Нужен электронный вид отчетности? Создаем условия!

Автор:Шихов Антон
Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

В ближайшее время учреждениям бюджетной сферы придется решать новую задачу: где и как хранить отчетность в виде электронного документа.

Требования инструкций

В апреле вступили в силу приказы Минфина от 28 февраля 2019 года:

  • № 31н о внесении изменений в Инструкцию по бюджетной отчетности, утвержденную приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н;
  • № 32н о внесении изменений в Инструкцию по бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений, утвержденную приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н.

Основные изменения в данные инструкции по отчетности связаны с требованием об обязательном ее представлении и хранении в электронном виде.
Вполне вероятно, что, начиная с отчетности за 1 полугодие, формы квартальной отчетности потребуется переводить в вид электронного документа. Но, возможно, что переводить ее в электронный вид нужно будет только по итогам года. Однозначно установить сроки и порядок перехода на представление и хранение отчетности в электронном виде должен учредитель.
Кроме того, аналогичные изменения ожидаются и в федеральных стандартах учета для организаций бюджетной сферы. Так, согласно проекту приказа Минфина о внесении изменений в приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н об утверждении федерального стандарта «Концептуальные основы», соответствующие требования о представлении и хранении отчетности в виде электронного документа предлагается внести в пункт 13 данного стандарта.

И пока законодатель формирует нормативную базу, руководителям и бухгалтерам учреждений рекомендуем подготовиться и приобрести новые знания о способах хранения бухгалтерских документов в электронном виде.

Способы и условия

Обратите внимание! Согласно Проекту № 256н субъекты отчетности обеспечивают хранение бухгалтерской отчетности в течение пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены. Другими словами, порядок хранения «электронной отчетности» должен быть организован так, чтобы обеспечить не только ее сохранность, но и возможность использования при осуществлении контрольных мероприятий. При этом, как указано в Проекте № 256н, при хранении бухгалтерской (финансовой) отчетности должна обеспечиваться защита данных отчетности от несанкционированных исправлений. Кстати, требование о хранении отчетности в виде электронного документа содержится и в проекте изменений в Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В интернете можно найти много информации о способах хранения бухгалтерских документов в электронном виде. Среди наиболее популярных можно выделить следующие:

  • хранение в локальном архиве;
  • создание специального электронного архива;
  • хранение в облаке.

У каждых из этих способов есть свои достоинства и недостатки. Однако, скорей всего, для контролирующих органов будет важен не столько сам способ хранения документов, а соблюдение установленных регламентов и использование сертификатов электронной подписи. В настоящее время порядок электронного документооборота и требования к хранению документов установлены, в частности, следующими документами:

  • ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности (ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009);
  • Стандарт «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения» (ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011).

Положения этих документов помогут руководителям и бухгалтерам подготовиться к хранению документов бухгалтерского учета и отчетности в виде электронного документа. Однако в любом случае руководителю учреждения уже сейчас нужно задуматься о создании необходимых организационно-технических возможностей, ведь согласно п. 1 статьи 7 Федерального закона 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

Создание условий хранения документов в электронном виде может стать очень дорогим «удовольствием» для учреждений бюджетной сферы, поскольку:

  • учреждению потребуется изыскать помещение, которое будет соответствовать определенным требованиям: наличие вентиляции, соблюдение температурного режима, уровня влажности, надежной проводки и, что очень важно, иметь ограниченный доступ;
  • хранение достаточно длительное время документов в электронном виде потребуется специальное оборудование и программное обеспечение.

Стоимость такого оборудования в настоящее время, как правило, выражается в сотнях тысяч рублей и более. Кроме того, для обслуживания такого оборудования нужен специалист с определенными навыками. А пока в условиях такой неопределенности, учреждения могут сослаться на временное отсутствие у них организационно-технической возможности и еще некоторое время продолжать хранение отчетности в традиционном бумажном варианте. А чтобы избежать, замечаний со стороны контролирующих органов, отсутствие такой возможности целесообразно зафиксировать в учетной политике учреждения

Специалисты «Первого Бита» готовы оказать любую консультационную помощь своим клиентам, чтобы создать условия для формирования и хранения в соответствии с требованиями нормативных документов!