+7(495) 234-44-41
10.07.2017

Специалисты Первого БИТа переводят на электронный документооборот управление закупочной деятельностью ФБУ Ростет-Москва

Новости из категории Бюджетные учреждения

19.07.2017

Периодическая инвентаризация ПМГМУ им И.М. Сеченова проводится по каждому материально-ответственному лицу и по каждому месту нахождения имущества (ориентировочно 900 материально-ответственных лиц и не менее 138 зданий).

07.07.2017

Программа "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП" предназначена для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы в государственных учреждениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

04.07.2017

Интегратор "1С:Первый БИТ" автоматизировал подготовку отчетности в бухгалтерии одного из ведущих вузов страны - Российского Экономического Университета имени Г. В. Плеханова.

Отрасль: Бюджетные учреждения
Специалисты Первого БИТа переводят на электронный документооборот управление закупочной деятельностью ФБУ Ростет-Москва

В начале 2017 года сотрудники ФБУ Ростест-Москва обратились с задачей: перевести на электронный документооборот процесс «Управление закупочной деятельностью», и тем самым ускорить согласование документов, сократить время на проверку соответствия изменений плана и заявки исходному плану.

Общий процесс был разбит на следующие этапы:

  • Согласование плана подразделения и формирование плана закупок для выгрузки на сайт zakupki.gov.ru;
  • Согласование изменения плана подразделения и формирование изменения плана для выгрузки на сайт zakupki.gov.ru;
  • Согласование заявки на закупку на основании плана закупок подразделения и формирование закупки для выгрузки на сайт zakupki.gov.ru;
  • Формирование итогового протокола на основании Закупки;
  • Формирование сведений о контракте на основании итогового протокола.

Для разработки было принято решение использовать программные продукты «1С:Документооборот государственного учреждения» и «Закупки. Дополнение к «1C:Бухгалтерия государственного учреждения»». Все процессы согласования необходимо было проводить в программе «1С:Документооборот государственного учреждения». Сведения для выгрузки в ЕИС нужно подготавливать в «Закупки. Дополнение к «1C:Бухгалтерия государственного учреждения»». При этом документы для выгрузки должны формироваться на основании сведений из «1С:Документооборот государственного учреждения», чтобы исключить повторный ввод информации.
Такое архитектурное решение было принято, так как «1С:Документооборот государственного учреждения» обладает гибкими возможностями по настройке процессов согласования, есть возможность подключения ЭЦП, настройки согласования по почте. А программный продукт «Закупки. Дополнение к «1C:Бухгалтерия государственного учреждения»» содержит обработки для выгрузки информации на сайт zakupki.gov.ru.

Согласование заявки в план подразделения и формирование плана закупок для выгрузки в ЕИС

В рамках данной задачи разработан механизм согласования «План подразделения» и механизм выгрузки согласованных планов в документ «Сводная плановая потребность» в «Закупки. Дополнение к «1C:Бухгалтерия государственного учреждения»». На основании строк «Сводная плановая потребность» сотрудники отдела закупок имеют возможность формировать план закупок для выгрузки на сайт. Сведения из плана подразделения не попадают напрямую в План закупок для выгрузки, так как часть потребностей подразделений не должна быть выгружена на сайт (закупки малого объема). К тому же, часть позиций из плана подразделений должны быть объединены в единую позицию плана закупок. Например, у каждого подразделения есть необходимость в канцелярских товарах, но по факту в плане закупок должна быть одна позиция.
В рамках разработки процесса согласования был реализован механизм, позволяющий сократить время при повторном согласовании «Плана подразделения». Данный механизм заключается в том, что несогласованные строки выделяются цветом. Инициатор закупки, после возвращения ему частично согласованного плана, имеет возможность менять только те позиции, которые были отмечены как несогласованные. Это позволяет сократить время согласования, так как согласующим не нужно повторно просматривать один раз согласованные позиции плана.

Согласование изменения плана подразделения и формирование изменения плана закупок для выгрузки на сайт

Отправленные на согласования планы подразделений не редактируются. Для внесения изменений в согласованную заявку в план сотрудники подразделения формируют документ «Изменение плана подразделения». В данном документе возможно видеть значение параметров до и после изменения.
Сведения о согласованном изменении попадают в документ «Сводная плановая потребность» в «Закупки. Дополнение к «1C:Бухгалтерия государственного учреждения»». Далее эти сведения есть возможность перенести в изменение плана закупок для выгрузки на сайт zakupki.gov.ru.

Согласование заявки на закупку на основании плана закупок подразделения

На основании согласованной позиции плана закупок подразделения у сотрудников подразделения есть возможность сформировать заявку на закупку. В данной заявке не вносятся изменения в позицию плана (для этого предназначен документ «Изменение плана»). Данный документ предназначен для согласования документации (Обоснование цены, техническое задание и т.д.).
Отметка о том, что по позиции плана есть заявка, выгружается в «Сводную плановую потребность». Далее отдел закупок имеет возможность на основании заявки формировать закупку для выгрузки на сайт.

Формирование итогового протокола на основании Закупки, Формирование сведений о контракте на основании итогового протокола

Для формирования итогового протокола на основании закупки и сведений о контракте на основании итогового протокола используется типовой функционал «Закупки. Дополнение к «1C:Бухгалтерия государственного учреждения»».
Важно, что всю историю по позиции (исходное значение в плане, изменения в плане, сведения о заявке, закупке, итоговом протоколе, сведения о контракте) сотрудники подразделения имеют возможность видеть в документе «План закупок подразделения». Сотрудники отдела закупок имеют возможность видеть сводную информацию по всем позициям в документе «Сводная плановая потребность».

Перенесение процесса согласования закупочной документации в электронный вид, позволило:

  • Сотрудникам подразделения видеть историю исполнения их плановой потребности, что должно сократить количество звонков в отдел закупок, по уточнению информации об исполнении потребности;
  • Снять необходимость повторно проверять один раз согласованную информацию в плане закупок;
  • Сократить время на проверку соответствия изменений плана и заявки исходному плану. Ранее сотрудникам отдела закупок и планового отдела приходилось вручную проверять, что заявка на закупку и изменение плана формируются на основании согласованной строчки плана закупок подразделения.
  • Отслеживать согласование документов и видеть на каком этапе происходит простой.