Государственный университет управления

До внедрения программного обеспечения на платформе «1С:Предприятие 8» в ГУУ автоматизация финансово-хозяйственной деятельности, учет студенческого контингента и успеваемости в АСУ ВУЗ, созданной в университете более 20 лет назад, учет учебных планов и нагрузки кафедр, нагрузки преподавателей осуществлялся в различных разрозненных информационных системах.

Отзывы

«Благодаря комплексной автоматизации на платформе «1С:Предприятие 8» с помощью продуктов компании «Первый БИТ» нам удалось приблизиться к созданию единой системы управления вузом.  Команда «Первого БИТа» зарекомендовала себя надежным партнером в этой нелегкой задаче. Профессионализм и отзывчивость сотрудников компании дали возможность достичь высоких результатов, повысить эффективность и обеспечить вуз удобным инструментом для работы».

Микеев Дмитрий Кадырович,
директор Центра информационных технологий

Государственный университет управления (далее - ГУУ, университет) осуществляет образовательную деятельность по программам высшего и дополнительного профессионального образования.

Автоматизированы участки: управление финансами, сдача регламентированной отчетности, расчеты со студентами и преподавателями, учебный процесс.

В 2012 году руководство вуза остановило выбор на решениях компаний «1С» и «Первый БИТ», которые подошли по ряду параметров:
  • цена типового решения;
  • цена переноса данных из используемой информационной системы;
  • возможность и цена адаптации под особенности университета;
  • цена поддержки;
  • комплексность и функционал типового решения;
  • возможность поэтапного внедрения отдельных модулей и их интеграции на единой платформе.

На первом этапе была поставлена задача создания автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью: учета планирования и исполнения бюджета, автоматизации бюджетного бухгалтерского, налогового и кадрового учета, расчета заработной платы и стипендии, учета договоров об оказании платных образовательных услуг.

В течение 2013–2014 годов было выполнено внедрение модулей:


В настоящее время в этом блоке работают более 40 пользователей.
Однако, комплексная автоматизация всех процессов в ГУУ была прервана на несколько лет по финансовым и техническим соображениям и возобновлена в 2015 году.
Основными целями второго этапа создания автоматизированной системы управления учебным процессом были:

  • сопоставление нагрузки и расходов на оплату труда преподавателей;
  • сокращение административно-управленческого персонала.
В течение 2015–2017 годов было выполнено внедрение модулей:

БИТ.Общежитие, интегрированный с модулем БИТ.Расчеты со студентами:

  • подготовка и учет договоров на проживание в общежитии;
  • учет проживающих и свободных мест в двух общежитиях, рассчитанных на 2000 мест;

БИТ.ВУЗ. Учебная часть:

  • актуализированы данные по студенческому контингенту, так как в данных, перенесенных из предыдущей информационной системы АСУ ВУЗ, отсутствовала значительная часть информации по физическим лицам;
  • унифицированы приказы, справки, отчетные формы и другие документы, что повлекло в некоторых случаях изменение регламента;
  • выделен приказ об установлении льготной категории студентов. Создание такого приказа позволяет сформировать реквизит со сроком действия, который используется при назначении стипендии, предоставлении общежития и формировании различных отчетов;
  • внедрение модуля производилось поэтапно: тестовый период на трех пилотных институтах (факультетах) в течение учебного года, промышленная эксплуатация по всем восьми институтам (факультетам), аспирантура;
  • выполнена доработка приказов о назначении стипендий, которые были детализированы по видам стипендий и условиям их назначения. При создании документов условия назначения заполнялись автоматически, что позволило оперативно готовить документы для выплаты стипендий;
  • унифицирована нормативно-справочная информация;
  • выполнены доработки, позволяющие разграничить права доступа для различных групп пользователей при подготовке приказов;
БИТ.ВУЗ. Учет нагрузки преподавателей:

  • расчет объёмной нагрузки для кафедр;
  • распределение нагрузки на преподавателей с детализацией нагрузки на штатную и почасовую, что позволило оперативно готовить документы, регламентирующие работу преподавателей на условиях почасовой оплаты;

БИТ.ВУЗ. Расписание:

  • расписание формируется в полном объёме на семестр с учётом индивидуальных пожеланий преподавателей по аудиторному фонду, дате и времени;
  • предусмотрена возможность полностью автоматического расчёта расписания;
  • готовое расписание интегрировано с мобильным порталом и сайтом университета;
  • предусмотрена возможность выгрузки расписания в BI-систему QlikView для всестороннего анализа;

БИТ.ВУЗ. Приемная комиссия:

  • среднее время обработки одного заявления 4–6 минут. Летом 2017 года было обработано примерно 9500 физических лиц и 39 000 заявлений;
  • выполнена доработка, обеспечивающая ввод информации по договорам на обучение и экспорт в модуль "БИТ. Расчеты со студентами".

По мере появления и модернизации внешних систем сотрудниками «Первый БИТ» оперативно выполняется доработка модулей в части расширения состава данных и возможностей информационного обмена с внешними системами:
  1. ФИС ЕГЭ и приема;
  2. ФРДО;
  3. ГУП МСР;
  4. ГИС «Контингент».

В настоящее время ведутся работы по внедрению информационно-образовательной среды совместно с компаниями «Первый БИТ" и "ЦДО".
В перспективе предполагается внедрение системы Business Intelligence: мониторинг данных для ректора.
Ключевым моментом системной интеграции является плавный переход без отрыва от производства. Данный фактор накладывает определённые ограничения:

  • время реакции на проблему часто должно быть не более нескольких часов (иногда минут);
  • индивидуальные для конкретной организации;
  • готовность к интеграции с различными системами других производителей.
  • Данные факторы являются залогом успешного процесса на пути к системной интеграции.