26.09.2017

«Первый БИТ» наладил электронный документооборот в Московском технологическом университете

Автоматизировано рабочих мест:
40
Продолжительность проекта:
12 месяцев

Информация о заказчике

Московский Технологический Университет (МТУ) готовит специалистов в сфере телекоммуникаций, автоматики, биотехнологий, информационных и компьютерных технологий. Университет возник в результате слияния трех учебных заведений – МИРЭА, МГУПИ и МИТХТ. Вуз сотрудничает с научными учреждениями и промышленными концернами Европы, Японии, Китая, Южной Кореи.
МТУ не только дает глубокие теоретические знания, но готовит специалистов для производства. Студенты разрабатывают технику в конструкторских бюро университета и участвуют в промышленном тестировании изделий на предприятиях. Вуз имеет свою сеть лабораторий и научно-исследовательских центров. Современная материально-техническая база позволяет работать над инновационными проектами.
Университет сотрудничает с высшими учебными заведениями Франции, Германии, Австрии, Швеции, США, Великобритании и других стран. Ведутся совместные исследования. Студенты имеют возможность обучаться в вузах-партнёрах и получать двойные дипломы. В Институте международного образования МТУ учатся студенты из 30 стран. Вуз включен в Ассоциацию инженерных университетов Европы, Международную ассоциацию университетов, Ассоциацию технических университетов России и Китая (АТУРК).
При университете работают курсы подготовки к ЕГЭ, дистанционные подготовительные курсы в МТУ и вечерняя физико-математическая школа.

Цели и задачи проекта

Университету требовалось:

  • Ускорить согласование документов и обеспечить контроль за этим процессом;
  • Автоматизировать работу по составлению документации, свести к минимуму ручной труд;
  • Исключить повторный ввод данных и ошибки, связанные с человеческим фактором;
  • Предоставить возможность быстрого поиска и распечатки нужных документов из базы данных.

Описание проекта

Работа с документацией в университете выполнялась в бумажном виде. Согласование служебных записок на закупки, договоров, заявок на платежи и других бумаг выполнялось вручную. Документы распечатывались и передавались из рук в руки между согласующими сотрудниками. Это отнимало значительное время, а также повышало риск ошибок, связанных с человеческим фактором. Такая организация работы усложняла контроль за согласованием, поскольку невозможно было оперативно выяснить, на каком этапе находится каждый из документов. Кроме того, сотрудники университета не могли быстро найти и ознакомиться с документом в случае необходимости.
Чтобы ускорить работу с документацией и обеспечить удобство работы с ней, руководство вуза приняло решение автоматизировать систему документооборота. В качестве оптимально подходящего программного решения была выбрана система «1С:Документооборот государственного учреждения». Выполнение внедрения поручили компании «Первый БИТ», в сотрудничестве с которой вуз успешно выполнил несколько проектов.
Новое программное обеспечение было установлено на 40 рабочих местах в договорном отделе и отделе закупок. Создана единая информационная база для хранения всей документации вуза в электронном виде с возможностью систематизации и быстрого поиска по реквизитам и тексту. Специалисты компании-интегратора разработали универсальный процесс согласования, который легко адаптируется для разных подразделений. Налажено согласование документов в электронной форме. Обеспечено хранение полной истории согласования документа. Для удобства и оперативности работы сотрудники получают на почту уведомления о поступлении новой задачи.
Настроено автоматическое формирование документа «Резервирование денежных средств» в процессе согласования служебных записок. В документ переносится вся информация из записки, а также выполняется контроль корректности данных (сумма и реквизиты). Для запуска документа в работу экономисту вуза необходимо лишь дозаполнить форму ввода.
К документам «Договор», «Служебная записка», «Заявка на платеж» пользователь может при необходимости прикрепить различные вложения (файлы). Это позволяет хранить в системе всю необходимую информацию, связанную с документами.
Программа интегрирована с используемой вузом учетной системой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Налажен информационный обмен между продуктами. Это исключает необходимость повторного ввода данных и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Завершенный проект внедрения помог повысить скорость всех рабочих процессов, связанных с обработкой и согласованием документации вуза. Кроме того, многократно ускорен поиск необходимого документа в электронном виде.
Ведется работа по оптимизации процесса заполнения типовых договоров, которая позволит максимально ускорить их согласование. В планах дальнейшего сотрудничества – расширение базы документов, добавление новых форм.

Результаты проекта

  • Обеспечено максимально быстрое согласование заявок и договоров;
  • Налажен эффективный контроль за процессом согласования;
  • Исключено негативное влияние человеческого фактора;
  • Минимизирован ручной труд, повышена продуктивность работы специалистов;
  • Ускорен поиск необходимых документов в информационной базе.

Свяжитесь с нами

Имя*
Email*
Сообщение
* – поля, обязательные для заполнения
Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности