Автоматизация электронного документооборота с мобильным приложением для 1С:Документооборот

Направление: Вузы Бюджетные учреждения Медицинские учреждения НИИ

1С:Документооборот — это программное решение компании 1С, которое позволяет автоматизировать большое количество бизнес-процессов и охватить практически весь внутренний документооборот учреждения. Однако за прошедший год появилось много запросов от компаний и учреждений на разработку актуального решения по организации работы с документами и данными без жёсткой привязки сотрудников к рабочему месту. Для этих целей партнёрами Первого Бита было разработано мобильное приложение, использование которого возможно под управлением различных операционных систем как на планшетах, так и на смартфонах.

Мобильное приложение помогает:

·     Устанавливать постоянный онлайн доступ для сотрудников ко всем документам организации.

·     Контролировать местонахождение бумажных экземпляров.

·     Отслеживать изменения в документах.

·     Экономить время сотрудников.

·     Ускорять процессы контроля исполнения поручений, задач.

·     Направлять документы на согласование, изменение, ознакомление, утверждение и исполнение.

·     Повышать мобильность сотрудников.

Через приложение осуществляется быстрый поиск необходимой информации и документов, при этом обеспечивается высокая скорость открытия документов и сохраняется функциональность базовой конфигурации электронного документооборота, но использование становится удобным на мобильных устройствах.

Рассмотрим подробнее проблемы, которые помогает решить мобильное приложение.

Проблема:

Работа с задачами

Решение:

В разделе «задачи» отображаются все задачи с указанием статуса (рассмотрение, согласование и т. д.) и истории задач по предмету. Также отображены приложенные файлы, служебные записки, с указанием всей необходимой входящей информации (рис.1). В приложении возможна работа как с уже существующими задачами, так и создание новых. Если задача пришла ошибочно, то возможно её перенаправление другому пользователю, назначив другого исполнителя. Подписание задач возможно осуществлять с помощью электронно-цифровой подписи. После согласования документ отправляется в офисную часть документооборота, где регистрируется как входящий документ и направляется на дальнейшее согласование.

01 image8.jpeg

Рис.1 Задачи

Проблема:

Работа с большим количеством документов, поиск документов

Решение:

Приложение обеспечивает эффективную работу с большим объёмом документов, как внутренних, так и входящих/исходящих, имеет удобный поиск, много параметров фильтрации по статусам и рубрикатор (настраивается индивидуально) (рис. 2 и 3).

За счёт авторских алгоритмов поиска, достигается большая скорость поиска как по наименованию, содержанию (описанию), автору, адресату, подписанту, так и по данным регистрации. Поиск осуществляется через фильтрацию списка, когда в списке остаются только документы, попадающие под введённый запрос, непосредственно в период его ввода.

По документу отображается как основная информация (дата, автор, адресат), так и дополнительная - приложенные файлы, история, визы, резолюции, а также рассылка. Данный функционал в полной мере позволяет ознакомиться с документом, вынести решение, нанести резолюцию, подписать и направить документ в офисную часть документооборота.

02 image9.jpeg

Рис. 2 Работа с документами, поиск документов

03 рубрикатор.09.33 copy.jpg

Рис. 3 Поиск документов, рубрикатор

 

 

Проблема:

Нанесение резолюций

Решение:

Интерфейс для мобильной работы топ-менеджмента с документами оптимизирован с сохранением всей необходимой функциональности. Документы подразделяются на срочные, текущие, отложенные и исходящие, при этом нанесение резолюций возможно непосредственно на документ стилусом или с помощью текста (рис. 4 и 5). После резолюции документ уходит к офис-менеджеру в офисный «1С:Документооборот», где в карточке документа будет отображен файл из мобильного приложения с нанесенной резолюцией, после этого происходит оцифровка документа сотрудником, документу присваивается соответствующий статус, и задача уходит на исполнение. Таким образом оптимизируется время, затрачиваемое топ-менеджментом на рассмотрение и вынесение решений по документам, минимизируется работа руководства с бумажными документами.

 

04 copy.jpg

Рис. 4 Работа с документами, нанесение резолюций

 

 

05 copy.jpg

Рис. 5 Работа с документами, нанесение резолюций

 

Подписание документов осуществляется электронно-цифровой подписью, о чём появляется соответствующая отметка, подписанный документ отправляется в основную офисную часть «1С: Документооборот».

 

Проблема:

Работа с мероприятиями и протоколами

Решение:

В разделе «Все мероприятия» сохраняется информация по мероприятиям, совещаниям, участникам, протоколам и программе, приложенные файлы и документы. Также есть возможность просмотра истории работы с документом (рис. 6).

06 меропр image13.jpeg

Рис. 6 Все мероприятия

Мобильное приложение обладает всем необходимым функционалом для полноценной работы с документами и позволяет в условиях современных реалий существенно упростить работу по документообороту как для сотрудников, так и для руководства. С помощью приложения возможно работать онлайн и оффлайн, получать актуальную информацию о бизнес-процессах из любой точки мира в любое время, иметь доступ к необходимым файлам без задержек, в режиме реального времени. При этом приложение имеет комфортный, интуитивно понятный интерфейс, не требующий специального обучения и удобно в использовании на всех современных мобильных устройствах.

Запись вебинара доступна  здесь

За консультацией и возможностью применения в Вашем учреждении обращайтесь здесь