Выплаты из средств гранта. Возможности программного обеспечения

Дата публикации:декабрь
Автор:Елизавета Голубева
Опубликовано в: Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения
Направление: Бюджетные учреждения

Настройка ПО

Как правило, при начислении заработной платы бухгалтеры используют программное обеспечение известных брендов — «1С», «Парус», «Криста» и т. п. Нередко крупные учреждения используют «самописцы», то есть программное обеспечение, написанное самостоятельно специалистами учреждения. Однако в любом случае используемое ПО требует тщательных настроек с учетом особенностей системы оплаты труда в конкретном учреждении.

1.png

Если в учреждении системой оплаты труда предусмотрено начисление и выплата «типовых» окладов, надбавок и т.д., то настроить соответствующее ПО можно один раз при его установке. Далее настройка ПО потребуется только в случае изменения системы оплаты труда или внесения в нее существенных изменений.
«Внеплановая» настройка ПО расчетные подразделения потребуется в том случае, если учреждение или его работники получили грант, в рамках которого предполагаются выплаты его участникам.
Напомним, что грант – это безвозмездная субсидия, которая предоставляется юридическим или физическим лицам (как правило, на конкурсной основе) для выполнения конкретных проектов, на проведение научных или других исследований, опытно-конструкторских работ, на обучение, лечение и другие цели с последующим отчетом об их использовании. Грант выделяется в виде определенной денежной суммы.

Самая известная организация, целью которой является поддержка научно-исследовательских работ по всем направлениям фундаментальной науки, содействие повышению научной квалификации ученых, развитие научных контактов и которая выделяет на это денежные средства, — это Российский фонд фундаментальных исследований (далее — РФФИ). Почти во всех случаях, когда заявку на конкурс РФФИ подают физические лица, в нем указана организация, которая предоставит условия для выполнения проекта. При этом не имеет значения, состоят ли исполнители проекта в трудовых отношениях с организацией или не состоят.

Существует несколько способов реализации грантов РФФИ при получении средств:

  1. учреждением;
  2. физическим лицом, являющимся работником учреждения; 
  3. физическим лицом, не являющимся работником учреждения.

Все это необходимо четко понимать бухгалтеру-расчетчику не только для правильного начисления выплат и отражения их в учете, но и для соблюдения требований налогового законодательства. А все эти знания вместе позволят бухгалтеру правильно настроить соответствующее ПО на своем рабочем месте.
Рассмотрим далее нюансы «тонкой» настройки ПО при каждом способе реализации грантов на примере грантов РФФИ.

Настройка № 1. Получатель гранта – учреждение

В таком случае выплаты средств за счет гранта производятся его участникам в рамках трудовых отношений в виде окладов, надбавок, премий, доплат и т.д., поскольку работодателем и заказчиком работ для таких сотрудников является само учреждение.
Начисление заработной платы из средств гранта осуществляется по общей схеме, то есть на основании приказов, суммы выплат включаются в расчет отпускных и пособий по временной нетрудоспособности в том числе за счет средств гранта и т.д.
Финансирование грантов РФФИ ведется по отдельному источнику, как правило, по коду финансового обеспечения (КФО) «5», то есть как целевые средства. В целях контроля использования средств гранта в используемом ПО на каждый грант создается своя отдельная аналитика, чтобы учитывать поступления и затраты денежных средств каждого проекта отдельно. Это важно, так как учреждение даже из одного источника, например РФФИ, может получать средства по нескольким грантам одновременно.
На рисунке 1 приведен пример создания отдельной статьи финансирования для гранта РФФИ в «1С»:

2.png

Выполнение работ сотрудниками по гранту осуществляется в пределах рабочего времени. Учет рабочего времени осуществляется с помощью табеля рабочего времени (ф. 0504421).
Начисления и выплаты за счет средств гранта могут осуществляться как в течение всего срока его выполнения, так и разово. На рисунке 2 приведен пример разовых начислений надбавок за счет средств гранта РФФИ, полученного самой организацией.

