса планирования бюджетов. Рассмотрим подробнее основные проблемы и этапы управления финансовой частью медицинского учреждения, а также наши варианты решений. Для эффективного управления финансовой частью необходимо учитывать все этапы финансового планирования и исполнения:
• Формирование и передача лимитов подразделений
• Контроль лимитов
• Сбор потребности подразделений (по разным направлениям - ЛС и ИМН, хоз. материалы)
• Формирование сводной потребности по всем статьям бюджета
• Формирование плана ФХД
• Учет резервов предстоящих расходов
• Учет принятых обязательств
• Исполнение плана ФХД кассовое
• Исполнение плана ФХД фактическое
• Исполнение потребности
• Анализ
Для реализации данных задач мы предлагаем программные решения от компании 1С и Первый Бит - 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (1С:БГУ) и БИТ.Управление финансами государственного учреждения (БИТ:УФГУ).
Проблема:
Контроль расходов, низкая эффективность планирования и исполнения.
Решение:
Объединение в единую автоматизированную систему всех функциональных этапов финансовой структуры учреждения позволяет повысить эффективность и корректность исполнения и планирования бюджетов, расходования средства. Помимо этого, выстраивание единой автоматизированной системы позволяет повысить скорость и прозрачность процессов обмена данными, исключить ошибки ручного ввода, а также исключить дублирование информации. При этом источниками данных для каждого этапа функционирования организации могут являться данные из сторонних систем.
Для формирования единой системы управления финансами используются следующие источники данных:
1. Бухгалтерская система (включает в себя кассовое и фактическое исполнение, дебиторскую и кредиторскую задолженность, а также необходимую информацию для создания финансовой отчетности).
2. Складская система (включает потребность, исполнение потребности - выдача со склада, поступление на склад, аналитика).
3. Медицинская система (планы по доходам и расходам, исполнение оплаты и начисления).
4. Аптека (сведения о потребности, исполнение потребности, поступление на склад, выдача со склада, аналитика).
5. Закупки (данные по принимаемым обязательствам, а также принятые обязательства, результаты конкурсных процедур, сведения об утвержденных лотах).
6. Зарплата (сведения об окладах и надбавках, начислениях).
7. Управленческий учет (информация в разрезе аналитики управленческого учета).
В рамках единой учетной системы получателями данных являются:
• Бухгалтерская система (принятые обязательства, принимаемые обязательства, изменения условий).
• Складская система (лимиты, утвержденная потребность, в том числе корректировка).
• Аптека (лимиты, утвержденная потребность, в том числе корректировка).
• Закупки (утвержденная плановая потребность, корректировка плановой потребности).
Возможные проблемы:
Отсутствие единой платформы
Неавтоматизированные процессы
Некорректно выстроенные бизнес-процессы, отсутствие поддержки со стороны заказчика
Отсутствие системы НСИ.
Решения:
Процесс построения единой системы состоит из нескольких этапов и для его осуществления необходимо обследование текущих систем на стороне Заказчика, проектирование с учетом результатов обследования, разработка (доработка составных частей при необходимости, разработка интеграций), создание системы НСИ (единая система нормативно-справочной информации), автоматизирование переноса данных, перенос данных, внедрение.
Важным условием для решения проблем построения единой системы является наличие экспертной команды исполнителей, а также понимание Заказчиком возникающих задач, готовность к коммуникации. Необходимым условием также является наличие (при необходимости создание) системы НСИ.
Проблема:
Создание системы НСИ
Решение:
Для создания НСИ необходимо определить справочники, которые будут входить в структуру НСИ, источники справочной информации, пути передачи элементов НСИ между конфигурациями. НСИ содержит в себе данные из различных подразделений и справочников. Для корректного построения единой системы важно унифицировать и при необходимости доработать справочники для НСИ, для обеспечения точной интеграции понятия «источники» должны совпадать или сопоставляться. НСИ обычно включает в себя информацию по источникам финансирования (рис. 1), по подразделениям (рис. 2), сотрудникам (рис. 3), сквозную аналитику планирования - номенклатура (на рис. 4 представлены данные из медицинской системы, аптеки и бухгалтерской системы), контрагенты, договоры. Пример источников данных из трех конфигураций - медицинская система (1С:Больница), управление финансами (БИТ.Управление финансами государственных учреждений), бухгалтерия.
|
Рис. 1 НСИ Источники финансирования
|
|
Рис. 2 НСИ Подразделения
|
|
Рис. 3 НСИ сотрудники. Данные зарплатной и бухгалтерской конфигурации.
|
|
Рис. 4 НСИ Номенклатура
|
При построении единой системы важно формирование перечня номенклатуры (аналитики) планирования, который включает в себя все типы номенклатуры (лекарственные средства, ИМН, хозяйственную номенклатуру, материальные запасы и основные средства). Также важно определить источник данной аналитики (какая подсистема будет являться источником номенклатуры планирования). Необходимо согласовать процесс создания и редактирования аналитики, исключить возможность редактирования большому объему пользователей, установить права доступа.
