Применение ЭЦП в учетных документах

Автор:Шихов Антон
Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

Согласно проекту приказа о внесении изменений в Методические указания по применению первичных учетных документов (утв. приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н) бухгалтеры смогут принимать к учету документы в электронном виде. Однако применение таких документов в хозяйственной деятельности учреждения потребует приобретение новых навыков не только бухгалтерами.

Культурный факт

Чуть более ста лет назад значительная часть населения России была малограмотной, и многие россияне в документах напротив своей фамилии ставили крестик. Прошли годы, и теперь любой гражданин способен подписать документы своей уникальной подписью – для этого нужно только быть в здравом уме и иметь шариковую ручку. В XXI веке все чаще используется электронно-цифровая подпись (ЭЦП) не только в повседневной жизни гражданина, но и при его взаимоотношениях с работодателем.

Возможно, что уже в следующем году учреждения бюджетной сферы получат возможность оформлять отдельные хозяйственные операции в виде электронных документов. В проекте своего приказа Минфин предлагает установить ряд новых форм первичных учетных документов, используемых исключительно в электронном виде, например:

  • Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
  • Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
  • Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
  • Заявка-обоснование закупки малого объема (ф. 0504518);
  • Отчет о расходах подотчетного лица (0504520);
  • Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0504836) и другие.

Подписывать эти документы ЭЦП должен будет не только бухгалтер и руководитель, но и его сотрудник учреждения. Очевидно, что массовое применение ЭЦП внесет коррективы в привычный уклад хозяйственной деятельности учреждения.

Количество командируемых работников, материально-ответственных лиц, руководителей подразделений, ежедневно посещающих бухгалтерию для оформления тех или иных документов, может составлять десятки человек и более. В случае использования первички в электронном виде у каждого из них должна быть своя ЭЦП. При этом наличие ЭЦП только, например, у двух-трех работников делает бессмысленным организацию электронного документооборота в учреждении. Поэтому для реализации планов Минфина по внедрению электронных документов в бухучет требуется массовое использование ЭЦП. Однако получение ЭЦП гражданином – дело добровольное, и работодатель не может влиять на принятие им соответствующего решения.

Подписание электронного документа – это технологичная, хотя и несложная, процедура. Сама подпись «находится» на определенном носителе (например, флешке или специальном устройстве), сведения на котором затем считываются с применением соответствующего программного обеспечения при наличии соответствующего оборудования. А так как ЭЦП может быть юридически значимой так же, как и обычная подпись «от руки», то все сотрудники учреждения во избежание конфликтов обязаны обеспечить надежный контроль за носителем ЭЦП. К сожалению, опыт показывает, что далеко не все сотрудники могут гарантировать сохранность своей ЭЦП на рабочем месте. Кроме того, следует иметь в виду и то, что работник учреждения может использовать свою ЭЦП и за пределами учреждения при подписании юридически значимых для него документов.

Поэтому представляется целесообразным, чтобы в локальных актах учреждения были предусмотрены рекомендации сотрудникам по хранению, использованию ЭЦП при оформлении хозяйственных операций. Возможно, что потребуется не один год для формирования культуры применения ЭЦП в отношениях между работниками и работодателем.

Учетная политика

Порядок принятия к учету первичных документов в электронном виде должен быть установлен в учетной политике учреждения. При разработке такого порядка можно взять за основу положения нормативных документов, определяющих требования к электронным документам в других сферах хозяйственной деятельности учреждений бюджетной сферы, в частности, это:

  • Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденные постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494;
  • Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477;
  • Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденные приказом Минсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/25.


Так, Приказом № 186/258 установлены обязательные требования при организации информационного взаимодействия государственных органов и государственных организаций (государственные унитарные предприятия, государственные корпорации, государственные бюджетные учреждения, государственные компании или хозяйственные общества, в уставном капитале которых присутствует доля РФ), а также государственных внебюджетных фондов посредством обмена документами в электронном виде. В частности, данный документ определяет:

  1. Общие требования к организации информационного взаимодействия;
  2. Требования к процедурам делопроизводства и документооборота при информационном взаимодействии;
  3. Требования к формату файла документа в электронном виде;
  4. Требования к формату электронной подписи;
  5. Требования к транспортному контейнеру;
  6. Правила визуального отображения документов в электронном виде, подписанных электронной подписью.


Напомним, что для реализации требований пункта 9 Стандарта «Учетная политика» (утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н) в учетной политике учреждения необходимо отразить:

  1. Перечень документов, формируемых в электронном виде;
  2. График «электронного» документооборота;
  3. Порядок нумерации документов в электронном виде;
  4. Список лиц, имеющих возможность подписания документов ЭЦП;
  5. Условия хранения ЭЦП, выданных должностным лицам учреждения и т.п.

Обратите внимание! Согласно пункту 11 Инструкции № 157н в рамках документооборота электронные документы «переводятся» на бумажный носитель, формируется отдельный реестр таких документов, и затем они подшиваются в отдельную папку (дело).  Аналогичные требования содержатся и в действующей редакции Методических указаний № 52н. При этом целесообразность составления документов в электронном виде определяется наличием возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, и (или) в случае, если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе. Однако для обеспечения такой возможности требуется целый ряд организационных мероприятий и вложение крупных финансовых ресурсов.

С учетом вышесказанного можно придти к выводу, что в ближайшее время первичные учетные документы в электронном виде вряд ли смогут «конкурировать» с бумажными «аналогами». Для полного внедрения электронных документов у граждан должна сформироваться культура их применения, а у учреждений появиться соответствующие технические возможности. Тем не менее, в случае принятия Минфином России изменений в Методические указания № 52н в учетной политике учреждения должны быть раскрыты условия применения первичных учетных документов в электронном виде.

Более подробно о перспективах внедрениях первичных учетных документов в электронном виде и разработке соответствующих положений учетной политики мы расскажем на вебинаре 18 декабря 2019 года. Зарегистрировать можно ЗДЕСЬ.