Планирование закупок с использованием программного обеспечения

Дата публикации:февраль 2018
Автор:Анна Маликова
Опубликовано в: Госсектор: учет, планирование, контроль
Направление: Бюджетные учреждения

Основные этапы планирования финансово-хозяйственной деятельности государственные и муниципальные учреждения завершили еще до Нового года. Но планирование закупок не заканчивается только составлением плана-графика и плана закупок. В течение первого полугодия заинтересованные службы вносят необходимые коррективы в планы закупок, а накопленный опыт используют при планировании следующего года. При этом наиболее эффективным способом подготовки планов является использование соответствующего программного обеспечения (ПО).

Этапы и сроки

Деятельность любого государственного или муниципального учреждения достаточно многогранна. Поэтому для организации ее бесперебойной работы важно, чтобы в планировании приняло участие как можно больше заинтересованных лиц.
Основным «запевалой» планирования закупочной деятельности в настоящее время является контрактная служба учреждения или контрактный управляющий. При этом старт подготовке планов на очередной финансовый год должен быть дан задолго до его начала – не позднее июня предшествующего года.
Требования нормативных документов ставят контрактные службы учреждений, как правило, в весьма затруднительное положение в период планирования закупок. Прежде всего при планировании закупок сотрудники контрактной службы сталкиваются со следующими трудностями:

  • сжатые сроки плановых мероприятий;
  • большой объем обрабатываемой информации;
  • необходимость двойного ввода данных (сначала в Exсel при подготовке планов, а затем на сайт единой информационной системы – уже окончательные данные);
  • сложность внесения в план закупок изменений в случае изменения доведенных лимитов бюджетных обязательств или плана финансово-хозяйственной деятельности (далее – План ФХД).


Кроме того, закупщикам необходимо «отнормировать» все желания заинтересованных лиц. Иными словами, полученную от руководителей подразделений и других специалистов учреждения информацию о предполагаемых закупках собрать воедино, обобщить, найти схожие товары (работы, услуги), все классифицировать, затем снова довести до сведения руководителей подразделений и специалистов, при необходимости скорректировать данные и согласовать итоговые сведения.
Все эти проблемы и задачи позволяет решить использование программного обеспечения.
Разработанное специалистами компании «Первый Бит» программное обеспечение позволяет существенно сократить время проведения плановых мероприятий, снизить трудозатраты и повысить эффективность всех последующих закупочных мероприятий. Данное ПО основано на автоматизации процесса планирования и участия в нем всех заинтересованных служб и специалистов учреждения.
Логика работы системы автоматизации процесса планирования закупок представлена в Таблице № 1.

Таблица № 1
Описание процесса планирования

Этап

Участники процесса

Примерные сроки

1. Подготовка перечня товаров к закупке

Контрактная служба совместно с руководителями структурных подразделений

Июнь – июль

2. Подготовка заявок в план закупок структурными подразделениями

Сотрудники/руководители структурных подразделений

Август – сентябрь

3. Согласование заявок в план

Руководители структурных подразделений, директор (ректор) – согласование целесообразности закупки.

Плановый отдел – согласование финансирования, проверка наличия лимитов

Октябрь

4. Подготовка предварительных проектов планов

Контрактная служба

Ноябрь

5. Корректировка проектов планов после утверждения бюджета

Контрактная служба совместно с плановым отделом и сотрудниками структурных подразделений

В течение 10 рабочих дней с момента доведения утвержденных лимитов бюджетных обязательств для государственных и муниципальных заказчиков, 10 рабочих дней с момента утверждения плана (программы) финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, унитарного предприятия

6. Публикация планов

Контрактная служба

В течение трех рабочих дней с момента утверждения планов и планов-графиков

Использование программного обеспечения, разработанного компанией «Первый Бит», позволяет организовать данный процесс следующим образом.