На этапе построения единой системы также важно понимать, что номенклатуры планирования может быть две: плановая (при формировании потребностей) и фактическая (когда потребность исполняется). Эти две номенклатуры могут отличаться и должны быть учтены в отчетности.
Принципы построения единой системы:
Наличие системы НСИ
Единая платформа (по возможности)
Отсутствие дублирования
Оптимизация процессов
Изменение бизнес-процессов
Открытость, гибкость системы (для добавления новых вводных).
Возможный вариант архитектуры управления медицинским учреждением включает несколько конфигураций: 1С:Медицина Больничная аптека (хозяйственный склад); 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, 1С:Закупки, 1С:Медицина диетического питания, 1С:Медицина.Больница, 1С:Зарплата государственного учреждения, БИТ.Управление финансами государственного учреждения (рис. 5 и 6).
|
Рис. 5 Вариант архитектуры обмена данными
|
|
Рис. 6 Объекты обмена
|
Рассмотрим вопросы автоматизации для организации учета и планирования закупок для медицинских учреждений, основные проблемы с которыми сталкиваются учреждения в данном вопросе и варианты их решений.
Проблема:
Несвоевременное получение медикаментов отделениями, отсутствие логистического контроля и учета. Повышенные затраты на медикаменты при разовых закупках.
Решение:
Для организации снабжения отделений, осуществляющих медицинскую деятельность, планирования закупок, учета движения, организации логистики центрального склада, мы предлагаем удобное решение на базе разработок компании 1С и Первый Бит. Данное решение предполагает несколько этапов:
Этап 1: Формирование плановой потребности отделений на год (рис. 7). Составление перечня номенклатуры к закупке. Лимиты сумм по отделениям (БИТ.УФГУ), учет расходов предыдущего года.
|
Рис. 7 Подготовка плановой потребности отделений на год
|
Этап 2: Проверка сводной плановой потребности (рис. 8). Принятие решений о ее сокращении исходя из расходов отделений в предыдущем периоде и остатков на складах. Передача итоговых данных в подсистему планирования закупок.
|
Рис. 8 Проверка сводной плановой потребности
|
Этап 3: Объединение позиций из потребностей в лоты плана закупок (рис. 9). Каждая позиция лота распределена по источникам и отделениям.
|
Рис. 9 Объединение позиций из потребностей в лоты плана закупок
|
Этап 4: Сопоставление плановой номенклатуры и номенклатуры спецификации, содержащей распределение каждой позиции по лотам и отделениям (рис. 10).
|
Рис. 10 Формирование спецификаций
|
Этап 5: Поступление товаров на склад. Товар приходит на склад распределенный по отделениям и источникам (рис. 11).
|
Рис. 11 Поступление товаров на склад
|
Этап 6: Отделения при подборе товара видят товары на централизованном складе доступными, получают, то, что запланировано (рис. 12). Аптека отпускает пришедший для отделения товар.
|
Рис. 12 Требования отделений
|
Преимущества данного решения
• Отделения получают возможность видеть, что будет для них закуплено на год и могут планировать свою деятельность с учетом этих объемов.
• Отдел закупок может формировать закупки больших объемов (что ведет к снижению финансовых издержек), т.к. есть потребность в закупках на год. При этом в течение года уменьшается необходимость в дополнительной закупке товаров.
• Появляется возможность сравнения плана с фактическими расходами и составления более актуального плана на следующий год.
• Упрощение процедуры отпуска товаров в отделения в аптеке, т.к. отделения заказывают именно то, что для них запланировано.
• Появляется возможность построения большого количества аналитической отчетности, позволяющей контролировать исполнение плановой потребности.
Возможные ограничения и условия
• Необходим соответствующий реалиям корректный план, требующий много правок, что может усложнить работу в системе.
• При небольших объемах, когда ежегодно закупаются одни и те же товары, нет необходимости в дополнительных схемах.
