Управление медицинским учреждением в современных условиях

Направление: Медицинские учреждения Бюджетные учреждения НИИ

В соответствии с актуальными тенденциями для большинства организаций автоматизация учета является базовой частью эффективного управления, а для его организации необходимо наличие единой учетной системы.

Если ранее актуальной задачей была автоматизация отдельных участков работы организации (Аптека, Медицина, Закупки, Управленческий учет, Склады, Бухгалтерия), то в настоящее время, когда данные процессы в организациях уже автоматизированы частично или полностью, возникает необходимость объединения их в единую систему.

Также объединение в единую систему необходимо и для эффективного управления финансами учреждения, так как все более актуальной становится задача контроля расходования средств и повышения эффективности процесса планирования бюджетов.   Рассмотрим подробнее основные проблемы и этапы управления финансовой частью медицинского учреждения, а также наши варианты решений. Для эффективного управления финансовой частью необходимо учитывать все этапы финансового планирования и исполнения:

•   Формирование и передача лимитов подразделений

•   Контроль лимитов

•   Сбор потребности подразделений (по разным направлениям - ЛС и ИМН, хоз. материалы)

•   Формирование сводной потребности по всем статьям бюджета

•   Формирование плана ФХД

•   Учет резервов предстоящих расходов

•   Учет принятых обязательств

•   Исполнение плана ФХД кассовое

•   Исполнение плана ФХД фактическое

•   Исполнение потребности

•   Анализ

Для реализации данных задач мы предлагаем программные решения от компании 1С и Первый Бит - 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (1С:БГУ) и БИТ.Управление финансами государственного учреждения (БИТ:УФГУ).

Проблема:

Контроль расходов, низкая эффективность планирования и исполнения.

Решение:

Объединение в единую автоматизированную систему всех функциональных этапов финансовой структуры учреждения позволяет повысить эффективность и корректность исполнения и планирования бюджетов, расходования средства. Помимо этого, выстраивание единой автоматизированной системы позволяет повысить скорость и прозрачность процессов обмена данными, исключить ошибки ручного ввода, а также исключить дублирование информации. При этом источниками данных для каждого этапа функционирования организации могут являться данные из сторонних систем.

Для формирования единой системы управления финансами используются следующие источники данных:

1. Бухгалтерская система (включает в себя кассовое и фактическое исполнение, дебиторскую и кредиторскую задолженность, а также необходимую информацию для создания финансовой отчетности).

2. Складская система (включает потребность, исполнение потребности - выдача со склада, поступление на склад, аналитика).

3. Медицинская система (планы по доходам и расходам, исполнение оплаты и начисления).

4. Аптека (сведения о потребности, исполнение потребности, поступление на склад, выдача со склада, аналитика).

5. Закупки (данные по принимаемым обязательствам, а также принятые обязательства, результаты конкурсных процедур, сведения об утвержденных лотах).

6. Зарплата (сведения об окладах и надбавках, начислениях).

7. Управленческий учет (информация в разрезе аналитики управленческого учета).

В рамках единой учетной системы получателями данных являются:

•   Бухгалтерская система (принятые обязательства, принимаемые обязательства, изменения условий).

•   Складская система (лимиты, утвержденная потребность, в том числе корректировка).

•   Аптека (лимиты, утвержденная потребность, в том числе корректировка).

•   Закупки (утвержденная плановая потребность, корректировка плановой потребности).

Возможные проблемы:

Отсутствие единой платформы

Неавтоматизированные процессы

Некорректно выстроенные бизнес-процессы, отсутствие поддержки со стороны заказчика

Отсутствие системы НСИ.

Решения:

Процесс построения единой системы состоит из нескольких этапов и для его осуществления необходимо обследование текущих систем на стороне Заказчика, проектирование с учетом результатов обследования, разработка (доработка составных частей при необходимости, разработка интеграций), создание системы НСИ (единая система нормативно-справочной информации), автоматизирование переноса данных, перенос данных, внедрение.

Важным условием для решения проблем построения единой системы является наличие экспертной команды исполнителей, а также понимание Заказчиком возникающих задач, готовность к коммуникации. Необходимым условием также является наличие (при необходимости создание) системы НСИ.

Проблема:

Создание системы НСИ

Решение:

Для создания НСИ необходимо определить справочники, которые будут входить в структуру НСИ, источники справочной информации, пути передачи элементов НСИ между конфигурациями. НСИ содержит в себе данные из различных подразделений и справочников. Для корректного построения единой системы важно унифицировать и при необходимости доработать справочники для НСИ, для обеспечения точной интеграции понятия «источники» должны совпадать или сопоставляться. НСИ обычно включает в себя информацию по источникам финансирования (рис. 1), по подразделениям (рис. 2), сотрудникам (рис. 3), сквозную аналитику планирования - номенклатура (на рис. 4 представлены данные из медицинской системы, аптеки и бухгалтерской системы), контрагенты, договоры. Пример источников данных из трех конфигураций - медицинская система (1С:Больница), управление финансами (БИТ.Управление финансами государственных учреждений), бухгалтерия.

