Управленческий учет фактической себестоимости услуг образовательного учреждения и расчет финансового результата по направлениям деятельности

Дата публикации:февраль'21
Автор:Володин Владимир
Опубликовано в: Ректор вуза
Направление: Бюджетные учреждения Вузы

Для повышения эффективности управления деятельностью государственных образовательных учреждений необходимо получать информацию о финансовом результате каждого из направлений деятельности. Для этого требуется ведение аналитического учета доходов и расходов по объектам учета. И если по учету доходов вопросов, как правило, не возникает (оказываемая услуга легко соотносится с одним из направлений деятельности), то с учетом расходов не все так просто. Одной из основных проблем является выбор обоснованной базы распределения для накладных и общехозяйственных затрат. Учет таких затрат осуществляется в большинстве случаев котловым методом, т.к. соотнести их с определенным видом деятельности (а тем более с объектом учета) невозможно. Примером могут служить расходы по содержанию имущества для здания, в котором оказываются услуги как в рамках высшего, так и других видов образования или расходы подразделений, которые непосредственно не участвуют в оказании услуг, но без которых невозможна деятельность учреждения (бухгалтерия, административно-хозяйственная часть и другие).

Чтобы правильно распределить расходы и получить финансовый результат по объектам учета и по направлениям деятельности данных бухгалтерского учета может оказаться недостаточно и потребуется получение данных из различных областей учета.

Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть образовательное учреждение финансируется за счет средств государственного задания и средств от приносящей доход деятельности и оказывает услуги в рамках высшего и дополнительного образования, а также услуги спортивно-оздоровительного характера. На практике учреждения имеют более обширный список направлений деятельности, но рассматриваемый пример приведен для упрощения.

Определим список направлений и объектов учета:

tab1.png

Финансовая структура учреждения имеет следующий вид:

ris1.png

Несмотря на то, что факультеты непосредственно участвуют в образовательной деятельности, не все их расходы можно отнести напрямую к конкретным объектам учета или даже к конкретным направлениям деятельности. Например, в моделируемой ситуации работа административно-управленческого персонала каждого из факультетов связана с двумя направлениями деятельности (высшее и дополнительное образование), следовательно, расходы по заработной плате таких сотрудников и связанные с ней отчисления в фонды необходимо сначала распределить между двумя направлениями согласно выбранной базе распределения, и только потом – между объектами учета.

Поскольку к прочему виду деятельности относится только деятельность спортивно-оздоровительного комплекса, то его расходы не требуют распределения по направлениям, а только по объектам учета. Любые расходы ректората и бухгалтерии относятся к обеспечению деятельности учреждения в целом и, поэтому, их следует распределять между всеми направлениями.

Базой для распределения накладных и общехозяйственных расходов по образовательной деятельности может случиться величина прямых расходов по заработной плате. Многие считают эту базу распределения экономически обоснованной, поскольку для образовательной деятельности велика доля таких затрат в общей структуре затрат учреждения. В связи с этим возникает задача соотнесения фактической нагрузки штатного преподавателя в разрезе основных образовательных программ и его заработной платы за аналогичный период. При этом необходимо учитывать, что занятия могут проводиться для групп, обучающихся по одной и той же образовательной программе, но имеющих разную структуру финансирования – часть студентов обучаются платно, часть – за счет бюджетных средств. Оплата труда преподавателя, установленная штатным расписанием, также может быть сформирована из нескольких источников, например – оклад за счет средств государственного задания, а надбавки – за счет средств от приносящей доход деятельности.

