Интеграция учетных систем вуза с Автоматизированной системой управления планами финансово-хозяйственной деятельности (АСУ ПФХД)

Дата публикации:сентябрь 2016
Автор:Лебедева Екатерина, ведущий специалист компании «Первый БИТ»; Жерников Константин, разработчик компании «Первый БИТ»
Направление: Вузы НИИ

С 2016 года всем вузам, подведомственных Министерству образования и науки Российской Федерации, предстояло провести опытную эксплуатацию АСУ ПФХД, а с 2017 года уже вести полноценный учёт в ней. Система предназначена для автоматизации процессов планирования и бюджетирования в образовательных организациях высшего образования (далее ООВО).

Цель создания системы бюджетирования для госучреждений заключается в создании комплекса взаимосвязанных и взаимозависимых элементов эффективного руководства финансовыми потоками государственного учреждения в целях повышения его финансовой устойчивости и разумного применения ограниченных финансовых ресурсов.
Государственным учреждениям необходимо создание такой информационной системы, которая бы демонстрировала направления эффективного вложения внебюджетных средств, а также эффективно контролировала расходование средств, полученных из федерального бюджета.

Принцип бюджетирования, ориентированного на результат: 
«Принцип эффективности использования бюджетных средств означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (экономности) и (или) достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств (результативности)», - Бюджетный Кодекс РФ, ст.34.

Среди задач вуза в ходе реализации проекта АСУ ПФХД было выделено три основных:

  1. Подготовка внутренней нормативной базы в соответствии с методическими рекомендациями Минобрнауки России;
  2. Настройка информационного обмена данными между учётными информационными системами вуза и АСУ ПФХД, внедрение новых систем / доработки существующих для настройки интеграции;
  3. Осуществление планирования финансово-хозяйственной деятельности на предстоящий период, использование АСУ ПФХД.
Как правило, при бюджетировании и планировании ФХД ООВО могут быть использованы следующие модели бюджетирования и планирования:

  • Централизованная модель, предусматривающая централизованное определение плановых показателей и доведение их до ЦФО ООВО;
  • Децентрализованная модель, предусматривающая определение плановых показателей ЦФО самостоятельно на основе методик, принятых в ООВО. При этом Планы ЦФО агрегируются в единый План ООВО;
  • Смешанная модель, предусматривающая централизованное доведение до ЦФО ориентировочных лимитов, с учетом которых они формируют свои планы.
Модель бюджетирования и планирования ФХД ООВО определяется ООВО самостоятельно в зависимости от условий хозяйствования, организационно-функциональной структуры, сложившейся культуры управления и других факторов.
АСУ ПФХД содержит набор справочников и документов, предназначенных для целей бюджетирования и планирования. Справочники разделяются на 4 группы:
  1. общесистемные справочники;
  2. ведомственные экономические классификаторы;
  3. общероссийские классификаторы;
  4. пользовательские справочники.
Пользовательские справочники предназначены для заполнения сотрудниками ООВО. Предусмотрена загрузка элементов пользовательских справочников из внутренних информационных систем.
Документы можно разделить на 2 группы:
  • План доходов, План функциональных расходов, Лимиты;
  • План ФХД, Перечень дополнительных показателей.
Основным результатом работы ООВО в АСУ ПФХД является формирование Плана ФХД. ООВО имеют возможность формировать План ФХД:
  1. загружая данные из внутренних информационных систем;
  2. заполняя вручную;
  3. автоматически на основании утвержденных Планов доходов и Планов расходов.
В зависимости от выбранной модели работы в АСУ ПФХД ООВО могут заполнять часть пользовательских справочников и документов, которые они используют для планирования и бюджетирования.
О том, какие данные необходимо выгрузить в АСУ ПФХД и как это сделать? – задались вопросом сотрудники планово-экономических отделов многих вузов (ответ см. рис. 1).

3.png

Рис.1. Данные, необходимые для загрузки в АСУ ПФХД (схема взята из презентации Минобрнауки).

Для осуществления выгрузки данных учебного заведения в АСУ ПФХД необходимо провести интеграцию информационных систем вуза с системой Минобрнауки. Рассмотрим этот процесс на примере программного продукта «БИТ.Управление финансами государственного учреждения» (помощника в интеграции с АСУ ПФХД). Для работы с АСУ ПФХД в программе предусмотрена отдельная подсистема, содержащая необходимые справочники и документы, структура которых соответствует требованиям интеграции (см. рис. 2).