рис 1 НСИ ист фин copy.jpg

Рис. 1 НСИ Источники финансирования

рис 2 НСИ подразд copy.jpg

Рис. 2 НСИ Подразделения

рис 3 НСИ сотр copy.jpg

Рис. 3 НСИ сотрудники. Данные зарплатной и бухгалтерской конфигурации.

рис 4 НСИ номенкл copy.jpg

Рис. 4 НСИ Номенклатура

При построении единой системы важно формирование перечня номенклатуры (аналитики) планирования, который включает в себя все типы номенклатуры (лекарственные средства, ИМН, хозяйственную номенклатуру, материальные запасы и основные средства). Также важно определить источник данной аналитики (какая подсистема будет являться источником номенклатуры планирования). Необходимо согласовать процесс создания и редактирования аналитики, исключить возможность редактирования большому объему пользователей, установить права доступа.

На этапе построения единой системы также важно понимать, что номенклатуры планирования может быть две: плановая (при формировании потребностей) и фактическая (когда потребность исполняется). Эти две номенклатуры могут отличаться и должны быть учтены в отчетности.

Принципы построения единой системы:

Наличие системы НСИ

Единая платформа (по возможности)

Отсутствие дублирования

Оптимизация процессов

Изменение бизнес-процессов

Открытость, гибкость системы (для добавления новых вводных).

Возможный вариант архитектуры управления медицинским учреждением включает несколько конфигураций: 1С:Медицина Больничная аптека (хозяйственный склад); 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, 1С:Закупки, 1С:Медицина диетического питания, 1С:Медицина.Больница, 1С:Зарплата государственного учреждения, БИТ.Управление финансами государственного учреждения (рис. 5 и 6).

рис 5 вар архитек copy.jpg

Рис. 5 Вариант архитектуры обмена данными

рис 6 обм дан copy.jpg

Рис. 6 Объекты обмена

Рассмотрим вопросы автоматизации для организации учета и планирования закупок для медицинских учреждений, основные проблемы с которыми сталкиваются учреждения в данном вопросе и варианты их решений.

Проблема:

Несвоевременное получение медикаментов отделениями, отсутствие логистического контроля и учета. Повышенные затраты на медикаменты при разовых закупках.

Решение:

Для организации снабжения отделений, осуществляющих медицинскую деятельность, планирования закупок, учета движения, организации логистики центрального склада, мы предлагаем удобное решение на базе разработок компании 1С и Первый Бит. Данное решение предполагает несколько этапов:

Этап 1: Формирование плановой потребности отделений на год (рис. 7). Составление перечня номенклатуры к закупке. Лимиты сумм по отделениям (БИТ.УФГУ), учет расходов предыдущего года.

рис 7 Подгот план потр отд copy.jpg

Рис. 7 Подготовка плановой потребности отделений на год

Этап 2: Проверка сводной плановой потребности (рис. 8). Принятие решений о ее сокращении исходя из расходов отделений в предыдущем периоде и остатков на складах. Передача итоговых данных в подсистему планирования закупок.

рис 8 Пров свод пл потр copy.jpg

Рис. 8 Проверка сводной плановой потребности

Этап 3: Объединение позиций из потребностей в лоты плана закупок (рис. 9). Каждая позиция лота распределена по источникам и отделениям.

рис 9 объед потр copy.jpg

Рис. 9 Объединение позиций из потребностей в лоты плана закупок

Этап 4: Сопоставление плановой номенклатуры и номенклатуры спецификации, содержащей распределение каждой позиции по лотам и отделениям (рис. 10).

рис 10 форм спец copy.jpg

Рис. 10 Формирование спецификаций

Этап 5: Поступление товаров на склад. Товар приходит на склад распределенный по отделениям и источникам (рис. 11).

рис 11 пост тов склад copy.jpg

Рис. 11 Поступление товаров на склад

Этап 6: Отделения при подборе товара видят товары на централизованном складе доступными, получают, то, что запланировано (рис. 12). Аптека отпускает пришедший для отделения товар.

рис 12 треб отдел copy.jpg

Рис. 12 Требования отделений

Преимущества данного решения

•   Отделения получают возможность видеть, что будет для них закуплено на год и могут планировать свою деятельность с учетом этих объемов.

•   Отдел закупок может формировать закупки больших объемов (что ведет к снижению финансовых издержек), т.к. есть потребность в закупках на год. При этом в течение года уменьшается необходимость в дополнительной закупке товаров.

•   Появляется возможность сравнения плана с фактическими расходами и составления более актуального плана на следующий год.

•   Упрощение процедуры отпуска товаров в отделения в аптеке, т.к. отделения заказывают именно то, что для них запланировано.

•   Появляется возможность построения большого количества аналитической отчетности, позволяющей контролировать исполнение плановой потребности.

Возможные ограничения и условия

•   Необходим соответствующий реалиям корректный план, требующий много правок, что может усложнить работу в системе.

