Главбух на связи

Автор:Федоркова Светлана, Шихов Антон
Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

Недавние изменения в Закон о бухучете  позволяют главному бухгалтеру требовать от сотрудников учреждения четкого исполнения своих указаний. Для реализации таких полномочий главному бухгалтеру нужно наладить общение с сотрудниками учреждения. Современные информационные технологии позволяют организовать такое общение непосредственно на рабочем месте каждого сотрудника.

Неисполнение требований главного бухгалтера в части соблюдения порядка оформления фактов хозяйственной жизни и представления в бухгалтерию необходимых документов может стать основанием для привлечения нерадивого работника к дисциплинарной ответственности. Кроме того, беспечное отношение к указаниям главбуха может надолго испортить отношения между членами трудового коллектива. В целях сохранения в трудовом коллективе здоровых рабочих отношений, важно своевременно обсуждать возникающие проблемы и внимательно относиться к просьбам друг друга.

Для обсуждения возникающих между работниками проблем совсем не обязательно устраивать совещания или наносить визиты в кабинеты руководителей. Оперативному решению многих текущих вопросов способствует обмен информацией на основе типового программного обеспечения, например: The Bat!, Outlook или различных месседжеров.
Обмен служебной информацией возможен при наличии у каждого работника учреждения почтового адреса. На этот адрес ему будут поступать сообщения от бухгалтерии, руководителей учреждения и подразделения и т.п. Своевременно реагирование работника на такие сообщения поможет избежать ему конфликтов и недоразумений не только с бухгалтерией, но и с работниками других подразделений учреждения.
Обратите внимание! Порядок создания и использования почтовых адресов на основе типового программного обеспечения должно быть предусмотрено локальными актами учреждения. А порядок реагирования на запросы бухгалтерии может быть указан в должностной инструкции работника или в учетной политике учреждения.

Возможности 1С

Использование бухгалтерией для обратных связей с сотрудниками типового программного обеспечения вполне может удовлетворить потребности небольшого учреждения. Однако, чем крупнее учреждение и чем разнообразнее его деятельность, тем острее ощущается необходимость использования для обратных связей на основе бухгалтерских программ.

Отметим, что спрос на использование продуктов 1С для организации бухгалтерией обратных связей с сотрудниками еще только формируется. Одновременно с формированием спроса идет и развитие возможностей продуктов 1С. Хотя уже сейчас бухгалтеры могут использовать для общения с сотрудниками возможности некоторых продуктов 1С.

Так, например, пользователи продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» версии 2.0  могут взаимодействовать друг с другом посредством текстовых сообщений или видеозвонков, создавать тематические обсуждения и вести переписку по конкретным документам, например: товарным накладным, актам, заявкам на кассовый расход и др. Для ознакомления с системой взаимодействия в демонстрационном режиме можно использовать экземпляр сервера взаимодействия «1С:Диалог».

Сервер взаимодействия пользователи продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» версии 2.0 могут подключить двумя способами:

  1. пройдя по закладкам: Раздел Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Обсуждения;
  2. либо, используя предложение программы 1С, при создании нового пользователя.

При работе «С:Диалог» возможно два вида обсуждения: контекстное и неконтекстное.

Контекстное обсуждение – обмен текстовыми сообщениями с привязкой к объекту в приложении, в качестве объекта может выступать документ. Такие обсуждения будут отображаться в форме выбранного объекта для всех пользователей, у которых есть права доступа к объекту (рис.1).

1.png

Рис.1. Выбор объекта обсуждения

После отправки сообщения пользователю-получателю придет оповещение (рис.2)

2.png

Рис. 2. Оповещение пользователя о начале обсуждения

Из оповещения можно перейти к указанному документу и внести необходимые поправки и отправить сообщение (рис. 3).

3.png

Рис. 3. Работа с документом и отправка сообщения

Неконтекстное обсуждение – обмен текстовыми сообщениями без привязки к какому-либо объекту в приложении. Такие обсуждения отображаются на панели Обсуждения.

Создание обсуждения осуществляется на закладке «Обсуждения» (рис. 4).

4.png

Рис. 4. Создание неконтекстного обсуждения

Любой участник неконтекстного обсуждения может (рис. 5):

  • просматривать сообщения обсуждения и получить на них ссылки;
  • добавлять сообщения в обсуждение, прикреплять файлы к своим сообщениям;
  • изменить тему обсуждения;
  • добавить новых участников обсуждения;
  • покинуть обсуждение.

5.png

Рис. 5. Возможности неконтекстного обсуждения

Получать и отправлять сообщения в созданном обсуждении смогут только его участники.

Помимо рассмотренных возможностей контекстного и неконтекстного обсуждения при использовании «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» версии 2.0, продукты компании 1С имеют и другие возможности создания обратных связей. Например, ряд продуктов могут использовать аудио- и видеозвонки. Но для этого на компьютерах пользователей должны быть установлены микрофоны, видеокамеры, определенные браузеры и т.п.  То есть для создания более комфортного общения от пользователя потребуются некоторые затраты на приобретение необходимого периферийного оборудования.

Своевременное обсуждение накопившихся проблем не только повысит исполнительскую дисциплину в учреждении, но и избавит бухгалтеров от административного наказания. Используйте возможности продуктов 1С по-максимуму!