2.png

Рис. 2. Подсистема БИТ.УФГУ в части интеграции с АСУ ПФХД.

Некоторые пользовательские справочники заполнены на сайте АСУ ПФХД (pfhd.edu.ru) рекомендуемыми значениями. Для загрузки данных справочников в БИТ.УФГУ предназначена обработка «Загрузка справочников АСУ ПФХД» (см. рис. 3).

3.png

Рис. 3. Загрузка справочников АСУ ПФХД

В качестве источника для заполнения указываются файлы с расширением «dbf», выгруженные с сайта pfhd.edu.ru. Алгоритм выгрузки данных с сайта для всех справочников одинаков: нужно открыть интересуемый справочник, например, «Направления расходования», и в адресной строке браузера, в данном случае http://pfhd.edu.ru/DIC/DIC.ActivityDirection/Default?area=DIC, заменить слово «Default» на «Print» http://pfhd.edu.ru/DIC/DIC.ActivityDirection/Print?area=DIC (данный механизм описан на форуме технической поддержки и руководстве пользователя АСУ ПФХД). При этом откроется форма сохранения данных справочника в различных форматах (см. рис. 4).

4.png

Рис. 4. Печатная форма «направление расходования».

Поиск соответствия справочников при загрузке данных в АСУ ПФХД осуществляется по обязательному полю «Код АСУ ПФХД».
Список видов документов и их структура соответствуют требованиям интеграции с АСУ ПФХД. Во всех документах предусмотрены следующие возможности работы:

  • заполнение/редактирование вручную;
  • заполнение на основе одного или нескольких источников данных.
Механизм произвольных запросов и источников данных, а также гибкое настраивание соответствия аналитик планирования и справочников АСУ ПФХД позволяют заполнять данные документов блока АСУ ПФХД под данным планирования (см. рис. 5).

5.png

Рис. 5. План доходов (данные планирования).

В зависимости от выбранной модели ведения планирования и бюджетирования, ООВО имеют возможность формировать «План доходов», «Лимиты» и «План функциональных расходов». В этом случае «План ФХД» может быть заполнен по введенным «Планам доходов» и «Планам функциональных расходов» (см. рис. 6).

6.png

Рис. 6. План финансово-хозяйственной деятельности.

При отсутствии документов «План доходов» и «План функциональных расходов» предусмотрено заполнение документа «План ФХД» по источникам данных.
Механизм получения данных при помощи источников позволяет получать данные из других информационных систем на платформе 1С:Предприятие, что актуально для заполнения документа «Перечень дополнительных показателей», т.к. информация по большей части показателей не содержится в Бухгалтерии государственного учреждения (см. рис. 7).

7.png

Рис. 7. Перечень дополнительных показателей.

В конфигурацию БИТ.УФГУ добавлены элементы справочника «Источники данных», которые можно использовать в качестве шаблонов при формировании запросов для получения ряда дополнительных показателей из типовых конфигураций «Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0», «Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1», «БИТ.Зарплата и кадры высшего учебного заведения, редакция 1.0» (Получение данных - Источники данных - папка Шаблоны получения доп. показателей).
Для выгрузки данных из БИТ.УФГУ в АСУ ПФХД предназначена обработка «Выгрузка документов в АСУ ПФХД». Предусмотрено два варианта выгрузки:

  • в каталог;
  • напрямую на сайт АСУ ПФХД.

В первом варианте в указанном каталоге формируются файлы с расширением «xml» со структурой, соответствующей требованиям интеграции с АСУ ПФХД. Эти файлы можно загрузить вручную на сайте АСУ ПФХД в форме ручной загрузки файлов.
Для выгрузки данных (см. рис. 8) напрямую на сайт необходимо заранее указать параметры авторизации с АСУ ПФХД в регистре «Настройки обмена с АСУ ПФХД» (см. рис. 9).

8.png

Рис.8. Выгрузка документов в АСУ ПФХД

9.png

Рис. 9. Настройка обмена с АСУ ПФХД.

Итак, с 2017 года все вузы, подведомственные Минобрнауке, обязаны выгружать данные в АСУ ПФХД. Это позволит вузам еще более эффективно планировать и контролировать расходование денежных средств, полученных из федерального бюджета.