+7(495) 234-44-41

Как организовать эффективный документооборот в организации?

Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

Основополагающим фактором успеха организации любой отрасли и уровня является эффективное взаимодействие подразделений между собой. По этой причине руководство компаний все чаще приходит к выводу построить систему документооборота в учреждении.

1573daff8d1230fb23be3d8e8cc7ad94.png

Так что же такое документооборот? Это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В процессе организации документооборота на первое место выходят своевременность предоставления документов, правильность их оформления и четкое распределение по ответственным лицам. Причём важно, чтобы все действия были выполнены с наименьшими затратами, как временными, так и материальными.
Документопоток, в свою очередь, подразделяется на 3 категории (внутренний, входящий и исходящий документопотоки). Между собой они взаимосвязаны и вместе создают единую систему документооборота в организации.

Внутренний документопоток (движение документов происходит между сотрудниками одной организации, учреждения). Схема простая: сотрудник создаёт документ, регистрирует его и направляет на обработку и исполнение ответственному лицу внутри самой организации. Соответственно дальше документ обрабатывается и распределяется дальше или проходит обработку. После чего сотрудник, создавший документ, получает обратную связь о «судьбе» документа и, если его все устраивает, заявка закрывается. Если нет – отправляется на доработку с комментариями.

Более сложным является внешний документопоток, подразделяющийся на входящий и исходящий.

Входящие документы могут быть получены от различных органов власти, а также юридических и физических лиц:

  • документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). Эти документы представляют из себя директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности;
  • документы от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчётные сведения о своей деятельности;
  • документы от внешних организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, консультирования, получения обратной связи или предложения по сотрудничеству;
  • обращения физических лиц - предложения, заявления, жалобы.

Исходящий документопоток складывается из писем и обращений сотрудников, предназначенных для внешних пользователей и отправляемые за пределы организации. Причем, письма также могут быть отправлены для органов власти, в другие компании или физическим лицам.

Для повышения эффективности рабочего процесса организации руководство стремится создать цельную систему документооборота. При внедрении электронного документооборота возникает вопрос организации взаимодействия автоматизированных форм с бумажными. Какие документы возможно хранить в электронном виде, а какие необходимо подкреплять бумажными версиями с оригинальной подписью? Благодаря использованию цифровой подписи уже сейчас заметна тенденция перехода организаций на полностью электронный документооборот. Но всё же нельзя забывать, что главной целью автоматизации документооборота в компании является не столько уход от бумажной работы, сколько создание единой системы документооборота в организации.

Одной из передовых систем электронного документооборота в России является программа «1С:Документооборот», которая поможет решить следующие основные задачи:

  • Полный контроль своевременного выполнения поставленных задач и получения необходимой информации ответственным лицом;
  • Налаживание взаимодействия между структурными подразделениями в организации и между руководителем и подчинёнными;
  • Сокращение времени сотрудников на обработку документации;
  • Сокращение издержек на расходные материалы (бумага, ручки, чернила и пр.);
  • Обеспечение надежности хранения документов организации через электронный архив (вероятность потерять документ отсутствует);
  • Оперативный поиск необходимой информации всеми сотрудниками;
  • Получить настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации;
  • Защита информации;
  • Отчётность;
  • Разграничение прав доступа сотрудников к информации;
  • Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами;
  • Гибкий, доступный специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов.

Итак, электронный документооборот позволит организации любого масштаба не только «уйти от бумажной волокиты», но и поможет создать единую информационную систему организации эффективной работы сотрудников учреждения. Соответственно это приведет к увеличению продуктивности всей компании.