Современный взгляд на автоматизацию расписания

Дата публикации:апрель
Автор:Елина Ксения
Опубликовано в: Советник в сфере образования
Направление: Вузы НИИ Медицинские учреждения

Требования к образовательным организациям в части автоматизации образовательной деятельности неуклонно растут. Более того, наличие единой образовательной среды (далее – ЕОС) стало для них обязательным требованием. Как же позволит ЕОС в образовательном учреждении изменить традиционные подходы к автоматизации расписания учебного процесса? Рассмотрим этот вопрос на примере модуля «БИТ.ВУЗ.Расписание» программного продукта «БИТ.ВУЗ», руководствуясь нашим многолетним опытом (с 2013 года) автоматизации расписания.

Зачастую процесс автоматизации расписания выглядит следующим образом:

  • операторы отдела диспетчирования учебного процесса (далее – ОДУП) подготавливают расписание на бумажных носителях или в Excel;
  • далее требуется ввести его в какую-либо автоматизированную систему, в которой становятся доступны отчеты по расписанию, а файлы Excel можно разместить на сайте учреждения, чтобы расписание было доступно участникам учебного процесса (обучающимся и преподавателям).

Очень часто процесс автоматизации останавливается уже на Excel и сайте образовательного учреждения. Также прослеживается двойной ввод данных: на бумажный носитель, потом в Excel, а потом уже в автоматизированную систему. Это увеличивает трудозатраты процесса подготовки расписания. Возникает вполне закономерный вопрос: зачем же тогда вносить его в автоматизированную систему? При отсутствии ЕОС в учреждении ответ будет однозначным: «Незачем». Но при ее наличии ситуация меняется.  Прежде чем ответить на него, надо разобраться, что же может измениться, если ЕОС появится в учреждении. Если в ЕОС присутствует расписание учебного процесса, тогда могут быть автоматизированы следующие процессы:


  1. Учет части аудиторной фактически выполненной нагрузки преподавателя.
  2. Автоматическое создание ведомостей сдач, пересдач на сессию для обучающихся.
  3. Автоматическое создание журналов посещаемости на каждое предстоящее занятие по данным расписания.
  4. Возможность автоматизации планирования расписания неучебных мероприятий для обучающихся, не предусмотренных учебным планом. Зачастую эта деятельность не под контролем ОДУП, но требует четкого понимания, где и когда обучающийся уже занят.

С появлением в учреждении ЕОС расписание может приобрести черты индивидуальности:
  • индивидуальное расписание преподавателя с учетом замен преподавателей (см. рис. 1);
  • расписание может стать источником части индивидуальной фактически выполненной нагрузки преподавателей (см. рис. 2);
  • индивидуальное расписание занятий и сессии обучающегося с учетом выбранных дисциплин по выбору, факультативных дисциплин, академической задолженности.

1.png

Рис. 1. Индивидуальное расписание преподавателя


2.png

Рис. 2. Фактически выполненная нагрузка в расписании на основании данных расписания с учетом использования журналов замен


Это позволит в ЕОС в личном кабинете обучающегося и преподавателя добавить отображение индивидуального расписания. Также это позволит расширить ее, включив мобильное приложение для отображения расписания обучающихся и преподавателей.
Итак, мы ответили на вопрос, какие преимущества можно получить от внесения расписания в ЕОС. Но чтобы что-то приобрести, необходимо понести затраты. Какие же затраты (трудозатраты) потребуются для обеспечения новых сервисов? По сравнению с классическим ведением расписания появятся следующие трудозатраты:

  1. Внесение уже составленного расписания в ЕОС.
  2. Внесение неучебных мероприятий для обучающихся в ЕОС.
  3. Внесение в ЕОС сведений о заменах преподавателей.

Какие же пути существуют для уменьшения этих трудозатрат с точки зрения отдела диспетчирования учебного процесса (ОДУП)? По первому пункту трудозатрат есть два варианта уменьшения.

