Составление расписания занятий в вузе. Проблемы и решения

Направление: Бюджетные учреждения Вузы

БИТ.ВУЗ.Расписание — это программный продукт, который учитывает всю специфику работы вузов и помогает оптимизировать процесс составления расписания занятий. Рассмотрим основные проблемы, возникающие при работе с расписанием и предлагаемые нами решения этих проблем.

Проблемы:

  • Пересечение занятий в одной аудитории, разных занятий у одного преподавателя;
  • Отсутствие наглядности пересечений занятости ресурсов (аудиторий, групп, преподавателей);
  • Просмотр занятости выбранной аудитории/преподавателя, поиск свободной аудитории;
  • Максимальное использование возможностей аудиторного фонда.

Наше решение:

Для решения задачи управления аудиторным фондом и максимального его использования мы предлагаем отчет «Состояние аудиторного фонда», просмотр занятости с помощью печатных форм «Занятость аудитории по дням», «Занятость преподавателя по дням», а также использование специального отчета «Матрица занятости», который позволяет наглядно увидеть пересечение занятости группы, преподавателя и аудитории. При составлении сеток расписания по аудиториям, группам и преподавателям, то есть работа в привычной всем «шахматке» (см. рис. 1),  БИТ.ВУЗ.Расписание не позволит ввести занятие в расписание в том случае, если аудитория/преподаватель уже заняты, автоматически выполняя таким образом контроль коллизий с наложением аудиторий/времени/группы/преподавателя. Помимо этого, система осуществляет контроль времени работы аудитории/корпуса. Ведется учет времени, затрачиваемое на поездку между корпусами. Максимальное использование аудиторного фонда достигается в том числе за счет размещения пар в единой для вуза сетке плана звонков в течение одного дня для более плотного и эффективного использование аудиторий (см. рис. 2).

1.png

Рис. 1. Ввод занятий в БИТ.ВУЗ.Расписание в виде «шахматки»

2.png

Рис. 2. Эффективное использование аудиторного фонда достигается путем использования одной сетки плана звонков для одного дня/корпуса

Проблема:

  • Поиск и подбор свободной аудитории подходящей вместимости.

Наше решение:

Программа автоматически отображает свободные аудитории по дням, показывая их параметры, такие, например, как корпус и вместимость каждой аудитории. Предлагаемый нами «Отчет состояния аудиторного фонда» позволяет вывести данные по всему аудиторному фонду для каждого конкретного корпуса в указанном интервале дат и времени. Программа формирует «Отчет занятости аудитории по дням» для каждой отдельной аудитории в формате таблицы с привязкой к датам, времени и дисциплине (см. рис. 3).

3.png

Рис. 3. Занятость аудитории по дням

Проблема:

  • Контроль распределения нагрузки в расписании по часам.

Наше решение:  

БИТ.ВУЗ.Расписание автоматически контролирует и отображает остаток часов по дисциплине для каждой группы, позволяя оптимально распределить остаток часов на свободные дни недели по доступным аудиториям (см. рис. 4). Указанная система контроля позволяет исключить ситуации с превышением часовой нагрузки в расписании на преподавателя/группу/дисциплину, при этом программа позволяет устанавливать меньшее количество часов с возможностью видеть нераспределенную нагрузку для последующего ее распределения. БИТ.ВУЗ.Расписание позволяет отслеживать объем изучения дисциплины группой, отображая, сколько занятий необходимо для освоения той или иной дисциплины.

4.png

Рис. 4. Выбор количества занятий по дисциплине в дне недели

Проблема:

  • Необходимость организовать одновременную работу над расписанием нескольким операторам.

Наше решение:

БИТ.ВУЗ.Расписание позволяет организовать работу в многопользовательском режиме и предоставляет возможность одновременно работать с расписанием занятий нескольким операторам, при этом автоматически исключая коллизии с наложением параметров (например, аудитории/преподавателя/времени/группы) друг на друга.

При вводе занятия в расписание отображаются только свободные аудитории, что облегчает их поиск для оператора расписания и оптимизирует работу отдела (см. рис. 4).

Проблемы:

  • Необходимость организации внеплановых занятий для обучающихся;
  • Резервирование аудиторий для конференций или других событий.

Наше решение:

В рамках БИТ.ВУЗ.Расписание для решения задачи организации внеплановой занятости мы предлагаем специальный документ «Неучебные мероприятия обучающихся», позволяющий вводить в расписание для обучающихся любые мероприятия вне списков учебной нагрузки: конференции, презентации, внеплановые лекции и т. д. Также для того, чтобы занять аудиторию каким-либо событием, не связанным с обучающимися, можно использовать функционал документов «Бронирование помещений». Итогом является возможность занять аудиторию без привязки к группе и преподавателю.

 Проблема:
 
  • Отсутствие у кафедр удобного инструмента для расстановки и замены преподавателей в расписании.

Наше решение:

Функциональное решение «Расстановка ППС в расписании» для кафедр, представленное в БИТ.ВУЗ.Расписание, позволяет создать сетку расписания и после этого, при необходимости, назначить или заменить преподавателей сотрудниками кафедры, в том числе без привлечения отдела расписания. В процессе обработка автоматически проверяет все необходимые параметры и информирует о занятости выбранного преподавателя, а информация о внесенных изменениях может быть получена отчетом «Анализ изменений расписания группы/преподавателя».

Помимо этого, БИТ.ВУЗ.Расписание дает возможность создания отчетности и печатных форм расписания на любом уровне: вуза, курса, факультета, преподавателя, группы и т.д. Вы сможете выгрузить расписание в виде актуальных форматов (Excel, XML) для импорта в стороннюю систему (на сайт, в личный кабинет студента, преподавателя).

Проблема:

  • Контроль «окон» между занятиями в расписании у обучающихся и преподавателей.

Наше решение:

БИТ.ВУЗ.Расписание осуществляет контроль за количеством пар в день для обучающегося/преподавателя, позволяя не превышать некое заданное значение, а также решает проблему с появлением «окон» в расписании для обучающихся/преподавателей.

Проблема:

  • Отсутствие автоматизированного инструмента оповещения методистов отдела расписания и обучающихся о внесенных изменениях в расписание.

Наше решение:

Отчеты «Анализ изменений расписания группы» и «Анализ изменений расписания преподавателя», входящие в состав БИТ.ВУЗ.Расписание, предназначены для методистов деканатов и существенно упрощают работу по отслеживанию  всех  изменений, произошедших в расписании.

Проблема:

  • Необходимость пакетной организации занятий сразу для нескольких групп, объединения групп в потоки, создания индивидуального расписания.

Наше решение: 

БИТ.ВУЗ.Расписание позволяет создавать расписание одновременно для нескольких учебных групп, объединять их в потоки, а также вводить занятия в расписание по индивидуальным дисциплинам для учебной группы, потока или даже отдельного обучающегося, назначать преподавателей и отслеживать часы нагрузки.

В статье мы рассмотрели основные проблемы составления расписания в вузе с решением БИТ.ВУЗ.Расписание, разработчиком которого является компания «Первый Бит». Если вы заинтересовались решением БИТ.ВУЗ.Расписание, закажите бесплатный демо-доступ и оцените преимущества использования в вашем вузе. Ознакомиться с решением БИТ.ВУЗ.Расписание и заказать демо-доступ здесь.

Кроме того, специалисты Первого Бита предлагают решение проблем формирования классического учебного расписания с помощью программного продукта 1С.Университет ПРОФ.

1С.Университет ПРОФ решает такие проблемы, как ввод занятий в виде матрицу ресурсов (пары, дни недели, аудитории, группы, преподаватели), см. рис. 5., планирование и расчет нагрузки на преподавателей. Программа создает сетку расписания с возможностью задания таких параметров, как дни недели/пары/время, дисциплины групп и преподавателей, формирует плановое и фактическое расписание. Контроль коллизий в расписании осуществляется отчетом, в котором выводятся занятия, не удовлетворяющие разным вида коллизий.

5.png

Рис. 5. Ввод занятий в расписание в 1С.Университет ПРОФ

Помимо использования стандартных возможностей 1С:Университет ПРОФ ввода данных по формированию расписания, мы предлагаем расширить функциональность  коробочного решения 1С:Университет с помощью разработанного Первым Битом расширения конфигурации БИТ.Расписание для вузов. Использование расширения позволит Вам добавить к стандартной функциональности такие возможности, как ввод занятий с точностью до дня в сетку расписания в виде привычной «шахматки» (см. рис. 6) с привязкой к аудиториям/преподавателям/дням недели, а также бронирование помещений под неучебные цели, гибкую отчетность.

6.png

Рис. 6. Ввод занятий в «шахматку» в БИТ.Расписании

Предлагаемые нами программные продукты уникальны и являются современными инструментами для решения актуальных проблем, с которыми сталкиваются высшие учебные заведения при выполнении такой важной части учебной работы, как составление расписания.

Автоматизация расписания упрощает работу методического отдела и максимально оптимизирует использование аудиторного фонда вузов. Воспользуйтесь решениями Первого Бита.

Ознакомиться с решением "БИТ.ВУЗ.Расписание" и заказать демо-доступ здесь.
Ознакомиться с решением "БИТ.Расписание для вузов" и заказать демо-доступ здесь.
Ознакомиться с решением "1С:Университет" и заказать демо-доступ здесь.
Кейс "В Сеченовском университете организовано удобное планирование расписания благодаря Первому Биту". Читать здесь.