Отдадим протокол в хорошие руки!

Автор:Шихов Антон, Федоркова Светлана
Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

Специалисты компании «Первый БИТ» разработали для бухгалтеров государственных и муниципальных учреждений форму протокола для фиксирования решений комиссии по поступлению и выбытию активов. По желанию наших клиентов форма протокола может быть доработана, а затем увязана с имеющейся конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» в редакции 1.0 и 2.0.

Нормативная основа

Обязательное создание комиссии по поступлению и выбытию активов (далее – Комиссия) и некоторые ее полномочий предусмотрены Инструкцией № 157н. Вступившие в силу с 1 января 2018 года федеральные стандарты учета заметно расширили круг полномочий Комиссии.
Комиссионное принятие решений в отношении активов предусмотрено стандартом:

  • «Основные средства» (утв. приказом Минфина от 31.12.2016 № 257н);
  • «Аренда» (утв. приказом Минфина от 31.12.2016 № 258н);
  • «Обесценение активов» (утв. приказом Минфина от 31.12.2016 № 259н).

Указанные в Инструкции № 157н и стандартах учета полномочия комиссии, как правило, не могут быть прямо применены в учреждении, так как сразу возникают вопросы:

  • кто будет нести ответственность за принятые решения?
  • в каком документе будут зафиксированы соответствующие решения?
  • в какие сроки и кому должны быть переданы такие документы?

Поэтому, чтобы избежать конфликтных ситуаций, в учреждении на основании требований нормативных документов должны быть разработаны локальные акты, которыми и будет регламентирована деятельность Комиссии.
Одним из таких локальных актов может быть Положение о Комиссии. В нем должны быть указания на полномочия комиссии, описание регламент ее работы, порядок формирования состава комиссии и т.д. Положение утверждается приказом руководителя или входит в состав учетной политики учреждения.
Руководитель учреждения своим приказом одновременно с положением может утвердить и форму протокола, в котором будут фиксироваться принятые Комиссией решения.

Протокол

Учреждение может самостоятельно разработать форму протокола, а может взять за основу, разработанную специалистами компании «Первый БИТ», форму.
В начале протокола указываются члены комиссии, а также наличие кворума.
Раздел 1 «Повестка дня» содержит основные задачи из Положения о Комиссии.
В разделе 2 «Документы к рассмотрению» указываются документы, которые были изучены комиссий при рассмотрении объекта и вынесении решения.
А в разделе 3 «Постановление комиссии» содержатся сведения о принятом решении.
Дальше – подписи членов комиссии и сведения о передаче в бухгалтерию.

В таком варианте протокол может заполняться в отношении одного актива или группы однородных активов, указанных в приложении.
Учреждение может предусмотреть в учетной политике ведение протокола Комиссии вручную или автоматизировано. При этом очевидно, что подготовка протоколов вручную на бумажном носителе потребует немало времени и не гарантирует от ошибок. Применение автоматизированной формы протокола позволяет сэкономить время и минимизировать вероятность ошибок, что особенно актуально при большом объеме поступлений и выбытий активов.
К сожалению, пока в типовых решениях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и ред. 2.0 не предусмотрено функционала по формированию протокола Комиссии. Тем не менее, запрос бухгалтеров государственных и муниципальных учреждений на такой учетный документ крайне велик. Поэтому мы рекомендуем использовать данный вариант протокола до появления унифицированной формы соответствующего документа. По желанию наших клиентов форма протокола может быть дополнена другими графами и сведениями об активе.

Для небольших учреждений с незначительным объемом документооборота возможен вариант протокола, который не предполагает внесение изменений в существующую конфигурацию 1С:Бухгалтерия государственного учреждения», и представляет собой обработку с набором вкладок. В этом случае часть данных (такие как раздел 1 «Повестка дня», раздел 2 «Документы к рассмотрению») в электронной форме протокола жестко фиксированы, часть информации заполняется на основании имеющихся данных базы 1С, а недостающие данные - вручную. При этом протокол будет содержать табличную часть раздела 3 «Постановление комиссии» с фиксированным набором колонок и формироваться для нескольких активов, объединенных по определенному признаку (например, все рассматриваемые активы приобретены у одного поставщика), и анализируемые за определенный период в зависимости от частоты заседаний комиссии (допустим, комиссия заседает раз в неделю). Таким образом, в протокол автоматически попадут все активы, которые поступили в течение недели.
Сформированный протокол можно будет распечатать и приложить к учетным регистрам. Для удобства работы комиссии могут использоваться две версии протокола с разной повесткой дня, например: одна версия для поступления активов, другая – для случаев их выбытия.
Для крупных учреждений с большим объемом документооборота для повышения эффективности работы Комиссии предлагается внесение изменений в используемую конфигурацию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Внесение изменений в конфигурацию позволит: существенно сократить трудозатраты, связанные с появление нового объема информации,

  • повысить качество учетной информации,
  • сохранить высокую работоспособность бухгалтеров в течение рабочего времени.

После внесения соответствующих изменений в конфигурацию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» протокол будет представлять собой отдельную подсистему с набором определенных объектов. Так информация раздела 1 «Повестка дня» и раздела 2 «Документация к рассмотрению» будет храниться в отдельных справочниках, которые в любой момент могут быть дополнены или изменены учреждением самостоятельно. Форма протокола будет реализована в виде документа с собственной нумерацией и будет содержать несколько закладок: «Общая», «Повестка дня» и «Документы к рассмотрению», «Постановление комиссии».

На «общей» закладке указываются основные сведения об активе, такие как:

  • период, за который анализируются объекты,
  • список документов конфигурации, используемых для наполнения табличной части объектами,
  • состав комиссии;
  • лицо, ответственное за составление протокола,
  • дата составления протокола,
  • приказ руководителя об утверждении формы и другие.

В закладках «Повестка дня» и «Документы к рассмотрению» будут заполнены данными из соответствующих справочников. Кроме того, можно будет отметить необходимые пункты разделов, которые попадут в печатную форму протокола.
Закладка «Постановление комиссии» может быть представлена в виде таблицы с динамическими колонками. При этом часть колонок (например, такие как: Номер по порядку, Наименование актива, Стоимость актива, Количество) будут фиксированы, а другие будут отображаться в зависимости от выбранных пунктов на закладке «Повестка дня». Так, например, если в повестке дня указано «Отнесение к категории особо ценного имущества», то в таблице будет отображена колонка «Отнесено к ОЦИ», а если «Пересмотр срока полезного использования» - то колонка «Новый СПИ».
При заполнении табличной части протокола часть данных таблицы будет заполнена на основании данных из 1С, остальное - заполняется вручную в соответствии с решениями, которые приняла комиссия. При этом алгоритмы заполнения показателя/колонки таблицы будут храниться в специальном справочнике «Источники данных» и могут быть дополнены или изменены программистом 1С.
В этой версии все введенные вручную данные будут сохранены в документе, а сам протокол можно будет распечатать.

Заключение

Вероятно, самым сложным в исполнении требований нормативных документов по работе Комиссии в первое время станет внедрение протоколов в сложившийся в учреждении документооборот, а также привить сотрудникам учреждения новые навыки в работе с ним. Однако специалисты компании «Первый БИТ» готовы придти вам на помощь и избавить от головной боли!
Заявки на внесения изменений в конфигурацию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» для внедрения автоматизированной формы протокола, а так же для получения формы протокола, обращайтесь по адресу ESGrishina@1cbit.ru (Екатерина).