3.png

Все отношения с работниками, участвующими в выполнении гранта, выстраиваются в рамках Трудового кодекса РФ, поэтому надбавки за счет грантов должны выплачиваться за фактически отработанное сотрудником время, то есть данные выплаты, как уже отмечалось выше, необходимо учитывать при расчете отпуска, больничных листов и в других случаях.
На практике руководителю гранта часто необходимо отследить все расходы по той или иной статье гранта РФФИ детально, вплоть до начислений и взносов по каждому сотруднику. При этом нужно знать, достигнута ли уже предельная база по страховым взносам по сотруднику, так как он может получать заработную плату и из других источников в учреждении. Взносы с предельных баз помогают уменьшать начисления по страховым взносам, поэтому может возникнуть экономия средств по статье «Заработная плата» конкретного гранта.
На рисунке 3 приведен пример отчета по начислениям и страховым взносам по источнику финансирования РФФИ за выбранный месяц с детализацией по сотрудникам.

4.png

С помощью аналогичного отчета по начислениям за любой выбранный период можно контролировать общую сумму начислений и взносов по конкретному гранту, чтобы знать, есть ли какие либо отклонения от заложенной сметы.

Настройка № 2. Получатель гранта – физическое лицо, которое работает в учреждении

Если учреждение является только «площадкой» для реализации целей гранта физическим лицом, получившим грант, то такое учреждение лишь обеспечивает условия для выполнения проекта, производит расчеты, в том числе с участниками гранта, по поручению его руководителя.
Отметим, что в данном случае именно руководитель гранта является заказчиком работ (услуг) учреждения. При этом отношения учреждения и грантополучателя являются гражданско-правовыми, а возникающие в период выполнения гранта вопросы, не урегулированные документами грантодателя(например, РФФИ), оформляются дополнительными договорами.
Обратите внимание! Трудовые отношения между учреждением и получателем гранта в рамках реализации гранта не возникают. Однако, если подобные отношения между участниками гранта, в том числе его руководителем, и учреждением существуют в рамках выполнения должностных обязанностей по основной деятельности, то выполнение работ по гранту осуществляется вне рамок этих отношений и в нерабочее время.

Согласно Трудовому кодексу РФ зарплаты, надбавки, премии, отпускные, командировочные расходы и пособия по временной5.png трудоспособности выплачиваются учреждением как работодателем работнику, находящемуся с ней в трудовых отношениях, оформленных трудовым договором. Трудовых отношений здесь не возникает, поэтому за выполнение работ по гранту не могут выплачиваться зарплаты, надбавки, премии, отпускные, командировочные расходы и пособия по временной нетрудоспособности.
В этом случае основанием для выплаты денежных средств за счет гранта является записка или иное письменное распоряжение руководителя гранта. На основании такой записки учреждение издает приказ на выплату денежных средств, который является для бухгалтерии основанием для начислений соответствующих денежных сумм. Выплачиваемые физическим лицам суммы квалифицируются, в частности, РФФИ как компенсация трудовых затрат.

На рисунке 4 представлен пример начислений компенсации трудовых затрат за счет грантов РФФИ сотрудникам, работающим в организации, но выполняющим работы по проекту гранта за рамками трудовых отношений.
Поскольку трудовых отношений не возникает, то табель учета времени не используется, никаких расчетов отпускных и больничных листов за счет средств гранта не делается. Данные функции в ПО для расчета таких компенсаций должны быть отключены.
Начисления за счет средств гранта не зависят от отработанного времени, выплачиваются в полной сумме. Выплаты производятся по статье 290 КОСГУ.
В положении «О порядке выполнения работ по проектам, поддержанным Российским фондом фундаментальных исследований, и использования гранта» написано про начисления страховых взносов и отмечено, что поскольку отношения между учреждением и грантополучателем строятся вне рамок Трудового кодекса РФ, то обязательств по начислению и уплате страховых взносов нет ни у одной из сторон. Такую позицию РФФИ поддерживает и Минфин в своих письмах и разъяснениях, например от 03.04.2017 № 03-15-06/19483, от 24.08.2017 № 03-15-06/54477, от 21.09.2017 № 03-15-05/61127.