Этап 1. Подготовка перечня товаров к закупке

Перед тем как структурные подразделения начнут подготавливать свои заявки на приобретение товаров (работ, услуг) в предстоящем году, специалистам-закупщикам учреждения необходимо разработать и утвердить перечень номенклатуры товаров (работ, услуг), которые предполагается закупить. Наличие такой номенклатуры существенно упрощает объединение однотипных видов продукции, работ или услуг, а также ускоряет процесс согласования позиций номенклатуры.
Для подготовки данного перечня при помощи ПО используются следующие опции:
  • загрузка с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок реестра лекарственных средств;
  • загрузка с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
  • загрузка с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок планов закупок, планов-графиков за прошлые периоды и использование перечня продукции прошлых лет;
  • интеграция перечня номенклатуры из бухгалтерских систем учета;
  • загрузка справочника продукции из Excel.

В результате после загрузки всех требуемых перечней «в руках» закупщиков учреждения возникает справочник товаров (работ, услуг) (Рисунок 1), с которым далее будут работать все заинтересованные лица учреждения.

рис 1.png

Рисунок 1. Возможный вид справочника продукции

Отметим, что такой справочник включает реквизиты ОКПД-2, ОКВЭД-2. Кроме того, он содержит таблицу единиц измерения.
Справочник включает в себя именно таблицу, так как у одной номенклатуры может быть несколько единиц измерения (пачки, штуки и т. д.). В перечень показателей таблицы может быть добавлен реквизит «Подразделения», что позволит ограничить выбор для структурных подразделений.
Разделения перечня номенклатуры по группам упростит в дальнейшем объединение однотипной продукции в централизованные закупки.

Этап 2. Подготовка заявок в план закупок структурными подразделениями

Использование разработанного программного обеспечения при формировании заявок позволяет:

  • привести сведения к единому формату, удобному для обработки;
  • добавить проверку на заполнение всех обязательных полей;

настроить ограничения по сумме закупаемой продукции, если для каждого структурного подразделения предварительно утвержден соответствующий лимит финансовых средств;
сократить ошибки при выборе предмета закупки, если предварительно в организации утвержден перечень номенклатуры.
Подача заявки на приобретение осуществляется руководителем или уполномоченным представителем структурного подразделения учреждения не позднее 1 октября текущего года. Поступившая заявка автоматически обрабатывается в ПО и включается в план закупок. Форма и требования к содержанию такой заявки учреждением разрабатываются самостоятельно (Рисунок 2).
 

рис2.png

Рисунок 2. Примерный вид заявки

При заполнении карточки заявки сотрудник или руководитель структурного подразделения выбирает предмет закупки из перечня продукции, указывает количество и сумму закупки, период закупки, периодичность поставки. Также он прикрепляет файл, например обоснование цены.

Этап 3. Согласование заявок в план

Полученные от руководителей подразделений и специалистов учреждения заявки на приобретение товаров, работ, услуг требуют обработки. Основные задачи этого этапа – это унификация всех заявок, а также приведение «желаний» руководителей и специалистов в соответствие финансовым возможностям учреждения.

Обычно процесс согласования заявок включает в себя:


  • согласование предмета закупки (чаще всего это делают руководитель структурного направления, заместитель директора, проректор); 
  • согласование суммы закупки, указание средств финансирования (код экономической классификации, источник финансирования, вид расхода) (это задача сотрудника планового отдела);
  • определение федерального закона, в соответствии с которым будет осуществляться закупка, способа закупки (это делает сотрудник контрактной службы).

Согласование происходит путем электронного обмена информацией. Такое согласование заявок позволяет:

  • исключить потерю документов;
  • контролировать сроки согласования, отслеживать, у кого находится заявка в любой момент времени;
  • видеть, кто задерживает процесс согласования, и принимать соответствующие меры.