Проблема:
Управление медицинской частью
Решение:
Компанией 1С было разработано программное решение 1С:Медицина. Больница. Это решение предназначено для автоматизации деятельности медицинских организаций, различных организационно-правовых форм, оказывающих медицинскую помощь как в амбулаторно-поликлинических, так и в стационарных условиях. Данный программный продукт служит для ведения взаиморасчетов с контрагентами, управления потоками пациентов, персонифицированного учета оказанной медицинской помощи. Предназначен для автоматизации деятельности следующих подразделений и ответственных лиц: регистратура, приемное отделение, касса, служба ведения договоров, врачебный и средний медицинский персонал, информационно-аналитическая и статистическая служба (схема взаимодействий подразделений на примере работы поликлиники рис.13).
|
Рис. 13 Схема взаимодействий подразделений
|
Программой предусмотрена возможность предварительной записи, которую может осуществлять как регистратура, так и врачи. Для осуществления оптимального планирования по среднему медицинскому персоналу и кабинетам задаются графики работы и перечень выполняемых услуг. Программа позволяет врачебному персоналу вести несколько медицинских карт для одного пациента (например амбулаторную, стоматологическую, гинекологическую и т.д.). Врач имеет возможность заполнить на приеме шаблон медицинского документа, установить диагноз, выдать направление на госпитализацию, исследование и т.д. По окончанию отчетного периода есть возможность формирования отчетности и формирования реестра оказанной помощи для страховых компаний. Помимо этого, в этом году вышло обновление, позволяющее выгружать медицинские документы в РЭМД (Реестр электронных медицинских документов). Стационарный блок позволяет сотрудникам приемного отделения оформлять историю болезни, врачам стационара оформлять протоколы осмотра, а также формировать необходимую документацию (эпикризы, дневники, протоколы операций, назначения, исследования) и необходимые документы для выписки, отчетности и т.д. (рис. 14).
|
Рис. 14 Стационар
|
Проблема:
Создание единой медицинской информационной системы и обмен данными.
Решение:
Для создания единой медицинской информационной системы (МИС) и комплексной автоматизации деятельности медицинских организации в программном продукте. В 1С:Медицина. Больница предусмотрена возможность поддержки обмена данными с другими продуктами из линейки 1С:Медицина, посредством веб-сервиса. Это такие системы как 1С:Медицина. Больничная аптека, 1С:Медицина. Клиническая лаборатория, 1С:Медицина. Диетическое питание, 1С-Битрикс. Сайт медицинской организации.
Взаимодействие 1С:Медицина. Больница и 1С:Медицина. Клиническая лаборатория осуществляется посредством передачи сведений о заказах на исследования и получении результатов по этим лабораторным исследованиям (рис. 15). К лабораторной системе возможно подключить анализаторы или вводить информацию вручную.
|
Рис. 15 Взаимодействие систем 1С:Медицина. Больница и 1С: Медицина. Клиническая лаборатория
|
Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина. Больница и 1С:Медицина. Диетическое питание осуществляется посредством передачи сведений о назначенных диетах, динамики пациента в стационаре, производится подсчет количества порций и продуктов, которые необходимо для этого подготовить (рис. 16).
|
Рис. 16 Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина. Больница и 1С: Медицина. Диетическое питание.
|
Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина. Больница и 1С:Медицина. Больничная аптека дает возможность загрузить справочники номенклатуры, списки лекарственных средств, медицинских изделий. В 1С:Медицина. Больничная аптека передаются сведения о лекарственных назначениях и выполнении назначений, есть возможность ведения персонифицированного учета лекарственных препаратов и их объемов (рис. 17, 18 и 19).
|
Рис. 17 Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина.Больница и 1С: Медицина.Больничная аптека
|
|
Рис. 18 Схема обмена данными «1С:Медицина.Больница» и «1С:Медицина.Больничная аптека»
|
|
Рис. 19 Схема обмена данными 1С:Медицина.Больница и 1С:Медицина.Больничная аптека.
Подбор товаров
|
Помимо этого есть возможность расширения конфигурации для обмена данными между 1С:БГУ, БИТ.УФГУ и МИС (рис. 20).
|
Рис. 20 Схема обмена данными между 1С:БГУ, БИТ.УФГУ и МИС
|
Мы рассмотрели актуальность создания единой информационной системы для эффективного управления финансами, а также автоматизацию процессов управления медицинским учреждением. На примере данных процессов показали все основные принципы и этапы построения такой системы, ее актуальность, обозначили важные условия для наиболее корректного функционирования данной системы в медицинских учреждениях.