Сверяйте обязательства по акту!

Автор:Шихов Антон
Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

Для обеспечения достоверности показателей годовой отчетности требуется инвентаризация не только имущества, но и обязательств учреждения. Основным документом, подтверждающим обоснованность расчетов с дебиторами и кредиторами, является акт сверки.

Обоснованность расчетов

Рекомендации по инвентаризации расчетов содержатся в пунктах 3.44 – 3.48 Методических указаний, утвержденных Минфином России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методуказания). В них отмечается, что инвентаризация расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и т.д. заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. При этом инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Очевидно, что правильность и обоснованность дебиторской или кредиторской задолженности лучше всего подтверждает акт сверки, в котором дебитор или кредитор подтверждает задолженность или вносит коррективы на основе данных, отраженных в его бухгалтерском учете. Уточнение и корректировка взаимной задолженности контрагентов особенно актуальна для учреждений с теми поставщиками или заказчиками, с которыми заключены контракты (договоры) на длительные сроки.
Кроме того, акт сверки с приложенными к нему первичными документами может быть аргументом при рассмотрении споров в судебных органах. Так, акт сверки может служить основанием для исчисления нового срока исковой давности по денежным обязательствам согласно статье 203 Гражданского кодекса РФ. В этой статье указано, что течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. Однако для того, чтобы акт сверки был принят судом как доказательство, в том числе, необходимости заново исчислить срок исковой давности, необходимо правильно оформить бланк акта.
Акт сверки всегда имеет две части, заполняемые сторонами контракта (договора). Это нужно, чтобы каждая из сторон имела возможность заполнить сведения по своим собственным данным об обязательствах, а также об исполнении возникших обязательств. При этом акт сверки лишен доказательственной силы в суде при наличии разногласий сторон в расчетах.

Развитие формы

До недавнего времени целью сверки было выявление задолженности по денежным обязательствам – то есть: кто кому должен перечислить денежные средства или осуществить поставку в счет предоплаты.
Однако на практике между контрагентами все чаще возникает необходимость сверить не только исполнение денежных расчетов, но и выяснить состояние исполнения условий контракта или договора в целом.
В этом году необходимость сверки расчетов в целом по договору стала актуальной из-за федерального стандарта учета «Аренда» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2018 № 258н), согласно которому предстоящие доходы от предоставления права пользования активом признаются в сумме арендных платежей за весь срок действия договора. Кроме того, федеральный стандарт учета «Долгосрочные договоры» (утв. приказом Минфина от 29.06.2018 № 145н) при заключении с заказчиками договоров на срок более года предписывает отражать расчеты сразу за весь срок действия долгосрочного договора. Наличие в акте сверки сведений не только об исполнении денежных обязательств, но и обязательств по договору в целом, становится крайне важным показателем. Поэтому весьма целесообразно в акте сверки справочно указывать и состояние расчетов по договору в целом.
Специалисты компании «Первый БИТ» разработали форму акта сверки, удовлетворяющую требованиям федеральных стандартов учета. При этом данная форма  позволяет отделить денежные расчеты от обязательств по договору.
Можно предположить, что многие контрагенты не окажутся готовыми работать по такой форме акта сверки. Поэтому, чтобы заказчик или поставщик играл по вашим правилам, то есть без лишних споров сверял расчеты по нужной вам форме, в контракте или договоре рекомендуем указывать следующие условия:

  • необходимость проведения сверки расчетов;
  • сроки такой проверки и ее периодичности;
  • порядок проведения сверки;
  • сроки подписания акта сверки или мотивированного ответа о несогласии с ее результатами;
  • предварительное согласование формы акта сверки.

При этом самый «действенный» пункт договора в части проведения сверок взаиморасчетов – это штрафные санкции в случае неисполнения условий договора.
Надеемся, что подготовленная компанией «Первый БИТ» форма акта сверки позволит нашим клиентам установить исключительно дружественные отношения с дебиторами и кредиторами, а также удовлетворит требования любых финансово-надзорных органов! Чтобы получить форму, обратитесь к специалистам компании «Первый БИТ».