Расчет зарплат для филиалов в 1С:ЗКГУ

Автор:Голубева Елизавета, Шихов Антон
Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

Если учреждение имеет развитую сеть филиалов, то ему приходится контролировать их финансово-хозяйственную деятельность. При этом начислению и выплате заработной платы работникам филиалов уделяется особое внимание. «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» поможет учреждению и его филиалам найти наиболее оптимальное решение для контроля за расчетами по заработной плате.

Возможности 1С:ЗКГУ

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» - один из самых востребованных продуктов компании 1С, обладающий большими возможностями. Однако некоторые возможности данного продукта остаются вне поля зрения пользователей.

Так, например, крупные учреждения, имеющие филиалы, могут организовать на основе 1С:ЗКГУ редакции 3.1 версии ПРОФ контроль начисления и выплаты заработной платы работникам филиалов. Использование такой возможности данного продукта позволит не только принимать более эффективные управленческие решения, но и оперативно получать учреждению сводную отчетность по всем филиалам.

Всегда в курсе!

Управление сетью филиалов – дело непростое. Особенно, когда филиалы представлены почти в каждом субъекте страны. Кроме того, филиалы могут иметь статус юридического лица и самостоятельно осуществлять свою финансово-хозяйственную деятельность. Но в некоторых случаях филиалы не имеют самостоятельных полномочий, осуществляя лишь представительские функции. Но в любом случае заработная плата работникам филиалов должна начисляться с учетом существующих в данном регионе условий, а НДФЛ и взносы перечисляться в региональные бюджеты и внебюджетные фонды.

Головное учреждение несет ответственность за деятельность своих филиалов. Поэтому при расчете заработной платы учреждение должно контролировать установленный порядок, а также выполнение положений нормативных документов по уровню заработной платы. Не менее важно, чтобы объем начисленной заработной платы соответствовал объему доведенных учреждению лимитов бюджетных обязательств или сметных (плановых) назначений. Необходимость четкого выполнения этого правила и приводит учреждения к разработке системы контроля за порядком начисления филиалами заработной платы и взносов во внебюджетные фонды.

Для решения этой задачи в головном учреждении на основе 1С:ЗКГУ редакции 3.1 версии ПРОФ создается единая система расчета заработной платы.

Единая система 1С:ЗКГУ

Чтобы использовать единую систему для расчета заработной платы, необходимо весь учет по расчету и выплате заработной платы производить в одной информационной базе 1С: ЗКГУ.

Для создании единой системы расчета в 1С:ЗКГУ бухгалтерией головного учреждения создается справочник «Организации» (Рис. 1). В этом справочнике отмечаются полномочия филиала по выплате заработной платы и представления отчетности во внебюджетные фонды.

1.png

Рис. 1 Формирование справочника «Организации»


Создание такого справочника позволяет «закрепить» за каждым филиалом «своих» сотрудников по соответствующим подразделениям филиала. При этом филиалы при расчете заработной платы используют и общие справочники. Для настройки таких справочников надо будет учесть особенности каждого филиала:
  • должности работников,
  • графики их работы,
  • виды начислений и удержаний
  • источники финансирования, способы их отражения в учете и т.д.

Как правило, у бухгалтеров больше всего проблем возникает с настройкой видов расчетов, поскольку настроить соответствующий справочник в 1С:ЗКГУ можно по-разному. Поэтому при создании единой системы расчета целесообразно выработать общий подход ко всем видам начислений и удержаний. То есть для всех филиалов, включая и само учреждение, должна быть принята одна формула для расчета, общая настройка для среднего заработка и обложения НДФЛ и взносами во внебюджетные фонды. Вид расчета должен одинаково входить в базу расчетов по удержаниям (например, профзносы, исполнительные листы) и одинаково выплачиваться во время отсутствий сотрудника (Рис. 2).

2.png

Рис. 2. Настройка единого порядка начисления выплат

Полные права использования единой базы данных остаются только у головной организации. При этом бухгалтерам и кадровым работникам филиалов ограничивается доступ к единой базе - только рамками данных своего филиала. Например, при соответствующей настройке работник кадровой службы филиала в 1С:ЗКГУ видит только «свой» филиал и может вести работу с документами, формировать отчеты может только по нему (Рис. 3, 4).

3.png

Рис. 3. Настройка доступа к единой базе данных

3.png

Рис. 4. Работа кадровой службы с документами филиала


Специалисты головной организации могут оперативно формировать сводную отчетность по всем филиалам и контролировать их деятельность.

Заметим, что контроль со стороны вышестоящей организации порядка начисления заработной платы вряд ли может понравиться руководству филиала, так как это несколько стесняет его в принятии решений. С другой стороны, такой подход может быть полезным в случае возникновения сложных или спорных ситуаций. Опыт и знания бухгалтеров головного учреждения могут оказаться бесценными при разрешении конфликтных ситуаций.

Специалисты компании «Первый Бит» имеют опыт создания единой системы расчета заработной платы учреждения и его филиалов. Используйте наш опыт, и будете всегда уверенны в правильности начисления заработной платы в филиалах!

Закажите бесплатный демо-доступ к решению 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.