Таким образом, алгоритм действий может быть следующим:

  1. Получить фактическую нагрузку сотрудника по основным образовательным программам за выбранный период распределения;
  2. Получить контингент по основным образовательным программам в разрезе источников финансирования за аналогичный период;
  3. Распределить фактическую нагрузку по источникам финансирования пропорционально контингенту;
  4. Получить фактически начисленную заработную плату сотрудника в разрезе источников финансирования за аналогичный период;
  5. Распределить сумму фактически начисленной заработной платы между программами по коэффициентам, полученным в

Пример: фактическая аудиторная нагрузка Иванова И.И. в сентябре составила 85 часов, из них по программе «Менеджмент организации» - 35 часов, «Управление проектами» - 50 часов. Группы, обучающиеся по программе «Менеджмент организации» на 30% состоят из бюджетных студентов, на 70% - из платных студентов; по «Управлению проектами» - на 100% из платных студентов. За сентябрь Иванову И.И. начислена заработная плата в размере 45 000 руб. (оклад – 20 000 руб. из средств государственного задания и надбавка – 25 000 руб. из средств от приносящей доход деятельности).

tab23.png

Для получения необходимых данных потребуется интеграция системы управленческого учета с другими системами учета. Так, данные о фактической нагрузке преподавателей и контингенте обучающихся возможно получить из программного комплекса «БИТ.ВУЗ», а данные по заработной плате в разрезе сотрудника, вида начислений, кода финансового обеспечения – из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Моделирование примера реализовано с использованием программного продукта «БИТ.Управление финансами государственного учреждения» (БИТ.УФГУ). Общая схема интеграции различных систем представлена на рисунке 2.

ris2a.png

Рис.2. Схема получения данных для системы управленческого учёта

Как видно, результат распределения заработной платы сотрудника по данным о фактической нагрузке и контингенте в системе «БИТ.УФГУ» совпадает с выполненными выше расчетами. После распределения расходов по заработной плате и страховым взносам всех сотрудников, участвующих в оказании услуг по основным образовательным программам, получим общую сумму прямых расходов в разрезе объектов учета.

tab45.png

Данные по начисленной заработной плате в разрезе программ дополнительного образования и по спортивно-оздоровительной деятельности получены из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»:

tab6.png

tab7.png

Обобщенные по статьям затрат накладные расходы всех подразделений за выбранный период представлены в таблице ниже:

tab8.png

Как упоминалось выше, распределение таких затрат следует производить по следующей схеме: если подразделение непосредственно участвует в одном или нескольких видах деятельности (факультеты, спортивно-оздоровительный комплекс), то его накладные расходы должны быть распределены между данными направлениями и объектами учета пропорционально прямым расходам; если подразделение отвечает за обеспечение деятельности всего учреждения (бухгалтерия, университет), то распределение осуществляется между всеми направлениями согласно выбранной базе (например, доходы за аналогичный период, прямые расходы и пр.).

После распределения всех накладных и общехозяйственных расходов получим данные о прибыльности либо убыточности каждого из направлений деятельности и объектов учета. Результат распределения, полученный в системе «БИТ.УФГУ», представлен в таблице 9.

tab9.png

Стоит отметить, что выбранная база распределения общехозяйственных расходов может в значительной степени повлиять на итоговый результат, что, в свою очередь, может привести к неверным управленческим решениям. Например, сравним полученный финансовый результат для варианта распределения, в котором базой были выбраны начисленные доходы (таблица 10) и варианта, в котором базой являются прямые расходы (таблица 11).

tab10.png

tab11.png

Возможен вариант расчета итогового финансового результата с распределением накладных расходов только тех подразделений, которые непосредственно участвуют в оказании услуг. Таким образом будет определена валовая прибыль в разрезе каждого направления деятельности и объекта учета, а финансовый результат – как разница между общей валовой прибылью и расходами подразделений, обеспечивающих деятельность учреждения.

tab12.png

Важно учитывать, что для реализации предложенных в статье вариантов расчета финансового результата необходим комплексный подход и обязательно учитывать текущие принципы ведения учета, конфигурации, в которых ведется учет, особенности бизнес-процессов учреждения. Интеграции и отчеты, представленные в статье, не являются коробочными решениями и могут быть разработаны и настроены в рамках проектов под требования и задачи заказчика.