При согласовании программа может автоматически проверять, не превышает ли заявка ожидаемые лимиты и ограничения объема финансовых средств, а при указании способа закупки может осуществляться проверка, не превышены ли допустимые объемы закупок у единственного поставщика.
Примерный вид отчета, который показывает, на каком этапе находится каждая из заявок и сколько времени она уже согласовывается, представлен на Рисунке 3. Данный отчет может быть сформирован как структурными подразделениями по своему отделению, так и в целом по учреждению для проведения комплексного контроля.

рис 3.png

Рисунок 3. Примерный вид отчета

После обработки всех заявок и согласований формируется предварительный план по приобретению товаров (работ, услуг).

Этап 4. Подготовка предварительных проектов планов

В случае если в учреждении используются также ПО «Закупка» и «Бюджетирование», то возможно на основании обработанных заявок готовить как План ФХД (расходная часть), так и документы планирования закупок.
Использование ПО позволяет практически полностью автоматизировать данный процесс. Вручную необходимо только выполнить объединение позиций при централизованных закупках, заполнить реквизиты, которые не были заполнены на стадии формирования заявки (проставить отметку о том, что будет осуществляться закупка для субъектов малого предпринимательства, проставить срок размещения и т. д.). Итоговая форма планов должна полностью соответствовать утвержденной законом.
Примерный вид формы для заполнения сведений о плане представлен на Рисунке 4.

рис 4.png

Рисунок 4. Примерный вид формы для заполнения сведений о плане

Кроме того, рассматриваемое ПО позволяет:


  • автоматически проверять план на соответствие постановления правительства;
  • осуществлять контроль лимитов закупок у единственного поставщика (пункты 4, 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе), запросов котировок;
  • автоматически заполнять повторяющиеся реквизиты, например «Мероприятие», «Результат мероприятия» в Плане закупок и т. д.;
  • распечатать проекты планов для утверждения у руководства.

Этап 5. Корректировка проектов планов после утверждения бюджета

Поскольку проекты Планов ФХД и бюджетных смет формируются до утверждения законодательного акта о бюджете на предстоящий год, то после принятия такого законодательного акта соответствующим органом исполнительной власти следует скорректировать проекты планов и смет согласно доведенным лимитам бюджетных обязательств (ЛБО) и сметным назначениям (СН). Кроме корректировки финансовых планов сотрудникам контрактной службы необходимо провести согласованное изменение планов закупок.
Использование ПО позволяет сравнивать сведения в планах закупок и утвержденные ЛБО и СН. В отчете (Рисунок 5) будет указана разница по статьям финансирования. Опираясь на эти данные, сотрудник контрактной службы может изменять план, периодически сверяясь с таким отчетом.

рис 5.png

Рисунок 5. Анализ источников финансирования закупок

Одна из сложностей данного этапа заключается в том, что необходимо согласовать все изменения плана с сотрудниками структурных подразделений или хотя бы уведомлять их о том, что заявка из-за несоответствия доведенному объему финансирования была отменена или сокращена.

Использование ПО позволяет сотрудникам подразделений видеть состояние их заявок:


  • у кого на данный момент находится их заявка на согласовании,
  • была ли она утверждена или отменена.

Возможности ПО позволяют организовать рассылку пользователям уведомлений на электронную почту при изменении статуса их заявки.

Этап 6. Публикация планов

Когда все сведения заполнены, утверждены и соответствуют доведенным финансовым объемам, остается вопрос: каким образом данные сведения будут размещены на портале «Электронный бюджет» и на Официальном сайте единой информационной системы в сфере закупок?
Интеграцию на сайт закупок возможно произвести автоматически, по нажатию одной кнопки. Для этого необходимо выполнить в программном обеспечении определенные настройки, а также прописать логин и пароль с сайта для интеграции с внешними системами. Все проверки, которые настроены на сайте, также могут быть настроены в рассматриваемом ПО. Таким образом, сотрудникам контрактной службы не придется дорабатывать сформированные планы на сайте закупок.