Первый вариант – это составить расписания занятий сразу в ЕОС, то есть отойти от двойного ввода информации. Чаще всего этого достичь очень сложно по следующим причинам:


  • ненаглядность (в момент ввода занятия в ЕОС оператор зачастую жалуется, что не видит в этот момент, как изменилась картина в целом). Например, на рис. 3 проиллюстрирован интерфейс ввода занятий в расписание. Наверняка некоторым покажется данное представление расписания занятий ненаглядным. Решением этой проблемы является увеличение размеров видимой области (покупка широкоформатных мониторов для операторов, установка вторых мониторов, так как операторы на бумаге при составлении расписания используют листы формата А3 или даже А1), разработка дополнительных отчетов, отображающих данные в формате, привычном операторам ОДУП. Это ведет к дополнительным финансовым затратам;
  • бо́льшая трудоемкость операции внесения занятия по сравнению с вписыванием занятия карандашом на бумагу или Excel. Решение этой проблемы – разработка индивидуального интерфейса оператора, что приведет к увеличению стоимости программного продукта, но, как показывает опыт автора, результат не будет достигнут в полной мере, и не всегда даже в удовлетворительной мере;
  • устоявшийся процесс составления расписания (предубеждения, привычки, причем даже в рамках одного ОДУП могут встретиться несколько операторов, использующих принципиально разные схемы составления расписания). Решение – изменение (доработка) процесса составления в ЕОС расписания под требования операторов. Здесь финансовые затраты могут оказаться весьма ощутимыми.

3.png

Рис. 3. Внешний вид редактора расписания занятий

Второй вариант уменьшения трудозатрат – это волевым решением изменить форму Excel, в которой операторы ОДУП привыкли готовить расписание, и сделать ее унифицированной. Тогда за весьма приемлемые для учреждения финансовые затраты можно в ЕОС разработать механизм загрузки данных расписания из унифицированного Excel, не требуя от ОДУП вносить повторно данные в ЕОС.
Указанные по второму пункту трудозатраты по внесению информации в ЕОС можно делегировать тем подразделениям, которые непосредственно организуют проведение этих мероприятий.
По третьему пункту трудозатраты по внесению сведений в ЕОС о заменах на занятиях можно также делегировать, например, кафедрам, так как чаще всего они несут ответственность за замену своих преподавателей и организацию проведения учебных занятий согласно расписанию (см. рис. 4).

4.png

Рис. 4. Расстановка преподавателей кафедрой в расписание занятий

Из вышеописанного можно сделать вывод, что трудозатраты ОДУП не уменьшатся, а лишь вырастут. Также можно прийти к заключению, что вносить расписание в ЕОС целесообразно, если данные расписания занятий будут использоваться другими модулями (модуль успеваемости – создание ведомостей на основе расписания сессии, модуль нагрузки – учет фактически выполненной нагрузки преподавателей по данным расписания, модуль личного кабинета преподавателя/обучающегося – отображение индивидуального расписания занятий) указанной среды. Иначе внесение данных в Excel – лучший вариант и с финансовой, и с трудозатратной точки зрения. Список трудозатрат в зависимости от преследуемых целей представлен в таблице № 1.

Таблица № 1

Связь результата и трудозатрат для его достижения

п/п

Достигаемый результат

Трудозатраты

1

Учет части аудиторной фактически выполненной нагрузки преподавателя

- внесение уже составленного расписания в ЕОС;

- внесение неучебных мероприятий для обучающихся в ЕОС;

- внесение в ЕОС сведений о заменах преподавателей

2

Автоматическое создание ведомостей сдач, пересдач на сессию для обучающихся

- внесение уже составленного расписания в ЕОС

3

Автоматическое создание журналов посещаемости на каждое предстоящее занятие по данным расписания

- внесение уже составленного расписания в ЕОС;

- внесение в ЕОС сведений о заменах преподавателей

4

Возможность автоматизации планирования расписания неучебных мероприятий для обучающихся, не предусмотренных учебным планом. Зачастую эта деятельность не под контролем ОДУП, но требует четкого понимания, где и когда обучающийся уже занят

- внесение уже составленного расписания в ЕОС;

- внесение неучебных мероприятий для обучающихся в ЕОС

Таким образом, автоматизация расписания связана с увеличением трудозатрат со стороны операторов ОДУП и целесообразна, если ясна картина дальнейшего использования введенных в ЕОС данных расписания. Автоматизация расписания только ради самого расписания приведет только к необоснованному увеличению трудозатрат без расширения имеющихся возможностей ЕОС.


Рассмотренная система не единственная, существуют такие программные продукты, как «1С:Автоматическое составление расписания», «1С:Университет», которые тоже могут быть вполне встроены в ЕОС образовательного учреждения как подсистема автоматизации расписания. Однако трудности, которые встретятся при автоматизации расписания, в общей мере будут схожими.