•   При небольших объемах, когда ежегодно закупаются одни и те же товары, нет необходимости в дополнительных схемах.

Проблема:

Управление медицинской частью

Решение:

Компанией 1С было разработано программное решение 1С:Медицина. Больница. Это решение предназначено для автоматизации деятельности медицинских организаций, различных организационно-правовых форм, оказывающих медицинскую помощь как в амбулаторно-поликлинических, так и в стационарных условиях. Данный программный продукт служит для ведения взаиморасчетов с контрагентами, управления потоками пациентов, персонифицированного учета оказанной медицинской помощи. Предназначен для автоматизации деятельности следующих подразделений и ответственных лиц: регистратура, приемное отделение, касса, служба ведения договоров, врачебный и средний медицинский персонал, информационно-аналитическая и статистическая служба (схема взаимодействий подразделений на примере работы поликлиники рис.13).

рис 13 поликлиника сх copy.jpg

Рис. 13 Схема взаимодействий подразделений

Программой предусмотрена возможность предварительной записи, которую может осуществлять как регистратура, так и врачи. Для осуществления оптимального планирования по среднему медицинскому персоналу и кабинетам задаются графики работы и перечень выполняемых услуг. Программа позволяет врачебному персоналу вести несколько медицинских карт для одного пациента (например амбулаторную, стоматологическую, гинекологическую и т.д.). Врач имеет возможность заполнить на приеме шаблон медицинского документа, установить диагноз, выдать направление на госпитализацию, исследование и т.д. По окончанию отчетного периода есть возможность формирования отчетности и формирования реестра оказанной помощи для страховых компаний. Помимо этого, в этом году вышло обновление, позволяющее выгружать медицинские документы в РЭМД (Реестр электронных медицинских документов). Стационарный блок позволяет сотрудникам приемного отделения оформлять историю болезни, врачам стационара оформлять протоколы осмотра, а также формировать необходимую документацию (эпикризы, дневники, протоколы операций, назначения, исследования) и необходимые документы для выписки, отчетности и т.д. (рис. 14).

рис 14 стационар copy.jpg

Рис. 14 Стационар

Проблема:

Создание единой медицинской информационной системы и обмен данными.

Решение:

Для создания единой медицинской информационной системы (МИС) и комплексной автоматизации деятельности медицинских организации в программном продукте. В 1С:Медицина. Больница предусмотрена возможность поддержки обмена данными с другими продуктами из линейки 1С:Медицина, посредством веб-сервиса. Это такие системы как 1С:Медицина. Больничная аптека, 1С:Медицина. Клиническая лаборатория, 1С:Медицина. Диетическое питание, 1С-Битрикс. Сайт медицинской организации.

Взаимодействие 1С:Медицина. Больница и 1С:Медицина. Клиническая лаборатория осуществляется посредством передачи сведений о заказах на исследования и получении результатов по этим лабораторным исследованиям (рис. 15). К лабораторной системе возможно подключить анализаторы или вводить информацию вручную.

рис 15 copy.jpg

Рис. 15 Взаимодействие систем 1С:Медицина. Больница и 1С: Медицина. Клиническая лаборатория

Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина. Больница и 1С:Медицина. Диетическое питание осуществляется посредством передачи сведений о назначенных диетах, динамики пациента в стационаре, производится подсчет количества порций и продуктов, которые необходимо для этого подготовить (рис. 16).

рис 16 диет copy.jpg

Рис. 16 Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина. Больница и 1С: Медицина. Диетическое питание.

Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина. Больница и 1С:Медицина. Больничная аптека дает возможность загрузить справочники номенклатуры, списки лекарственных средств, медицинских изделий. В 1С:Медицина. Больничная аптека передаются сведения о лекарственных назначениях и выполнении назначений, есть возможность ведения персонифицированного учета лекарственных препаратов и их объемов (рис. 17, 18 и 19).

рис 17 мис и бол апт copy.jpg

Рис. 17 Взаимодействие программного продукта 1С:Медицина.Больница и 1С: Медицина.Больничная аптека

рис 18 мис схема обмена дан copy.jpg

Рис. 18 Схема обмена данными «1С:Медицина.Больница» и «1С:Медицина.Больничная аптека»

рис 19 схема обмена подб тов copy.jpg

Рис. 19 Схема обмена данными 1С:Медицина.Больница и 1С:Медицина.Больничная аптека.

Подбор товаров

Помимо этого есть возможность расширения конфигурации для обмена данными между 1С:БГУ, БИТ.УФГУ и МИС (рис. 20).

рис 20 обм 1сбгу и бит и мис copy.jpg

Рис. 20 Схема обмена данными между 1С:БГУ, БИТ.УФГУ и МИС

Мы рассмотрели актуальность создания единой информационной системы для эффективного управления финансами, а также автоматизацию процессов управления медицинским учреждением. На примере данных процессов показали все основные принципы и этапы построения такой системы, ее актуальность, обозначили важные условия для наиболее корректного функционирования данной системы в медицинских учреждениях.