Проблемы автоматизации

 
Несмотря на то что автоматизация процесса планирования имеет множество плюсов, на текущий момент далеко не все учреждения используют средства автоматизации. Рассмотрим далее основные сложности при внедрении программного обеспечения.

Оснащение и обучение сотрудников структурных подразделений

Большинство систем не имеет особых требований к техническим характеристикам компьютеров. Важно только, чтобы все компьютеры были в одной локальной сети. Также возможна работа через веб-интерфейс. Данный способ не требует установки специального программного обеспечения на компьютеры пользователей, войти в систему возможно через обычный браузер. 
Тем не менее в крупных организациях количество структурных подразделений может быть более сотни. И не все сотрудники структурных подразделений могут быть оснащены компьютерами с программным обеспечением.
Возможны трудности и при обучении сотрудников подразделений.
Если предоставить доступ к программе и обучить всех сотрудников структурных подразделений нет возможности, то выходом является утверждение некоторой электронной формы заявки в Excel, которая после согласования загружается в программу автоматически.

Электронное согласование документов


Для некоторых руководителей учреждения и специалистов работа в ПО может показаться более сложной, чем согласование документов в бумажном виде. Ведь бумаги возможно взять с собой в дорогу, домой, на встречу. Такую проблему решает использование сервисов «мобильный клиент», «веб-клиент», которые также есть во многих программных решениях. Таким образом, документы могут согласовываться с планшета, мобильного телефона.
При электронном согласовании возникает вопрос об использовании электронной подписи. Функция согласования с использованием электронной подписи встроена во многие программные продукты. При этом на устройство участника согласования должен быть установлен криптопровайдер (наиболее часто используемые «Крипто ПРО», Vipnet). После согласования документов с использованием ЭЦП в системе появляется отметка. При необходимости возможно выгрузить документ с электронной подписью. Электронная подпись для согласования внутренних документов, таких как заявка на закупку, чаще всего не требуется, достаточно аутентификации по логину/паролю при входе в программу.

Сложности с размещением на сайте закупок, в электронном бюджете


На сайте закупок часто происходят изменения, при этом и в ПО должны вноситься изменения, в том числе обновляться форматы обмена. Таким образом, необходима постоянная поддержка программного обеспечения. Это может осуществлять как штатный программист, так и сторонняя организация. Сопровождение со стороны сотрудников сторонней организации более эффективно. Ведь, как правило, конкретное учреждение не единственная обслуживаемая организация и у сотрудников компании «Первый Бит» есть опыт по обновлению, исправлению ошибок и настройка ПО под нужды клиентов.

Заключение


Рассмотренный выше порядок планирования по усмотрению заказчика может быть дополнен или уточнен. В частности, с помощью ПО на отдельных этапах можно собирать более подробные данные о предстоящих закупках и их инициаторах. В отдельных случаях возможно представление сведений об аналогичных закупках или запросах в прошлом году.
Задача ПО – грамотное разделение зон ответственности должностных лиц, выстраивание взаимодействия между отделами и работниками учреждения в рамках действующего законодательства. Однако надо помнить, что ПО – это всего лишь инструмент, а для избежания проблем по поставке некачественного товара следует прописывать все необходимые требования в проекте контракта.

ОТ РЕДАКЦИИ НА ЗАМЕТКУ
Учет программного обеспечения
Если созданное программное обеспечение (программный модуль) соответствует критериям признания нематериальным активом учреждения, то его учет осуществляется на счете учета 0 10200 000 «Нематериальные активы» на основании первичных учетных документов, формы которых соответствуют требованиям пункта 7 Инструкции по применению Единого плана счетов № 157н, и стоимостная оценка актива определяется исходя из особенностей деятельности учреждения по методу оценки имущества, закрепленному в учетной политике субъекта учета, с учетом требований, изложенных в пункте 62 Инструкции № 157н. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 22.12.2017 № 02-07-10/86002.