6.png

Соответственно, в ПО надо сделать соответствующую настройку, чтобы страховыми взносами не облагать рассматриваемые компенсации трудовых затрат из средств гранта. Как это сделать, указано на рисунке 5.

7.png


Обратите внимание! Так как эти начисления объектом обложения страховыми взносами не признаются, то в отчетности по взносам4-ФСС, в частности в Расчете по страховым взносам, эти суммы не отображаются ни в каком разделе!
Для контроля объема выплат денежных средств за счет гранта можно использовать настраиваемые аналитические отчеты за любой выбранный период. В любой момент по требованию руководителя гранта можно подать ему справку о произведенных начислениях и выплатах как в целом по гранту, так и по каждому его участнику.
Пример отчета по начислениям и взносам по источникам грантов сотрудникам представлен на рисунке 6. Грант, получателем которого является непосредственно учреждение, и грант, получателем которого является определенное физическое лицо, выделены отдельными статьями финансирования.
По отчету видно, что все начисления сделаны верно:

  1. по статье расходов 211 — есть начисления по взносам (так как это начисления грантов организации);
  2. по статье расходов 290 — начислений взносов нет (так как эти начисления идут сотрудникам и физическим лицам за рамками трудовых отношений).

8.png

Настройка № 3. Получатель гранта не работает в организации

Настройка ПО в данном случае во многом схожа с рассмотренным выше случаем. Это тоже начисления по физическим лицам— получателям гранта, но не состоящим в трудовых отношениях с учреждением.
В рамках ПО в зарплатных решениях — это будет уже регистрация выплат различных доходов вне рамок трудовых отношений. Соответственно, никакие табели учета рабочего времени расчетчиком не используются. Также эти суммы будут учитываться при формированных данных для отражения проводок в бухгалтерском учете.
Согласно письму Минфина России от 27.06.2017 № 03-15-06/40468 вслучае, если выплаты за счет средств гранта производятся грантодателем в пользу грантополучателя — физического лица, которое не состоит в трудовых отношениях и не заключило гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг с грантодателем, такие выплаты объектом обложения страховыми взносами не признаются.
При необходимости можно сформировать отчет по незарплатным выплатам различных доходов вне рамок трудовых отношений. Пример отчета представлен на рисунке 8.

9.png

10.png

По отчету видно, что та сумма, которую мы начислили, ее же и выплачиваем физическим лицам, никаких удержаний в данном случае нет.

НДФЛ не взимать!

Напомним, что суммы грантов не облагаются НДФЛ независимо от того, кем является получатель гранта — физическим или юридическим лицом, согласно п. 6 ст. 217 НК РФ «суммы, получаемые налогоплательщиками в виде грантов (безвозмездной помощи), предоставленных для поддержки науки и образования, культуры и искусства в Российской Федерации международными, иностранными и (или) российскими организациями по перечням таких организаций, утверждаемым Правительством Российской Федерации».
Форма выплат денежных средств по грантам определяется соглашением получателя гранта и учреждением с учетом возможностей конкретного учреждения. Возможными формами являются перечисление на счет в банке, указанный руководителем гранта, выдача наличных в кассе, перечисление в рамках зарплатного проекта (если получатель работает в учреждении). При согласии учреждения выплаты могут быть произведены каждому из исполнителей проекта (выданы или перечислены), но только по поручению руководителя гранта.
В ПО при расчете заработной платы с помощью набора аналитических отчетов можно получать информацию о произведенных начислениях и выплатах за любой выбранный период в различных разрезах. Пример такого отчета по анализу начислений и выплат средств за счет гранта показан на рисунке 9.


11.png

12.png